Antes de iniciar a utilização do aplicativo Telecobrança (FinTelecobranca) é importante que as seguintes configurações já tenham sido realizadas:
Workflow
Aqui você deve cadastrar um WorkFlow ou Fluxo de Trabalho, trata-se de um percurso que o atendimento de cobrança deve seguir, de acordo com as suas necessidades, a ser vinculado no tipo de atendimento analítico na geração automática de cobrança.
- Acesse o Configurador Bimer em Geral / Atendimento/agendamento/ Workflow.
- Clique em Novo.
- Cadastre o Workflow.
- Clique em Ok.
Tipo de atendimento
Para que seja possível trabalhar com o Telecobrança você deverá criar dois tipos de atendimento: um tipo de atendimento sintético, que fará do atendimento uma cobrança, e um tipo de atendimento analítico, que será utilizado para geração automática de cobrança. É de extrema importância verificar se a classificação desses atendimentos será realizada de forma correta, ou seja, o atendimento analítico deve ser criado dentro do atendimento sintético, do contrário as cobranças não serão exibidas no sistema.
Classificação 1
Tipo de Atendimento sintético: Cobrança
Classificação 1.1
Tipo de atendimento analítico: Cobrança de inadimplente.
- Acesse o Configurador Bimer em Geral / Atendimento/Agendamento/ Tipos de Atendimento.
Cadastre o tipo de atendimento.
Ao cadastrar o atendimento analítico selecione o workflow criado anteriormente a ser utilizado no percurso da geração automática de cobrança.
- Clique em Ok.
Situação administrativa
Para as cobranças serem exibidas no sistema Telecobrança, é necessário que os títulos possuam uma situação administrativa que entre na cobrança ou, que não possuam situação administrativa informada.
- Acesse o Configurador Bimer em Financeiro/ Outros cadastros/ Situação de administrativa.
- Clique em Novo.
- Cadastre a situação administrativa.
- Marque a opção Entra na cobrança.
- Clique em Ok.
Geral
Nesta rotina, além de você configurar suas preferências de como o sistema Telecobrança deve ser comportar, aqui você também deverá vincular os atendimentos criados (sintético e analítico) à configuração.
- Acesse o Configurador Bimer, em CRM/ Opções/ Telecobrança.
Informe os dados, incluindo os campos:
Campo Descrição Tipo de atendimento (sintético) que fará do atendimento uma cobrança Vincule o tipo de atendimento cadastrado como sintético (Ex: classificação 1) que será utilizado para geração dos atendimentos de cobranças. Tipo de atendimento (analítico) que será utilizado para geração automática de cobranças Vincule o tipo de atendimento cadastrado como analítico (Ex: classificação 1.1) que será utilizado para geração automática de cobranças. Usuário que será utilizado para geração automática de cobranças Informe o usuário que irá monitorar todas as cobranças automáticas geradas pelo sistema. Caso nenhum usuário seja informado, as cobranças serão geradas sem delegação, ou seja, não serão direcionadas para nenhum usuário específico.
Centro de responsabilidade (analítico) que será utilizado para encerramento de cobranças Informe um centro de responsabilidade (analítico) para ser utilizado no momento em que o título for excluído, baixado ou retirado da cobrança, fazendo com que um parecer seja dado no último título de uma cobrança encerrando a mesma. Utilizar o controle de acesso usuário x empresa Com esta opção marcada, os usuários do sistema Telecobrança apenas terão acesso às cobranças das empresas as quais estejam vinculados. Gerar cobrança por empresa Com esta opção marcada, caso haja títulos vencidos a receber de uma mesma pessoa, sendo que para empresas diferentes, o sistema gerará as cobranças separadas por empresa. Retirar da cobrança ao postergar o vencimento do título Com esta opção marcada, ao alterar o vencimento do título para uma data posterior ao dia atual, este sairá da cobrança. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
- Em Dias em atraso para a criação do atendimento de cobrança, informe o número de dias em atraso para o título entrar na cobrança.
- Caso trabalhe com o Bimer UP, indique o Número de dias para data de próximo atendimento de cobrança dos boletos reimpressos (que deve variar de 0 a 30) para que seja possível reimprimir um boleto vencido pelo site da Alterdata. Com esta configuração, o sistema verifica se a data de próximo contato do atendimento foi colocada com a data do novo vencimento do boleto + o número de dias configurado.
- Clique em Gravar.
E-mail automático de cobrança
Esta rotina é utilizada para configurar o envio de e-mail automático de cobrança quando há títulos vencidos de um determinado cliente. O objetivo é otimizar o processo de Telecobrança, não sendo necessário um atendente manter contato via telefone ou digitar e-mails referente à inadimplência aos clientes. Com o sistema devidamente configurado, os e-mails serão enviados em períodos determinados contendo a informação dos títulos vencidos.
Spy System
Para que a rotina de envio de e-mail automático seja realizada, primeiramente o servidor de e-mails precisar estar corretamente configurado no Bimer.
- Acesse o Configurador Bimer em Financeiro/ Opções/ Spy System.
- Marque a opção Utilizar configuração abaixo do servidor SMTP spy system para e-mail.
Informe os dados do servidor de e-mail.
Clique em Gravar.
Tipo de contato para cobrança
Aqui você deve informar qual o tipo de contato que receberá as cobranças via e-mail.
- Acesse o Configurador Bimer, em Geral/ Opções/ Pessoa/ Tipo de contato.
- Informe o tipo de contato cadastrado para e-mail de cobrança.
- Clique em Gravar.
Tarefa
Nesta rotina você deverá criar uma tarefa para que o Gerente Eletrônico (GEAgente) verifique, de tempos em tempos, quais títulos estão em atraso e realize o envio de e-mail informativo.
- Acesse o Configurador Bimer em Geral/ Tarefas.
- Clique em Novo.
Cadastre a tarefa, incluindo os campos:
Campo Descrição Ativo Com esta opção marcada, a tarefa fica ativa. Caso esteja desmarcada, fica inativa. Exclui tarefa expirada Com esta opção marcada, a tarefa será excluída após seu período de execução, informado nas datas de início e fim. Tarefa Informa uma descrição para a tarefa.
Exemplo:Tarefa: E-mail de cobrança de títulos vencidos.
Sistema Informe o sistema responsável por realizar o procedimento de envio do e-mail.
Exemplo:Sistema: 000084 - Atualizador de cobranças
Início da validade Informe a data de início da execução da tarefa. Término da validade Informe a data final de execução da tarefa, caso seja uma tarefa temporária. Do contrário, mantenha este campo em branco para que o sistema entenda como uma tarefa fixa, ou seja, com prazo indeterminado. Relevância da tarefa Selecione o grau de prioridade que esta tarefa possui. - Clique em Ok.
Agendar tarefa
Com a tarefa devidamente criada, será necessário agora criar um agendamento para a mesma. Desta forma, o Gerente Eletrônico (GEAgente) executará a tarefa automaticamente nas datas e horários definidos.
- Acesse o Configurador Bimer, em Geral/ Tarefas agendadas.
- Clique em Novo.
Cadastre a tarefa agendada, incluindo os campos:
Campo Descrição Nome do agendamento Informe uma descrição para esta tarefa. Tarefa Selecione a tarefa criada anteriormente no Configurador Bimer, em Geral/ Tarefas.
Exemplo:Tarefa: E-mail de cobrança de títulos vencidos
Ocorrência Informe se esta tarefa será executada diariamente, semanalmente ou mensalmente. Caso seja diariamente, por exemplo, poderá ser definido no quadro Diário de quantos em quantos dias será executada a tarefa. Frequência Informe a sequência de execução desta tarefa. Duração desta tarefa Informe a data inicial e final de execução da tarefa, caso seja uma tarefa temporária. Do contrário, marque a opção Sem data final para o sistema entender como uma tarefa fixa, ou seja, com prazo indeterminado. Prioridade Selecione o grau de prioridade que esta tarefa possui. Descrição (Opcional) Informe uma descrição para melhor entendimento do que se trata esta tarefa. - Clique em Ok.
Envio de e-mail automático
Esta rotina permite que o Bimer envie um e-mail de cobrança automático para os clientes que possuírem títulos em aberto, conforme os atendimentos de cobrança gerados através da tarefa GEAtualizaCobrança, ou pelo aplicativo Telecobrança em Atualizar cobranças e E-mail de cobranças, onde será reenviado e-mail para todos os clientes que possuem títulos em atraso.
- Acesse o Configurador Bimer em Financeiro/ Opções / Cobrança/ E-mail de cobrança.
Marque a opção Envia e-mail de cobrança após a criação do atendimento automático para que o sistema envie um e-mail de cobrança automático, para os clientes que possuírem títulos em aberto.
Com esta opção marcada, o sistema enviará um e-mail de cobrança automático para os clientes que possuírem títulos em aberto, conforme os atendimentos de cobrança gerados através da tarefa GEAtualizaCobranca ou pelo aplicativo Telecobrança através dos recursos Atualizar cobranças e E-mail de cobranças, onde será reenviado e-mail para todos os clientes que possuírem títulos em atraso.
Nos demais campos, cadastre suas preferências com relação ao envio de e-mail de cobrança, incluindo os campos:
Campo Descrição Destinatário padrão para resposta ao e-mail de cobrança Informe um e-mail para que no momento em que o cliente receber o e-mail de cobrança, automaticamente o campo de destinatário seja preenchido com o e-mail informado. Destinatário padrão para resposta ao e-mail de cobrança por Empresa Adicione
destinatários para resposta por Empresa para que ao enviar o e-mail de cobrança, o Bimer verifique se existe um e-mail de resposta por Empresa. Se existir um e-mail de resposta para a mesma Empresa do título, o sistema irá utilizar este e-mail de reposta. Do contrário, será utilizado o e-mail de cobrança do campo acima Destinatário padrão para resposta ao e-mail de cobrança.Característica da pessoa que não permitirá o envio de e-mail de cobrança Informe a característica da pessoa para que o sistema não envie o e-mail de cobrança para os clientes que possuírem uma das características informadas.
Dica:
Para informar mais de uma característica, use a vírgula como separador.
Tipo de atendimento que não permitirá o envio de e-mail de cobrança Informe um tipo de atendimento para que o cliente não receba e-mail de cobrança, caso possua algum atendimento em aberto com o tipo informado. Layout padrão para envio de e-mail de cobrança (Utilizado quando os títulos a serem enviados não se enquadram nas faixas de vencimento) Informe o layout a ser utilizado para envio de e-mail de cobrança, bem como a frequência de dias em que o e-mail de cobrança será enviado, caso nenhum valor seja informado o e-mail será enviado apenas uma vez. Faixas de vencimento Defina de quantos em quantos dias (faixa de dias) onde os e-mails serão enviados aos clientes, bem como o reenvio dessas cobranças, podendo utilizar três tipos de modelos (layouts) diferentes para cada faixa de vencimento cadastrado.
As faixas de vencimento podem ser configuradas com ou sem a empresa informada, para que no momento do envio do e-mail, seja considerado o layout configurado. Ao enviar o e-mail de cobrança, o Bimer verificará os seguintes passos abaixo para escolher o layout a ser utilizado:
1. Layout configurado com a mesma Empresa do título e que esteja na mesma faixa de vencimento;
2. Layout configurado sem Empresa, e que esteja na mesma faixa de vencimento;
3. Se não encontrar um layout nos passos acima, será utilizado o layout do campo acima: Layout padrão para envio de e-mail de cobrança (Utilizado quando os títulos a serem enviados não se enquadram nas faixas de vencimentos.As faixas de vencimentos também podem ser configuradas para gerar Carta de cobrança automática no Configurador Bimer, em Financeiro/ Opções/ Cobrança/ Carta de Cobrança. Esta rotina é utilizada pelo Contas a receber através do recurso Gerar carta de cobrança. A Carta de Cobrança é o documento pelo qual se notifica a empresa ou pessoa que se encontra com débitos pendentes, concedendo um determinado prazo para regularização da situação sob pena da adoção de medidas cabíveis para recebimento.
Número de dias para próximo contato no primeiro atendimento de cobrança, após o envio de e-mail. Informe quantos dias será delegado o atendimento de cobrança após aberto. Ao realizar a atualização da cobrança, no primeiro atendimento de cobrança (gerado para o primeiro título vencido do cliente), será incluído um parecer automático informando que foi enviado um e-mail de cobrança com a data atual + o número de dias informado, para o usuário informado no Configurador Bimer em CRM/ Opções/ Telecobrança/ Usuário que será utilizado para geração automática de cobranças.
Caso mantenha a opção número de dias em branco, ao realizar a atualização da cobrança, no primeiro atendimento de cobrança (gerado para o primeiro título vencido do cliente), será incluído um parecer automático informando que foi enviado um e-mail de cobrança com a data atual e o usuário informado no Configurador Bimer em CRM / Opções / Telecobrança/ Usuário que será utilizado para geração automática de cobranças, mantendo a data do atendimento.
Clique em Gravar.