As notas emitidas para o CNPJ do certificado digital serão listadas automaticamente.

Com essa opção você pode usar o seu certificado digital instalado na máquina para fazer o download do xml das notas em que o CNPJ associado no certificado seja correspondente ao do destinatário das notas, ou pode fazer o download da plataforma do NFStock da Alterdata. É você importando suas notas de compra a partir do certificado digital da empresa, dispensando a digitação do reCAPTCHA através do Movimento de Estoque.

Com esse tipo de importação o Shop, com seu certificado digital instalado, a busca das suas notas de compra diretamente é feita na receita exibindo as que estão pendentes. Isso permite que você saiba quais foram emitidas contra o seu CNPJ, inclusive as de emissão fraudulenta, que não lhe pertencem, para que conteste tais notas com o fornecedor.

Suas operações padrão para importação estão configuradas?  

Em Configurações e Manutenção / Opções / Movimentação / Operações padrão para importação de NF-e devem ser definidas as operações utilizadas no Movimento de Estoque para a importação das notas de dentro e fora do estado. Caso contrário, após selecionar o método desejado, a tela Pesquisa de operação para importação da NF-e será exibida para que a operação seja selecionada.
Se em Configurações e Manutenção / Opções / Produtos / Dados Fiscais / Modelo de dados ficais padrão houver algum modelo de dados fiscais definido como padrão, este será respeitado no cadastramento de produto pela importação.

Considerações sobre o processo de importação:  
Nota de compra com item de bonificação...   

Caso esteja importando uma nota de compra, com um item e receba outro de bonificação você pode determinar qual item vai atualizar o custo. Isso ocorrerá quando a operação de entrada estiver configurada para atualizar o custo e tiver o mesmo produto mais de uma vez na nota. Uma mensagem será exibida para que você selecione o item cujo custo deseja atualizar.

Unidade do item não está previamente cadastrada...  

Caso a unidade do item presente na nota não exista na base de dados, esta será cadastrada automaticamente pelo sistema.
Se precisar, confirme que deseja alterar o fator de conversão da unidade.

Impostos na importação de NF-e...   
  • O valor de IPI será somado automaticamente na base de cálculo de PIS/COFINS quando o IPI da empresa estiver configurado como: IPI Simples.
  • A base de PIS e COFINS presente na NF-e será considerada. No entanto, as alíquotas e valores serão recalculados pelo sistema com base nos dados do Cadastro de Produtos.
  • Caso a NF-e não contenha base de PIS/COFINS, o sistema calcula a base para ambos.
  • A alíquota de crédito de ICMS e o valor de crédito de ICMS serão importados.
Tribitação da empresa e o processo de importação de nota...  

A tributação da empresa será considerada na importação de NF-e para que o campo CST ou CSOSN seja habilitado na tela de relacionamento de produtos. Caso altere o CST de ICMS, IPI ou PIS/COFINS de um item, uma mensagem será exibida para que confirme ou não a alteração dos demais itens que tenham este mesmo CST, otimizando a rotina de importação das NF-es da empresa.

Produtos com o preço de custo diferente do valor unitário...  

Os produtos que estiverem com o preço de custo diferente do valor unitário serão destacados ao realizar importação de NF-e. O produto que estiver divergente terá seu registro na na tela Importação de NF-e em amarelo (Produtos com custo da NFe diferente do cadastro do produto).

Exemplo de produtos com custo da NF-e diferente do cadastro do produto

Este comportamento do sistema é um facilitador, principalmente se você estiver importando grande volume de produtos diferentes, pois permite acompanhar durante processo de importação quais tiveram seus preços de custo alterados, para realizar o ajuste de imediato.

Importar NF-e por Certificado Digital ou NFStock

Para realizar a importação de NF-e utilizando o método Método XML, siga os passos:

Importou uma NF-e que foi posteriormente cancelada na SEFAZ?

 Para agilizar sua rotina, de tempos em tempos, os status das notas baixadas da SEFAZ (NFStock) serão consultados para buscar o status atual na SEFAZ. O sistema validará se a NFe está cancelada quando você realizar a importação por certificado digital. Isso prevenirá o erro de dar entrada em notas emitidas pelo fornecedor, porém já canceladas.


  1. Na tela principal do Shop, clique na aba Estoque.
  2. Clique em Movimento de Estoque.

  3. Na aba Nota Fiscal Eletrônica clique em / Importar NF-e por Certificado Digital ou NFStock.

    Seu Certificado Digital expirou?   

    Neste caso a tela Configurar importação de NF-e será exibida para que você preencha os campos para configurar o serviço NFStock:

    1. Selecione o modelo do seu certificado, Certificado A1 ou Certificado A3.

      Caso a sua empresa utilize o Certificado modelo A3, quando clicar em Importar NFe o sistema questionará se deseja baixar as notas.
      Nesse momento o certificado ficará indisponível para gerar NF-e e NFC-e.

      Caso utilize o Certificado modelo A1, o sistema fará a baixa das notas silenciosamente na entrada do sistema e do Movimento de Estoque.

    2. Localize seu Certificado Digital e informe a Senha do Certificado.
    3. Marque a opção Autorizo a utilização desse certificado para a importação das minhas notas na SEFAZ.
    4. Clique em Vamos lá!
    Busca de NF-e  

    Na tela Busca de NF-e você tem uma lista de conferência de notas emitidas para a empresa, porém podem existir outras notas que que não constam na listagem.

    • Caso a que nota que você rocura não esteja na listagem, digite a chave de acesso no campo de busca e ou clique em Verificar novamente.
    • Caso queira filtrar as já importadas e as ignoradas, marque as opções correspondentes (Importadas e Incluir NFes ignoradas) localizadas no canto inferior esquerdo.

    Clique em Certificado digital, para consultar o certificado configurado na tela Configurar importação de NF-e.
    Clique em Log de importação para consultar os registros de ocorrências do processo de importação de notas.

    Após selecionar NF-e desejada na tela Busca de NF-e, informe a operação para importação da NF-e. 

     

  4. Selecione a operação, caso não a tenha informado em Configurações e Manutenção / Opções / Movimentação / Operações padrão para importação de NF-e para importação para na tela Importação de NF-e, utilizar as seguintes funcionalidades:

    Fornecedor   

    Aqui estará inserida o fornecedor dos itens da nota importada que você poderá cadastrá-lo ou vinculá-lo a um fornecedor previamente cadastrado.

    Caso queira atualizar os códigos que você adquire deste fornecedor, marque a opção Atualizar códigos dos produtosnesse fornecedor.

    Cadastrar   

    Clique em Cadastrar para que o fornecedor informado na nota importada seja gravado no cadastro de Fornecedores

    Vincular  

    Utilize esta funcionalidade para vincular a nota importada ao um fornecedor previamente cadastrado.

    1. Clique em Vincular.
    2. Selecione a transportadora previamente cadastrada cujo o vinculo será feito.
    3. Clique em Selecionar ou pressione Enter.  
    Transportadora   

    Aqui estará inserida a transportadora dos itens da nota importada que você poderá cadastrá-la ou vinculá-la a uma transportadora previamente cadastrado.

    Cadastar  

    Clique em Cadastrar para que a transportadora informada na nota importada seja gravada no Cadastro de Transportadores.

    Vincular  

    Utilize esta funcionalidade para vincular a nota importada a uma transportadora previamente cadastrado.

    1. Clique em Vincular.
    2. Selecione a transportadora previamente cadastrada cujo o vinculo será feito.
    3. Clique em Selecionar ou pressione Enter.  
    Código exibido na Importação de NF-e  

    Para selecionar o código que será exibido na tela Importação de NF-e:

    1. Clique em Código que será exibido na Importação de NF-e.

    2. Selecione a opção desejada.

      O código a ser exibido pode ser o código EAN ou o código dos itens junto ao fornecedor.

    Como Data de Referência, será sugerida a data atual da importação da nota.

  5. Para fazer, a conversão de unidades, o vínculo, cadastro ou distribuição dos itens da nota, utilize as demais funcionalidades da tela Importação de NF-e:

    Clique em caso queira expandir a lagura das colunas da tela Importação de NF-e. Para ajustar para o padrão, clique em .

    CFOP Original  

    Nesta coluna será informado o CFOP original do documento importado da SEFAZ.

    Caso o CFOP cadastrado como equivalente no Cadastro de CFOP esteja incorreto, ou seja, não corresponder a uma entrada ou tiver configuração de dentro do estado/fora do estado incompatível, uma janela de seleção de CFOP equivalente será exibida. O CFOP selecionado será atualizado no cadastro do CFOP original como equivalente.

    Unidade de Compra  

    Caso utilize uma unidade de compra diferente da que veio na nota, o custo unitário do produto será exibido.

    1. Clique no ícone + localizado na coluna UN. Compra.

    2. Preencha os campos da aba Dados do Cadastro de Unidades.

    3. Clique em Gravar.
    Fator de Conversão  

    Nesta coluna, será exibido o fator de conversão da unidade selecionada na coluna UN. Compra.

    Na edição de um documento gerado por uma importação de NF-e será possível alterar a unidade dos produtos. 

    Converter Unidade  

    Clique no link Converter para que a conversão da unidade de compra que está no Cadastro de Produtos seja aplicada ao item que será importado.

    1. Clique em no caractere * (asterisco), localizado ao lado da coluna Converter UN.

    2. Clique em Sim.

    Vincular Produtos  

    Caso o produto que você deseja vincular esteja inativo, poderá reativá-lo na Importação de NF-e por XML.

    O sistema apresentará uma mensagem ao identificar que o produto encontra-se inativo, nas seguintes situações:

    • Quando o produto já está vinculado ao código do fornecedor (xml), a mensagem será apresentada no momento de gravar a importação do xml, indicando quais são os produtos.
    • No momento de vincular o produto ao código do fornecedor (xml), será apresentada a mensagem questionando se deseja ativar. Caso o usuário confirme a ativação, ocorrerá imediatamente.
    1. Clique em Vincular, na linha do produto presente no grid que deseja vincular.
    2. Selecione o produto que será vinculado ao item da NF-e.

    3. Clique em Selecionar ou pressione F10 para confirmar o vínculo.

    Desvincular Produtos  
    1. Clique em Desvincular, na linha do produto presente no grid que deseja desvincular.

    2. Confirme a exclusão deste relacionamento no cadastro do produto.

    Cadastrar Produto  

    Caso sua empresa trabalhe com rede de lojas (IShop/Concentrador), o cadastramento de produtos será permitido apenas para o usuário com permissão a todas as empresas da rede.

    1. Clique no link Cadastrar do respectivo item.

    2. Preencha os dados do item e suas atribuições fiscais.

      Ao cadastrar produtos a partir da importação de NF-e o campo CEST, em Dados Fiscais, será preenchido, caso esteja informado no XML ou SEFAZ.
      Para mais informações sobre este preenchimento, clique aqui.

    3. Clique em Gravar do Cadastro de Produtos.

      Se em Configurações e Manutenção / Produtos / Dados Fiscais houver um modelo de dados fiscais informado, o cadastramento de produtos pela importação de NF-e sempre utilizará os dados fiscais desse modelo, exceto o NCM que, neste caso, prevalecerá o da NF-e.

    4. Clique em Sair para fechar o Cadastro de Produtos.

      Caso o produto selecionado esteja inativo, o sistema emitirá um alerta informando sobre a situação.

    Distribuir Quantidade nos Itens da Grade  

    Utilize esta opção para distribuir as quantidades do produto entre os itens de uma grade.

    Caso o Código Especificador da Substituição Tributária (CEST) do cadastro seja diferente do informado na NF-e a ser importada, a janela de divergências de código CEST será exibida para, se desejar, atualizar esta informação no cadastro.

    1. Clique no link Distribuir.
    2. Selecione a grade na tela de pesquisa.
    3. Clique em Selecionar ou pressione Enter.

    4. Informe as quantidades que serão distribuídas entre os itens da grade.

      A quantidade total dos itens a distribuir estará informada no canto superior esquerdo da tela de distribuição das quantidades nos itens da grade.

    5. (Opcional) Clique em Editar produto caso precise alterar alguma informação no cadastro do produto selecionado.

      Desta forma poderá, por exemplo, editar o produto de grade para incluir posições na grade, entre outras alterações necessárias.

    6. Clique em Confirmar ou pressione F10.


  6. Consulte ou se necessário preencha os dados de impostos que se aplicam a nota e duplicatas nas respectivas abas:
    Impostos federais e estaduais Alteração de Impostos  

    Para facilitar no preenchimento dos valores de ST retidos (cobrados anteriormente) na venda, você pode digitá-los na entrada por importação de NF-e.
    Assim, ao fazer a venda do item importado, os valores informados na aba Alteração de Impostos serão recuperados para geração da NF-e com os valores de Substituição Tributária cobrada anteriormente. 

    1. Clique na aba Alteração de Impostos.

       (Opcional) Simule o preço de venda do produto importado.

       (Opcional) Informe a validade dos itens.

      Utilize esta função caso sua empresa precise fazer o controle da validade de determinados itens para informar esses dados no ato da importação da NF-e, sem o retrabalho de acessar o módulo de Controle de Validade de Produtos e lançar as datas de validade dos itens.

      1. Clique no link Validade do Produto ou pressione F11.

      2. Informe as datas de fabricação e validade do item, número do lote e observação na tela Validade do Produto.

        Não é obrigatório o preenchimento da data de fabricação ao incluir o controle de validade do produto através da importação da NF-e.

      3. Clique em Gravar.
    2. Selecione o item desejado da nota para consultar ou alterar os impostos os tributos que se aplicam ao item nas abas ICMS/ST, PIS/COFINS e Outros impostos.
      ICMS/ST   

      Valores e base de ICMS, ICMS/ST, Crédito de ICMS, ST cobrada anteriormente, FCP Retido, ICMS substituto cobrado anteriormente.

      • Diferencial de ICMS

        Ao importar uma nota de compra, você pode alterar ou apagar o valor do diferimento e desoneração do ICMS.

        Esse comportamento do sistema, será muito útil se sua empresa recebe o benefício do diferimento de ICMS, ou seja, um benefício aplicado na importação do produto.

      PIS/COFINS   

      Base e alíquotas de PIS/COFINS que se aplicam a nota de origem considerados na nota caso a operação calcule o imposto.

      Outros Impostos  

      Base e alíquotas de IPI, ISS, Imposto de Importação, Imposto sobre Operações Financeiras (IOF) e Despesas Aduaneiras.



    3. Em Totais do Documento visualize os totalizadores do impostos aplicados a nota.

      • Conhecimento de Transporte

        No campo Conhecimento de Transporte, informe o valor referente ao documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de documentar, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal (Rodoviário, Aéreo, Ferroviário, Aquaviário e Dutoviário) cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do emitente e pela recepção e autorização de uso por parte do Fisco. Este valor só deve ser informado neste campo quando o conhecimento de transporte for cobrado em nota separada.

        Ao informar o valor do Conhecimento de transporte, o campo Código e descrição do prazo de pagamento do conhecimento de transporte será habilitado na aba Duplicatas da tela Importação de NF-e. Este valor só deve ser preenchido com o valor correspondente quando o conhecimento de transporte for cobrado em nota separada.


    Duplicatas  

    1. Clique na aba Duplicatas.

      Quando a operação estiver configurada para Exigir a informação do prazo no Movimento de Estoque, a opção Não importar duplicatas da SEFAZ, da tela Importação de NF-e, estará marcada para que obrigatoriamente o prazo seja informado.
      A data da baixa da duplicata será registrada na Auditoria do Sistema. A informação ficará registrada em "Duplicadas da nota", na descrição "Importação NFe".

    2. Informe o prazo de pagamento.

      Dica!

      (Opcional) Clique em caso precise realizar o cadastro do prazo.
      Para mais detalhes sobre como realizar este cadastro, consulte o tópico Prazos.

    3. (Opcional) Vincule os títulos já cadastrados ao documento.

      Para realizar o vínculo, caso exista título para este fornecedor, siga os passos:

      1. Clique em Buscar títulos já cadastrados.

      2. Clique em Selecionar ou pressione Enter.

        O código da natureza de lançamento, natureza de lançamento, data da baixa, entre outros dados da duplicata serão visualizados no grid após a sua seleção.

    4. Informe o prazo de pagamento do conhecimento de transporte.

      O campo Código e descrição do prazo de pagamento do conhecimento de transporte será habilitado caso o valor o valor do Conhecimento de transporte tenha sido informado na aba Alteração de Impostos da tela Importação de NF-e. Este valor só deve ser preenchido com o valor correspondente quando o conhecimento de transporte for cobrado em nota separada.


  7. Preencha os dados para baixa no Pedido de Compras.
    Baixar Pedido de Compras  

    Esta funcionalidade permite efetuar a baixa dos pedidos de compras no momento da importação da Nota Fiscal Eletrônica.
    Caso o pedido de compras seja baixado com corte na importação de NF-e, este também será apresentado no filtro Atendidos com Corte, do módulo Pedido de Compras. 

    Se for relacionado ao Conhecimento de Transporte, após clicar no botão Baixar Pedidos de Compra, a tela Prazos de Pagamento - Conhecimento de Transporte será exibida.


    1. Clique em Baixar Pedidos de Compras.

      Se houver divergências entre o NCM da nota a ser importada e o informado no cadastro do item, aparecerá um aviso na tela de seleção.

      CampoDescrição
      Marcar Todos

      Clique em   para marcar todas as inconsistências a serem atualizadas.

      Desmarcar Todos

      Clique em   para desmarcar as inconsistências que não desejar atualizar.

      Inverter Seleção

      Clique em  para inverter a seleção: marcado para desmarcado e desmarcado para marcado.

    2. Clique em Selecionar.

      Na tela de Conciliação de Pedido de Compras será exibido o status da conciliação do pedido, a NF-e e demais informações.

      Serão exibidas as descrições dos itens, quantidades e os valores que constam no pedido e na NF-e.

      CampoDescrição
      Legenda

      Por meio das legendas e, consequentemente, pela cor da linha, é possível visualizar se os itens presentes no pedido foram atendidos pela NF-e ou se a ausência detectada é no pedido ou na Nota Fiscal Eletrônica.

      Exibir

      Selecione neste campo a opção de exibição desejada para os produtos do pedido e da NF-e:

      • Todos
        Marque esta opção para que todos os produtos do pedido e da NF-e sejam exibidos.

      • Somente os produtos que constam no pedido e na NF-e
        Marque esta opção para que apenas os produtos que constam no pedido e também na NF-e sejam exibidos.

      • Somente os produtos do pedido que não constam na NF-e
        Marque esta opção para que apenas os produtos do pedido que não constam na NF-e sejam exibidos.

      • Somente os produtos da NF-e que não constam no pedido
        Marque esta opção para que apenas os produtos que constam na NF-e e que não constam no pedido sejam exibidos.

      Os valores e quantidades na tela são convertidos para a unidade de estocagem do produto.
      Para fazer a impressão dos dados exibidos no grid, clique em Imprimir. 

    3. Clique em Confirmar.

      Na Importação de NF-e, se algum produto estiver sem unidade de compra no Cadastro de Produtos, o sistema questionará se deseja atualizar esta informação do item com a unidade presente na nota. Este questionamento ocorrerá na gravação da importação, após relacionar todos os produtos e clicar no botão Confirma ou pressionar F3. 

  8. (Opcional) Avalie o recurso de Importação de NF-e.
    Avaliar Recurso  
    1. Clique em Avaliar recurso.

    2. Informe os dados da sua avaliação da Importação de NF-e.

      Para mais detalhes sobre esta avaliação, consulte o tópico Feedback.

    3. Clique em Enviar.
  9. Clique em Confirmar para finalizar a importação e gravar o documento.

    Na importação de NF-e, ao tentar gravar uma importação com campos obrigatórios em branco, o sistema grifará os campos obrigatórios de vermelho até que estes sejam preenchidos.
    Ao cancelar a importação de uma nota, o sistema emite um alerta questionando se os vínculos de produtos devem ser mantidos ou não.







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Para realizar a importação de NF-e utilizando o método de importação por Certificado Digital, siga os passos:


  1. Na tela principal do Shop, clique na aba Estoque.
  2. Clique em Movimento de Estoque.

  3. Na aba Nota Fiscal Eletrônica clique em Importar NF-e.

    Dica!

    Caso a sua empresa utilize o Certificado modelo A3, quando clicar em Importar NFe o sistema questionará se deseja baixar as notas. Nesse momento o certificado ficará indisponível para gerar NF-e e NFC-e.

    Caso utilize o Certificado modelo A1, o sistema fará a baixa das notas silenciosamente na entrada do sistema e do Movimento de Estoque.

    Notificação de NF-es não Importadas!

    Caso tenham notas a serem importadas, o sistema notificará pelo status do botão Importar NF-e.

  4. Selecione o método Certificado Digital.

  5. Na tela Busca de NFe selecione a nota que será importada.

    A tela Busca de NFe sempre será exibida, mesmo que tenha apenas uma nota a ser importada. Nela poderão ser utilizadas as opções de filtro Importadas, Não importadas e Ignoradas para realizar a consulta de notas.
    Se desejar, poderá ignorar a importação de uma NF-e. Na coluna Status estarão disponíveis as situações Não importada, Importada e Ignorada, que permitem realizar os filtros conforme necessário.
    Por padrão, apenas a opção de filtro por Status Não importada virá marcada na tela tela Busca de NFe.

    Caso opte por ignorar as NF-es e não tenha nenhuma NF-e com o status Não importada, o ícone de importação da NF-e não ficará em destaque notificando ao usuário sobre a existência de notas a serem importadas. 
    Caso seja feita a exclusão de uma NF-e de compra pelo Movimento de Estoque, o seu status retornará para Não Importada possibilitando uma nova importação.

  6. Selecione a operação para importação da NFe.

    Dica!

    Caso esteja importando uma nota de compra, com um item e receba outro de bonificação você pode determinar qual item vai atualizar o custo.
    Isso ocorrerá quando a operação de entrada estiver configurada para atualizar o custo e tiver o mesmo produto mais de uma vez na nota. Uma mensagem será exibida para que você selecione o item que não deseja atualizar o custo.

  7. Na tela Importação de NF-e utilize as seguintes funcionalidades:

    Caso existam dados (Transportadora/Fornecedor/Itens) na nota a serem relacionados (vinculados), siga as instruções abaixo.




  8. Clique em Gravar para finalizar a importação e gravar o documento.

    Na importação de NF-e, ao tentar gravar uma importação com campos obrigatórios em branco, o sistema grifará os campos obrigatórios de vermelho até que estes sejam preenchidos.