Para melhor compreensão das informações operacionais contidas neste manual, é importante que se tenha uma noção dos termos mais utilizados e dos principais conceitos relacionados às funcionalidades que serão apresentadas. São elas:

Boleto Bancário

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Boleto Bancário é uma forma de pagamento segura, prática e barata para comerciantes e consumidores. Um sistema robusto de emissão de boletos pode certamente reduzir custos e aumentar a agilidade nas cobranças realizadas pela empresa. Para a emissão de boletos, a empresa deve:

• Possuir conta bancária capaz de receber pagamentos;
• Selecionar a modalidade de cobrança (carteira) mais adequada para a empresa, podendo ser com registro e sem registro;
• Homologação dos boletos junto ao banco.

Conta Bancária

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Para a emissão de boletos é necessário que a empresa possua uma conta corrente habilitada para cobrança bancária. A abertura da conta ou a ativação para cobrança é realizada juntamente ao gerente da conta no banco. É necessário que a empresa exponha para o seu gerente suas necessidades para que ele possa apresentar as carteiras de cobrança, ou seja, os produtos e serviços de cobrança ofertados pelo banco que se enquadrem no seu perfil.

Carteiras

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As carteiras de cobrança definem como o boleto gerado no sistema será tratado pelo banco. Existem duas grandes divisões:

• Carteiras Não Registradas;
• Carteiras Registradas.

Carteira de Cobrança Não Registrada

Nos modelos de Carteira de Cobrança não Registrada, não há registro no banco sobre os boletos gerados, ou seja, você simplesmente faz a emissão do boleto bancário para o pagador e não notifica o banco sobre o boleto gerado. Nesse caso, o banco somente terá ciência da existência do boleto no momento em que o mesmo for pago.

Esse tipo de cobrança é muito utilizado em transações pela internet, pois caso o cliente não pague o boleto, o pedido simplesmente não é enviado. Além disso, a cobrança de taxa bancária da carteira de cobrança não registrada é feita por boleto PAGO, visto que somente nesse momento é que o banco toma conhecimento da existência do boleto. Isso evita que sejam cobradas taxas desnecessárias dos boletos gerados nas transações feitas pela internet.

Carteira de Cobrança Registrada

Nesse modelo de carteira, após gerar os boletos bancários, você deve gerar o arquivo remessa. Esses arquivos servem para notificar o banco sobre todos os boletos gerados. Assim, se o cliente não paga o boleto, o banco pode automaticamente ou por instrução do beneficiário mandar o nome do cliente (pagador) para protesto ou até mesmo cadastrá-lo no SPC. Esse método garante mais segurança no que diz respeito ao recebimento dos títulos, pois é um meio legal de protestar o cliente e cobrar a dívida.  Neste caso, normalmente existe uma taxa bancária por boleto GERADO, independente do mesmo ter sido pago.

Partes do Boleto

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De acordo com as regras da FEBRABAN*, o boleto deve ser dividido em duas partes:

• Recibo do Pagador;
• Ficha de Compensação.

 

Recibo do Pagador

É a parte do boleto que ficará em poder do pagador depois de efetivado o pagamento. Desta forma o pagador poderá comprovar o pagamento do título de cobrança. O beneficiário poderá utilizar o layout que desejar, salvo quando for preestabelecido pelo banco, porém não pode deixar de ter os campos:

• Nome do Beneficiário;
• Agência e Código do Beneficiário;
• Valor do Título;
• Vencimento;
• Nosso Número;
• Nome do Pagador.

Ficha de Compensação

É a parte do boleto que fica em poder do banco quando o boleto é pago para que seja encaminhada para a compensação bancária.

 

 

Além disso, o boleto bancário também possui:

Linha Digitável

A linha digitável é baseada no valor do código de barras, mas não é o mesmo número. Ela serve para o pagamento do boleto via internet e também é utilizada quando o código de barras está danificado.

 

Código de Barras

O código de barras é composto por 44 dígitos numéricos que representam o valor, data de vencimento, entre outras informações do boleto. A composição e disposição desses números variam de banco pra banco, podendo conter o número da agência, conta corrente, código do cliente, e etc.

 

Verificação das Informações

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A forma com que os dados devem ser inseridos na configuração no ERP está especificada no manual do banco. Cada campo, posição e forma de preenchimento tem que estar obrigatoriamente de acordo com o manual do banco. Se houver dúvida no preenchimento de alguma informação, será necessário que a empresa entre em contato com o suporte do banco a fim de obter mais informações para o preenchimento.

Arquivo Remessa

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O Arquivo Remessa como o próprio nome sugere, envia da empresa para o banco, uma remessa de dados contendo instruções de cobranças a serem realizadas e que são interpretadas pelos computadores bancários. Todo arquivo remessa gera um arquivo retorno pelo banco, que é a confirmação dos pagamentos efetuados ou a crítica no caso de movimentos não efetuados.

O Arquivo Remessa é utilizado na cobrança do tipo registrada, que é aquela em que as informações a serem cobradas são enviadas previamente ao banco para a prestação de serviços adicionais, tais como: impressão e postagem de boletos (quando os mesmos são emitidos pelo banco e não pela empresa), serviço de Protesto, serviço de Controle do Recebimento da cobrança, solicitações de baixas, alterações, e etc.

Nosso número

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É utilizado para identificação do título no arquivo remessa que será enviado para o banco. Alguns bancos fornecem uma faixa de números para a emissão de boletos ou remessa, outros já deixam a critério do cliente. É importante que a empresa dê atenção especial a este campo, porque é o número que o banco considera para a identificação dos títulos. É esse número também que aparece nos extratos, sendo possível identificar o boleto pago. Portanto, esse número deve ser diferente para cada boleto emitido e não pode haver duplicidades.

 

CNAB

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Na utilização do CNAB, que significa Centro Nacional de Automação Bancária, clientes e bancos mantêm uma interface de informações por meio de arquivos digitais. Quem estabelece o padrão de cada um destes arquivos é a FEBRABAN*, que determina o formato texto com colunas definidas, contudo, podem ocorrer variações de acordo com as peculiaridades de cada banco.

Os bancos usam o padrão FEBRABAN* 400 ou 240 para fazer o intercâmbio de informações digitalmente entre o sistema do banco e o da empresa. Geralmente, o arquivo CNAB contém texto puro e colunas fixas definidas para cada banco, porém pode possuir peculiaridades, tendo variações que são previstas dentro do padrão, gerando diferentes Layouts para cada instituição bancária. Os arquivos são enviados ou recebidos de diversas formas, mas principalmente pelo site do banco.

CNAB 400 e 240

A principal diferença existente entre o CNAB 400 e o CNAB 240 é a quantidade de colunas. O número do CNAB determina a quantidade de colunas presente no arquivo. Portanto, arquivo no formato CNAB 400 possui quatrocentas colunas e no formato CNAB 240, duzentas e quarenta colunas.

Para saber se um arquivo é 400 ou 240, basta fazer a contagem das colunas no notepad++, por exemplo, ou qualquer outro editor de arquivo .TXT. Como no CNAB 240 a linha tem menos informações, ele possui segmentos para cada título, geralmente chamados de segmentos P, Q, e etc., cada um com 240 posições. Já o CNAB 400 não possui segmentos, visto que cada linha tem 400 posições.

Composição do Arquivo Remessa ou Retorno

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A composição básica do Arquivo Remessa ou Retorno é:
 

• Header de arquivo: Cabeçalho do arquivo. Encabeçará o arquivo levando informações de tipo de remessa, o banco e a empresa;
• Header de lote: Cabeçalhos do lote (os lotes são subdivisões do arquivo). Subseção no arquivo, separando os tipos de cobrança. Ex. DOC, TED, boletos de concessionária e etc.;
• Detail: Dependendo do segmento, pode haver mais de um Detail (detalhes) para cada Header de lote (cabeçalhos do lote). É o centro do arquivo e onde são inseridos os dados de cada título enviado no remessa;
• Trailer de lote: Rodapé do lote. Subseção no arquivo, fechando com o header de lote (cabeçalhos do lote) separador;
• Trailer de arquivo: Rodapé do arquivo, com informações de tipo de registro e nº sequencial do remessa, fechando o Header de arquivo (Cabeçalho do arquivo).

 

 

Tipos de Arquivos Remessa 

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São dois os tipos de Arquivos Remessa que podem ser gerados através do ERP da Alterdata:

Remessa de Liquidação

Remessa utilizada para liquidação (pagamento) de títulos no banco. O arquivo pode ser gerado no Contas a Pagar e possui várias modalidades (tipos de lote), como pagamentos com cheque, DOC, TED, crédito em conta, pagamento de tributos e etc.

Remessa de Cobrança

Remessa enviado ao banco quando se utiliza carteira com registro para que seja realizada a cobrança de clientes. O arquivo é gerado pelo Contas a Receber e possui somente um lote.

Arquivo Retorno

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Tipos de Arquivos Retorno

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São dois os tipos de Arquivos Retorno que podem ser gerados através do ERP da Alterdata:

Retorno de Liquidação

Retorno enviado pelo banco confirmando o pagamento ou não dos títulos.

Retorno de Cobrança

Retorno enviado pelo banco com os títulos que foram pagos pelos clientes.

 

Baixa de Títulos a Receber

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Ao realizar uma venda, será registrado um título a receber, que deve estar vinculado ao respectivo documento (NF) de origem, seja esse recebimento negociado em uma ou mais parcelas. Além de contas a receber originadas das vendas, a empresa também pode ter outras receitas, tais como rendimento de aplicações, aluguéis, prêmios, e etc. 

A liquidação do título da venda à vista acontece quando a empresa executa a baixa do título no instante em que se procede a venda, finalizando ali, o direito de recebimento. Já o título de venda a prazo, gera um direito de recebimento que deve ser controlado pelo financeiro, podendo exigir um trabalho de cobrança, caso o cliente não pague no prazo previsto. O registro dessas informações são importantes para a manutenção do histórico de pagamento dos clientes e para o devido controle de saldos de caixa e bancos. Caso a empresa não separe esses dois tipos de recebimento (à vista e a prazo), corre o risco de considerar como pago quem não pagou ou gerar cobrança para quem já pagou, resultando em desgastes na relação com o cliente e expondo a empresa a sanções judiciais previstas.

Desta forma, logo que o cliente efetivar o pagamento do compromisso assumido é necessário registrar o recebimento, ou seja, realizar a baixa, controlando todas as informações relativas a esta obrigação. 

Com o sistema Contas a Receber, o vínculo dos valores recebidos é feito de forma automática à conta de destino (caixa ou banco), registrando automaticamente na conta o recebimento do valor X, na data Y, referente ao título número Z, por exemplo. Além disso, o módulo também dispõe de outras formas para realização da rotina de baixa.

Os tipos de baixa disponibilizados pelo sistema para a rotina de geração de baixas de Títulos a Receber são:

 

• Baixa Aglutinada;
• Baixa Automática;
• Baixa Diretamente no Título;
• Baixa Manual;
• Baixa no Vencimento.

Tipos de Baixa

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Ao realizar a baixa de títulos é necessário informar um tipo de baixa de acordo com a conta a ser movimentada que pode ser por caixa ou por banco. O tipo de baixa é utilizado pelo módulo Financeiro para confirmar o tipo de recebimento que está sendo realizado através de um ou mais títulos que pode ser:

• Pagamento Total (Banco): utilizado quando há confirmação de um recebimento através de uma conta bancária da empresa e o título tenha sido liquidado integralmente.
• Pagamento Total (Caixa): utilizado quando há confirmação de um recebimento através da conta caixa da empresa e o título tenha sido liquidado integralmente.
• Pagamento Parcial (Banco): utilizado quando há confirmação de um recebimento através de uma conta bancária da empresa e o título tenha sido liquidado parcialmente.
• Pagamento Parcial (Caixa): utilizado quando há confirmação de um recebimento através da conta caixa da empresa e o título tenha sido liquidado parcialmente.
• Baixa sem numerário: utilizado quando for necessário baixar um título a receber do qual tenha certeza de que o valor do mesmo não será recebido ou pago por algum motivo, ou porque o título tenha sido cadastrado erroneamente, ou até mesmo que esteja vinculado a uma operação que não o permita ser excluído.
• Baixa Parcial sem numerário: utilizado quando for necessário baixar parcialmente um título a receber do qual tenha certeza de que o valor do mesmo não será recebido ou pago integralmente por algum motivo, ou porque o título tenha sido recebido anteriormente por parte do mesmo de alguma outra forma.

Termo de Quitação de Débito

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Com o aplicativo Contas a receber é possível enviar e-mail de Termo de Quitação de Débitos para todos os clientes (por empresa) que não tiverem nenhum título em aberto com vencimento até 31 de dezembro do ano anterior. Esta declaração permite ainda que o consumidor substitua os comprovantes de quitação por um único documento que comprove sua adimplência e facilita o exercício da sua defesa em caso de cobrança indevida.

O envio do Termo de Quitação Débito é uma rotina obrigatória e sancionada por lei, onde a mesma obriga pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados a emitir e a encaminhar ao consumidor a declaração de quitação anual de débitos.

Carta de Cobrança

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A Carta de Cobrança  é o documento pelo qual se notifica a empresa ou pessoa que se encontra com débitos pendentes, concedendo um determinado prazo para regularização da situação sob pena da adoção de medidas cabíveis para recebimento.

Auditoria Interna

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De forma simples, é possível definir auditorias como o levantamento, estudo e avaliação sistemática das transações, procedimentos, operações, rotina e demonstrações de uma empresa. Constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade.

O sistema Contas a Receber apresenta algumas formas de realizar uma auditoria que são de fundamental importância para averiguações das movimentações financeiras da empresa. São elas:

• Auditar Repasses da Renegociação
• Auditar Sistemas
• Auditar Títulos

 

*FEBRABAN: Federação Brasileira de Bancos de CNAB (Centro Nacional de Automação Bancária). Trata-se de uma associação civil, sem fins lucrativos que congrega instituições financeiras bancárias com atuação no território nacional.

Baixa de Títulos a Receber : Fonte:  http://blog.mahagestao.com.br/baixa-de-titulos-a-receber/