Período de baixa no sistema

Conforme regulamentado pela Receita Federal, que efetuou mudanças na forma que são disponibilizadas as notas para download via Certificado Digital A1/A3, as empresas só terão os documentos baixados a partir da data da vinculação do seu Certificado Digital. A busca dependerá da disponibilidade das notas na Receita Federal. Caso a nota não esteja disponível, o nf-stock não irá realizar a busca. Considere o exemplo abaixo:

• Nota emitida 10/07/2023;
• Empresa cadastrada no nf-stock em 10/07/2023;
• Certificado vinculado no cadastro da empresa em 05/08/2023.

Neste cenário, serão disponibilizados pelo portal SEFAZ somente os documentos emitidos a partir da data da vinculação do certificado, em 05/08/2023. 

Cadastro do certificado digital

Para verificar se o certificado digital está vinculado corretamente ao cadastro:

1. Acesse o site do nf-stock como Contador;
2. No menu lateral, selecione Empresas → Minhas empresas ;

3. Localize a Empresa e clique em Mais ações → Informe o certificado digital;

4. Verifique se os campos estão preenchidos conforme especificado abaixo:

   • Informe o estado do certificado digital: Deverá informar a UF do certificado digital de seu cliente;

   • Arquivo Certificado Digital: Selecione o arquivo PFX para vincular o certificado digital;
   • Senha: Preencha a senha do Certificado Digital para sua identificação no serviço da Receita Federal.

5. Clique em Salvar.

Tempo de armazenamento

Para verificar se a empresa está configurada para realizar a baixa das notas:

1. Acesse o site do nf-stock como Contador;
2. Clique na opção Empresas → Minhas Empresas;
3. Localize o cadastro da Empresa e clique em Mais ações → Editar;
4. Clique na aba Tempo de armazenamento;
5. Após realizar as configurações necessárias, clique em Salvar.

Controle NFSe - notas de serviço

Para verificar se o Controle NFSe está configurado, siga o passo a passo:

1. Acesse o site do nf-stock como Contador;
2. Clique na opção Empresas - Minhas Empresas;
3. Localize o cadastro da Empresa e clique em Mais ações - Editar;
4. Clique na aba Controle NFSe - Adicionar Controle NFS-e;

5. Informe o Sistema Gerador;

6. Informe o Usuário / Login utilizado para acesso ao portal de armazenamento das notas;
7. Informe a Senha;
8. No campo A  partir de, informe a data de início do controle;

9. Clique em Salvar.

Notas Faltantes

O módulo de Notas Faltantes permite aos usuários verificar se há alguma nota fiscal que não foi registrada corretamente ou está ausente em seus registros. Esta funcionalidade é especialmente útil para garantir a conformidade fiscal e a integridade dos registros contábeis. Dessa forma, é possível a localização de notas ausentes em uma série, faixa de numeração ou período, com a capacidade de abranger até 10.000 notas.

Para ter acesso ao módulo, acesse o menu lateral → NF-e → Faltantes.

Data de Início de Utilização

O tempo de utilização que existe no cadastro para as empresas, define a partir de quando o nf-stock irá armazenar os documentos. 

NF-Monitor

Caso as buscas sejam feitas por certificado A3, é necessário verificar se o nf-stock Monitor está configurado corretamente.

1. Verificar se o nf-stock Monitor está ativo, e/ou está com a opção "Inicializar junto com o Windows" marcada dentro da aba Opções;
2. Verificar se o certificado A3 está ativo na máquina; 
3. Em caso de empresas que tenham filiais, verificar se a opção "Verificar Filiais" dentro da aba Certificado está ativa antes de realizar as buscas; 
4. Verificar se as pastas do diretório na aba Opções estão parametrizadas de forma padrão corretamente;

Notas de Comércio que não foram buscadas

Caso suas notas de comércio não tenham sido buscadas, é necessário verificar os seguintes pontos: 

1. Verificar se o nf-stock atende o tipo de nota e faz busca para o estado em questão. Pode verificar a lista de estados que atendemos ao clicar aqui;
2. Para alguns estados temos a ferramenta de busca "Ativar baixa de NFe/NFCe emitida" que faz a busca das notas pelo número de série e número da nota. Pode ser configurado para além da busca automática, pode verificar se está ativo e configurado corretamente através da página oficial, clicando aqui;
3. Alguns estados exigem uma dupla autenticação para que o robô consiga acessar e buscar as notas de forma automática, são eles: DF; MT; PB; PE; PR; RJ; SC; SE. Essa autenticação é conhecida como Controle Sefaz. Sem esse controle, não é possível realizar a busca de notas desses estados, para verificar como realizar o controle e se sua empresa está configurada corretamente, pode acessar a documentação oficial sobre, Clique aqui.

Notas de Serviço que não foram buscadas

 Atualmente o nf-stock realiza a busca de notas de serviço alinhado com o Portal Nacional, caso suas notas não tenham sido buscadas, pode fazer as seguintes verificações:

1. Acessar o Controle NFSe pelo caminho: Empresas → Minhas Empresas → Escolher a empresa → Editar → Dentro do cadastro da empresa, selecionar Controle NFSe, e verificar se a Baixa automática Portal Nacional está ativa; 
2. Caso a empresa não tenha certificado digital A1, é possível realizar a busca apenas com Login e Senha do Portal Nacional. Basta clicar em "Adicionar Controle NFS-e", selecionar a opção Layout Nfse / BR e preencher conforme solicitado; 
3. Caso esteja usando a opção "Baixa automática Portal Nacional" Verificar se o certificado que foi utilizado no cadastro da empresa é da empresa e não do contador, pois o Portal Nacional aceita apenas o certificado da empresa para login, o mesmo serve para filiais, não é aceito certificado de matriz no cadastro das filiais para busca, cada empresa precisa ter o seu certificado próprio;
4. Devido a Lei Complementar nº 214/2025, não é possível realizar mais cadastros de prefeituras dentro do Controle NFSe, nesse cenário idealmente o controle precisa ser feito exclusivamente para o Portal Nacional;
5. Caso exista um controle para prefeitura e outro para o Portal Nacional, é necessário apagar o da prefeitura e deixar apenas do Portal Nacional, pois podem haver conflitos de duplicidade nas notas. A emissão de notas de algumas prefeituras não atende corretamente o padrão exigido pelo Portal nacional;  além de estarem passíveis a erro de estrutura, podem trazer erros na importação ao Wfiscal;
6. Em um cenário que todas as configurações estão corretas e mesmo assim as notas não foram buscadas, você pode realizar um Reprocessamento, função que fica na mesma tela do Controle NFSe, para que o robô responsável volte em algum mês específico e baixe as notas novamente, essa função coloca o robô em uma fila especial que busca as notas dentro de 24 horas. Para entender mais sobre a ferramenta, clique aqui.