Integração Fiscal x Contábil: Tudo que você precisa saber sobre Integração Fiscal x Contábil


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Autor do artigo: Stefanie.Sup.Pack

1º Passo - Configurações no PHD


  • Cadastro da Empresa

Nosso primeiro passo será configurar o cadastro da empresa no PHD. Para isso, acesse:

  1. Sistema PHDaba Cadastro → Empresa;
  2. Abrindo o cadastro da empresa, na aba Complementar → Informações para o Contábil teremos duas opções:
    1. Lançamento automático : marque essa opção para que você possa configurar um código com as contas contábeis nas suas notas fiscais;
    2. Centro de Custo: marque essa opção caso a sua empresa trabalhe com centro de custo no Contábil;
  3. Salve o cadastro clicando em Gravar.
  • Plano de Contas

O plano de contas é essencial para que a integração das notas com a contabilidade funcione corretamente. Sem as contas contábeis cadastradas no plano de contas, não existirão os lançamentos. Você encontra todos os passos para cadastrar, editar ou importar um plano de contas clicando aqui.

  • Plano de Centro de Custo

Caso a sua empresa trabalhe com centro de custos, você terá que configurar as contas do centro de custo atreladas ao plano de contas. Você encontra uma série de dicas de como fazer essas configurações do centro de custo e seu plano de contas exclusivo clicando aqui



2º Passo - Configurações no Contábil


  • Cadastro da Empresa

Agora precisaremos fazer os cadastros e configurações no sistema Contábil. Para isso, acesse:

  1. Sistema Contábil aba Cadastro → Empresas;
  2. Abrindo o cadastro da empresa → aba Dados preencha o plano de contas e o plano de centro de custo ( caso opte por trabalhar com este );
  3. Salve o cadastro clicando em Gravar.
  • Histórico Padrão

Caso um histórico seja frequentemente utilizado nos lançamentos, como uma conta fixa mensal, ele pode ser definido como um histórico padrão. Dessa forma, nos lançamentos em que ele for utilizado, basta selecioná-lo, ao invés de ter que escrevê-lo novamente. Para cadastrar siga o passo a passo clicando aqui.

  • Lançamento Automático

O principal componente da integração é o lançamento automático, que vai trazer as contas contábeis automaticamente ao vincular às notas no Fiscal. Para cadastrar corretamente o lançamento automático clique aqui.

3º Passo - Configurações comuns no Fiscal 


  • Cadastro da Empresa

Agora vamos configurar o sistema Fiscal para os lançamentos automáticos sejam incorporados às notas fiscais e, assim, integrados com a contabilidade. 

  1. Acesse Fiscal → aba Cadastro → Empresas;
  2. Abra o cadastro da empresa  acesse a aba Geral → sub aba Integração;
  3. Preencha os campos para a correta integração Fiscal x Contábil;
  4. Salve o cadastro clicando em Gravar.
  • Caso trabalhe com Cliente/Fornecedor Individual, a integração Fiscal × Contábil permite que seja criada uma conta individual para cada cliente ou para cada fornecedor receberem os lançamentos individualmente. Para isso, siga o passo clicando aqui.

  • Tipos de Operações Contábeis

  1. Acesse Fiscal → aba Contábil → Tipos de Operações Contábeis;
  2. Clique em Novo   e configure um código para cada operação: à vista e à prazo;
  3. Salve o cadastro clicando em Gravar.
  • Integração Online

Saiba como realizar a configuração da empresa para trabalhar com a integração online. Com essa configuração, o sistema realizará a integração Fiscal × Contábil automaticamente (em tempo real), sem depender de uma exportação a ser realizada pelo usuário. Para o passo a passo clique aqui.

  • Integração de Duplicatas

Caso você trabalhe com duplicatas, temos uma forma de integrar com a contabilidade personalizada de forma que você poderá criar as provisões, baixas, juros e multas. Para o passo a passo clique aqui.







4º Passo - Configurações para empresas comerciais


  • Configuração do CFOP 

Caso você movimente notas de comércio, podemos realizar a configuração dos CFOPs que você vai movimentar na entrada/saída para que, na hora da importação ou lançamento das notas, o lançamento automático seja vinculado automaticamente. 

  1. Acesse Fiscalaba Cadastro → CFOP;
  2. Selecione na lista o CFOP desejado e clique em "Abrir" 
  3. Vá na aba Opções → sub aba Lanc. Contábil. Clique em  e preencha os dados em tela;
  4. Salve o cadastro clicando em Gravar.

  • Configuração do Produto

É possível configurar o sistema para levar um lançamento automático diferenciado por produto. 

  1. Primeiro, você deve realizar a marcação da opção "Integração Valor Contábil NF por item" no cadastro da empresa;
  2. Acesse Fiscal → aba Cadastro → Produtos → Produtos;
  3. Selecione o produto que deseja configurar e clique em Editar;
  4. Na aba "Geral", você vai encontrar os campos para vinculação do lançamento automático para notas de entrada e saída;
  5. Salve o cadastro clicando em Gravar.
  • Vincula Movimento
    Com esse módulo, você poderá inserir as contas contábeis em notas que já foram lançadas ou alterar os lançamentos automáticos. Para fazer a alteração por meio do CFOP em notas de comércio clique aqui.
  • Configuração dos valores lançados em Outros Débitos e Créditos ICMS/IPI

Ao lançar um valor de Ajuste, Benefício ou Incentivo da Apuração de ICMS através do módulo de Outros Débitos e Créditos ICMS ou IPI os valores poderão ser integrados com a contabilidade, basta que seja configurado o campo de Lançamento automático conforme instrução abaixo.

  1. Acesse a aba Lançamentos  Outros Débitos e Créditos  ICMS.
  2. Informa a empresa e dê "2 cliques" na linha com o período de referência.
  3. Preencha o código de lançamento automático através do campo "Lanç. Automático" conforme imagem ao lado. 

    O campo de lançamento automático só será habilitado em lançamentos manuais! Os lançamentos criados pelo sistema não poderão ser informados manualmente.

  4. Para vincular o lançamento automático com as contas contábeis nos valores criados automaticamente pelo sistema, acesse:
    1. Aba Cadastro → ICMS e IPI → Observações de Outros Débitos e Créditos
    2. Abra o cadastro da observação e na aba "Complemento", informe o lançamento automático. 


5º Passo - Configurações para empresas de serviço


  • Configuração do Código de Operação 

Caso você movimente notas de serviço ou de receitas e deduções (lançamentos avulsos), é possível a configuração do código de operação que você vai usar para que, na hora da importação ou lançamento das notas, o lançamento automático seja vinculado automaticamente. 

  1. Acesse aba Cadastro → Operações de Receita/Dedução
  2. Selecione na lista o código usado pela empresa e clique em "Abrir" ;
  3. Vá na aba "Lançamentos Automáticos" e preencha os dados em tela;
  4. Salve o cadastro clicando em Gravar.

  • Vincula Movimento: Com esse módulo, você poderá inserir as contas contábeis em notas que já foram lançadas ou alterar os lançamentos automáticos. A alteração será feita no código de operação e o passo a passo poderá ser visto clicando aqui.

Para configurar os lançamentos automáticos das notas de serviços tomados, vide 9º Passo, tópico ISS Tomador.

6º Passo - Configurar Lançamento em Receitas e Deduções 


Caso realize lançamentos manuais em Receitas e Deduções, poderá configurar o código de lançamento automático. 


  1. Acesse aba Lançamentos > Receitas e Deduções 
  2. Clique em novo 
  3. Preencha os campos necessários
  4. No campo Integração Contábil - Lançamentos Automáticos, informe o lançamento referente ao Código
  5. Após, grave. 
O campo Base só será habilitado, caso o Código de operação seja uma Dedução/ Crédito. 


Para integração, será necessário preencher esse campo, caso o Código de Operação não tenha o Lançamento Automático vinculado. 

7º  Configurando em Iss, Receitas e Deduções


Caso existe movimento já lançado no sistema, e no Código de Operação não tenha Lançamento Automático informado, poderá ser vinculado por dentro das notas já lançadas no sistema. 

Para vincular, acesse: 

  1. Lançamentos > Iss, Receitas e Deduções 
  2. Informe empresa, período e o movimento - Iss Saída ou Iss Tomador 
  3. Clique em Personalizar Colunas para selecionar as colunas que serão editadas
  4. Após, selecionar as colunas e incluir no grid, filtre 
  5. Selecione as notas que serão editadas e clique em Editar em Bloco 
  6. Informe o campo que será alterado e clique  
  7. Clique em Gravar. 


8º Passo - Outras Configurações


  • Configuração das Guias 

    Você pode integrar o valor gerado nas suas guias estaduais e federais para serem levadas para a contabilidade. 

    1. Acesse o Fiscal na aba Cadastro → Guias → Tributos;
    2. Selecione na lista a guia que deseja integrar e clique em "Abrir"  
    3. No campo "Lançamentos para a contabilidade" você poderá informar os lançamentos automáticos de provisão, baixa, juros e multa. 

9º Passo - Configurações e Opções


  1. Acesse o Menu do Fiscal em ;
  2. Clique em "Configurações e Opções" e vá na aba "Exportação". Nesta aba, serão configurados os dados que serão utilizados para a contabilidade da empresa:
    1. Geral: o sistema irá apresentar as opções relacionadas às rotinas de exportação de dados para o Contábil de maneira geral;

    2. Contábil Alterdata: serão apresentadas as opções que devem ser consideradas nas exportações para o sistema Contábil;

    3. ISS Tomador: selecione os códigos de lançamento automático padrões do ISS Tomador para que o sistema os lance automaticamente nas notas que foram movimentadas, utilize o ícone "Lupa" como auxílio de busca;

    4. Impostos: informe os códigos de lançamentos que serão utilizados para exportação dos valores de dedução dos impostos e também os próprios valores dos impostos. 



10º Passo - Realizar a exportação Fiscal × Contábil 


  1. Acesse a aba Contábil  → Exportar para o Contábil;

  2. Selecione a empresa, período e tipo de movimentação que deseja integrar com o sistema Contábil;

    Marcando "Gerar Lote no Sistema Contábil Alterdata" o sistema criará o lote automaticamente no sistema Contábil. Sendo assim, caso essa opção fique desmarcada será habilitada uma tela seguinte aonde será necessário seleciona o diretório para salvar o arquivo .TXT contendo os dados a serem importados no Contábil seguindo o passo a passo:

    1. Acesse o sistema Contábil na aba Lançamentos → Importar Lançamentos;
    2. Selecione a opção "Escrita Fiscal" e avance até a conclusão da importação.