O módulo Follow Up possibilita a consulta e controle dos títulos abertos e vencidos que cada cliente possui, de modo que sejam feitas cobranças sobre essas pendências financeiras.

Visualize neste módulo quantos contatos foram feitos com o cliente, a data em que o último ocorreu, o usuário que realizou o contato, entre outras informações para auxílio nas ações de combate a inadimplência.



Configurar Follow UP

Em seu primeiro acesso, o sistema questionará caso as características para clientes no Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) não tenham sido previamente cadastradas.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Opções.

  4. Defina as configurações:


    CampoDescrição
    Layout Ficha de Cobrança

    Informa o layout de impressão das fichas de cobrança.

    O layout padrão Follow Up - Ficha de Cobrança é disponibilizado pela Alterdata em: C:\Program Files (x86)\Alterdata\Shop\RTM.

    Relatório de Clientes que devem ser retirados do SPC (Relatório agendável)

    1. Informe o layout de impressão do relatório de clientes que serão retirados do SPC.

      O layout padrão Follow UP - CDL_SPC é disponibilizado pela Alterdata em: C:\Program Files (x86)\Alterdata\Shop\RTM.

    2. Selecione a ação em relação ao relatório de clientes que serão retirados do SPC:

      • Enviar por E-mail
        Selecione esta opção para o envio por e-mail do relatório contendo os clientes que serão retirados do SPC.

      • Visualizar
        Selecione esta opção para visualizar o relatório contendo os clientes que serão retirados do SPC.

    3. Informe o endereço de e-mail do destinatário da CDL que receberá o relatório contendo os clientes que serão retirados do SPC.

      A Câmara de Dirigentes Lojistas (CDL) é uma associação de lojistas criada no Brasil que defende e provê serviços aos seus representantes de classe. Uma dos principais atribuições é o Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

    Configurações conta de e-mail

    Caso precise configurar sua conta de e-mail, clique em Configurações conta de e-mail.

    Informe as características para clientes no SPC

    Clique em para informa a característica ou em para incluir todas as características que indicarão a inclusão do cliente no Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

    Caso precise remover carcterísticas, clique em para remover todas ou em para remover a carcterística selecionada.

    Habilitar campos personalizados na tela principal

    Utilize esta opção para habilitar os campos personalizados na tela principal do sistema Follow UP.

    1. Clique em .

      Este ícone será alterado para o status .

    2. Clique em OK.

      O sistema Follow UP precisa ser reiniciado para que esta configuração tenha efeito.

    CampoDescrição
    Mensagens enviadas via WhatsApp Web

    Cadastrar Mensagem

    1. Clique em .
    2. Informe o título e o texto da mensagem.
    3. Clique em Gravar.

    Alterar Mensagem

    1. Selecione a mensagem que deseja editar.
    2. Clique em .
    3. Altere as informações necessárias.
    4. Clique em Gravar.

    Excluir Mensagem

    1. Selecione a mensagem que deseja excluir.
    2. Clique em .

    Duplicar Mensagem

    1. Selecione a mensagem que deseja duplicar.
    2. Clique em .

    Configurações de WhatsApp 

    Por meio desta opção você pode habilitar a configuração de multa e juros nas configurações das mensagens.
    Assim, esses valores sairão nas cobranças enviadas pela sua empresa por WhatsApp do Follow-up.

    1. Clique em Configurações de WhatsApp.
    2. Escolha o que deve aparecer na mensagem: Valor Multa ou Valor Juros.
    3. Clique em Gravar ou pressione F10.

  5. (Opcional) Clique em  para limpar os dados de filtro e fazer uma nova filtragem. 

  6. Clique em Fechar.


Filtrar Apuração do Follow UP

Utilize este recurso para filtrar os dados apurados pelo sistema Follow UP.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Informe os dados de filtragem.

    CampoDescrição
    PeríodoInforme o período de filtragem dos dados.
    Data Interna

    Informe o tipo ou condição de filtragem do período informado.

    • Data interna
      Por padrão esta opção estará selecionada para que os títulos abertos e vencidos à partir da data atual sejam filtrados automaticamente.

    • Próximo Contato
      Selecione esta opção para filtrar os títulos abertos e vencidos com data de próximo contato dentro do período informado.

    • Última ligação
      Marque esta opção para filtrar os títulos abertos e vencidos cuja ligação tenha sido confirmada na inclusão do parecer de contato com o cliente dentro do período informado.

    • Data de vencimento do maior atraso
      Selecione esta opção para filtrar os títulos abertos e vencidos com data de vencimento de maior atraso dentro do período informado.

    ClienteInforme os clientes cujos títulos abertos e vencidos você deseja filtrar, de modo que sejam feitas cobranças dessas pendências.
    Características

    Informe as características vinculadas à pessoa que possui títulos abertos e vencidos.

    Desta forma, você pode filtrar os títulos abertos e vencidos à partir da característica do cliente ou fornecedor.

    Contato com o cliente

    Selecione a opção de parâmetro de filtragem dos títulos abertos e vencidos:

    Por padrão a opção Todos estará selecionada.

    • Com contato realizado
      Selecione esta opção para filtrar apenas os títulos abertos e vencidos da pessoa que confirmou, durante o contato, a inclusão de parecer.

    • Sem contato realizado
      Selecione esta opção para filtrar apenas os títulos abertos e vencidos da pessoa com quem não foi confirmado, durante o contato, a inclusão de parecer.

    Somente incluídos no SPC

    Clique em para habilitar esta opção para filtrar apenas os títulos abertos e vencidos das pessoas incluídas no SPC.

    Somente crédito bloqueado

    Clique em para habilitar esta opção para filtrar apenas os títulos abertos e vencidos das pessoas cujo crédito tenha sido bloqueado.


  4. Clique em Filtrar.
  5. (Opcional) Clique nas abas inferiores para mais informações.


    • Títulos do Cliente
      Visualize nesta aba alguns dados dos títulos.

      Caso queira incluir um parecer referente ao título, clique em Parecer para informar os dados relacionados ao contato com o cliente.

    • Títulos à Vencer
      Visualize nesta aba alguns dados dos títulos que ainda não venceram.

    • Dados do Cliente
      Visualize nesta aba alguns dados cadastrais do cliente.


Incluir Parecer do Contato

Utilize este recurso para incluir parecer de contato com os clientes que possuem títulos abertos e vencidos.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Selecione o título aberto e vencido do clientes.
  4. Clique em Parecer.

  5. Informe os dados na tela Parecer do Contato:

    CampoDescrição
    Parecer de contato com o cliente

    Informe o que foi acordado com o cliente.

    Desta forma, você pode registrar o que foi acordado com o cliente em relação à pendência que possui junto a sua empresa.

    Próximo contatoInforme a data do próximo contato com o cliente.
    Data internaInforme a data de contato interno.
    Incluir cliente no SPC

    Para fazer esta inclusão, siga os passos:

    1. Clique em para habilitar a opção Incluir cliente no SPC.
    2. Clique em Sim para confirmar a inclusão do cliente no Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

    Dica!

    Caso queira consultar os títulos vencidos, a vencer ou títulos baixados que o cliente possua, basta clicar nas abas correspondentes.
    Para mais detalhes sobre as outras funcionalidades da tela Parecer do Contato, consulte o tópico Inclusão de Parecer.

  6. Informe o parecer de contato com o cliente.
  7. Informe a data de próximo contato com o cliente.


Cobrança por E-mail                                       

Utilize esta opção para realizar o envio da cobrança por e-mail. Para isso, siga os passos:                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

    Caso queira fazer o envio de cobrança para um cliente específico, neste momento você deve selecioná-lo na tabela.

  3. Clique no menu E-mail.
  4. Selecione a opção de sua preferência:

    • Títulos do cliente selecionado
      Selecione esta opção para que todos os títulos do cliente selecionado sejam cobrados.

    • Título selecionado
      Selecione esta opção para que o título selecionado seja cobrado.

  5. Selecione a opção de sua preferência na tela Cobrança por e-mail:

    Dica!

    Além de visualizar e enviar e-mail, se necessário você pode utilizar as opções de edição do layout de impressão.
    Após realizar a cobrança pelo envio de e-mail, um parecer automático será registrado no Histórico do Follow UP.
    Nesse histórico serão registradas a data, hora do envio, usuário e conta do e-mail enviado.

    • Visualizar

      Selecione esta opção para visualizar previamente as informações da cobrança que será enviada ao cliente.

    • Enviar E-mail

      1. Clique em Enviar e-mail.
      2. (Opcional) Adicione endereços de e-mail na lista de envio:

        Para adicionar siga os passos:

        1. Digite o endereço de e-mail.
        2. Clique em .


      3. (Opcional) Altere o "Assunto" do e-mail.
      4. (Opcional) Informe a mensagem complementar para cobrança que será enviada.
      5. Clique em Enviar ou pressione F10.



Envio de títulos abertos vencidos pelo WhatsApp Web

Utilize esta opção para fazer o envio dos títulos abertos vencidos pelo WhatsApp®.                                                                                                                                                                                                                                                                       

Você precisa determinar qual máquina terá o WhatsApp Web configurado.
Você pode cadastrar as mensagens de envio que desejar e realizar o envio de até 20 títulos.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Selelcione o título que deseja enviar.

  4. Clique no menu WhatsApp Web.

    A tela explicativa do funcionamento do envio de cobrança por WhatsApp será exibida, informando que:

    • Você precisa determinar qual máquina terá o WhatsApp Web configurado.
    • O envio deve será feito sempre na máquina configurada.
    • O envio por outra máquina anula automaticamente a sessão o WhatsApp Web da máquina anteriormente configurada.

    Caso não exista mensagem cadastrada para envio, uma mensagem será exibida. Você pode cadastrá-la neste momento.

    1. Confirme que você deseja cadastrá-la. 

    2. Informe o título da mensagem.

    3. Informe o texto da mensagem que deseja envia ao cliente.

      Desta forma você pode enviar uma mensagem personalizada com os títulos em aberto de um cliente para o WhatsApp dele diretamente pelo FollowUp.

    4. Clique em Gravar.
  5. Selecione a mensagem que será enviada.

  6. Clique em Selecionar.

  7. Confirme o envio.

  8. Selecione o número de contato para o qual a mensagem será enviada.

    Selecione a opção Selecionar o número nos contatos do WahtsApp Web, caso queira escolher o número de contato no WahtsApp Web.

  9. Clique em Enviar.

    1. Clique em Sim, caso o cliente do documento não possua número para contato no cadastro.

      Neste caso o número de contato deve ser informado no WahtsApp Web, independentes da opção opção Selecionar o número nos contatos do WahtsApp Web, estar ou não selecionada.

    2. Escolha o número do cliente para fazer o envio do documento.


Consultar Histórico de Negociações

Utilize esta opção para fazer a consulta do histórico das negociações entre a sua empresa e o cliente que possui títulos abertos e vencidos.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Selecione o cliente que já possua algum contato para negociação das pendências existentes.
  4. Clique em Histórico.

  5. Consulte os dados do histórico.

    Para consultar a negociação atual ou as anteriores, basta clicar na aba correspondente.

  6. Feche a consulta. 

Consultar Dados Cadastrais do Cliente

Utilize esta opção para fazer a consulta dos dados do cadastro do cliente que possui títulos abertos e vencidos.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Selecione o cliente cujos dados deseja consultar.

  4. Clique em Consultar.

    Se necessário, altere os dados cadastrais do cliente.

  5. Feche a consulta.

Consultar Histórico de Compras do Cliente

Utilize esta opção para fazer a consulta do histórico de compras do cliente.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Histórico de Compras.

  4. Clique nas opções de consulta da tela tela Histórico de Movimentações do Cliente.

    Para mais detalhes sobre esta tela, consulte o tópico Histórico de Movimentações do Cliente.

  5. Feche a consulta. 

Consultar Títulos do Cliente

Utilize esta opção para fazer a consulta detalhada dos títulos do cliente.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Títulos.

  4. Clique nas opções de consulta da tela Títulos do Cliente.

    Para mais detalhes, consulte o tópico Títulos do Cliente.

  5. Feche a consulta.

Consultar Características do Cliente

Utilize esta opção para consultar as características de clientes utilizadas no sistema Follow UP.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Características do cliente.

    As características apresentas são as mesmas definidas nas configurações do sistema Follow UP.
    Para mais detalhes, consulte o tópico Configurar Follow UP.

  4. Feche a consulta.

Empresa de Cobrança

Utilize esta opção para cadastrar as Empresas de Cobrança no sistema Follow UP.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Empresa Cobrança.
  4. Informe o nome da empresa.
  5. (Opcional) Informe as observações para o cadastro.
  6. Clique em Gravar.


Para mais detalhes sobre as funcionalidades do cadastro Empresa Cobrança, consulte o tópico Empresas de Cobranças.


Importar Clientes SPC

Utilize esta opção para importar clientes do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC) para o sistema Follow UP.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Importar Clientes SPC.

  4. Clique em  para selecionar o arquivo txt de onde o CPF dos clientes será importado.

    Dica!

    A característica definida nas configurações do sistema Follow UP para clientes no SPC será atribuída aos clientes com os CPFs contidos no TXT.

  5. Clique em Importar.   

Reprocessar Dados

Utilize esta opção para reprocessar dados apresentados no sistema Follow UP.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique no menu Atualizar dados.
  4. Selecione a opção de sua preferência:

    • Reprocessar dados

      Selecione esta opção para que os dados apresentados na tela principal do sistema Follow UP sejam atualizados. 

    • Sincronizar dados com outras estações 

      Selecione esta opção para que os dados apresentados na tela principal do sistema Follow UP sejam sincronizados com os outras estações da sua empresa.

Imprimir Relatórios 

Utilize esta opção para visualizar ou imprimir relatórios do sistema Follow UP. 

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique no menu Imprimir.

  4. Selecione a opção de sua preferência:

    Marque a opção Resumo para gerar uma visualização prévia dos dados apresentados na tela principal do sistema Follow UP.

    Esta opção de impressão dos dados será feita em forma de tabela, similar a uma planilha Excel®.
    Para fazer esta impressão, basta clicar em .

    Selecione a opção Relatórios Personalizados para gerar relatórios por clientes ou tipos de recebimento.

    Nesta opção de relatório você pode filtrar por período os títulos emitidos ou vencidos.
    Para mais detalhes, consulte o tópico Relatórios Personalizados.

    Selecione a opção Carta de Cobrança para imprimir essas cartas direcionadas aos clientes com alguma pendência financeira.
    Para fazer esta impressão, siga os passos:

    1. Selecione a opção Carta de Cobrança.

    2. Selecione a carta de cobrança que será impressa.

      Estas cartas precisam ser cadastradas previamente para que possam ser utilizadas no sistema Follow UP.
      Para mais detalhes sobre como cadastrá-las, consulte o tópico Carta de Cobrança.

    3. Informe os clientes para os quais as cartas serão impressas.

      Apenas os clientes que possuem alguma pendência financeira, ou seja, títulos em aberto atrasados serão listados.

    4. Defina a quantidade de dias de atraso para que os títulos sejam incluídos na carta de cobrança.
    5. (Opcional) Clique em Visualiza para ter uma prévia dos dados.
    6. Clique em Imprimir.

    Selecione a opção Ficha de Cobrança (Individual) para imprimir a ficha de cobrança com as pendência financeiras do cliente selecionado.
    Para fazer esta impressão siga os passos:

    1. Selecione a opção Ficha de Cobrança (Individual).

    2. (Opcional) Clique em para habilitar o processamento dos títulos à vencer que o cliente anteriormente selecionado possui.

      1. Informe a quantidade de dias para vencimento desses títulos à vencer que serão incluídos no processo.

    3. Clique em Visualizar.
    4. Clique em .

    Selecione a opção Ficha de Cobrança (Individual) para imprimir a ficha de cobrança com as pendência financeiras de todos os clientes.
    Para fazer esta impressão, siga os passos:

    1. Selecione a opção Ficha de Cobrança (Todos).

    2. (Opcional) Clique em para habilitar o processamento dos títulos à vencer que os clientes possuem.

      1. Informe a quantidade de dias para vencimento desses títulos à vencer que serão incluídos no processo.

    3. Clique em Visualizar.
    4. Clique em .

    Selecione a opção Envio para Empresas de Cobrança para imprimir a relação dos títulos que serão cobrados pelas empresas de cobrança.

    Para mais detalhes sobre a utilização do relatório, consulte o tópico Envio para Empresas de Cobrança.


    Selecione a opção SPC para gerar relatórios de cobrança contendo os clientes com a característica Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

    Você pode gerar este relatório contendo ou não os títulos abertos no período informado.
    Para mais detalhes sobre as funcionalidades deste relatório, consulte o tópico Clientes com Característica SPC.

    Selecione a opção Cancelamento SPC para enviar o e-mail que solicitará ao órgão responsável a remoção do cliente do SPC.

    Este relatório será enviado por e-mail de acordo com as configurações do sistema Follow UP, ou seja, o endereço de e-mail do destinatário que receberá o relatório contendo os clientes que serão retirados do Serviço de Proteção ao Crédito (SPC).

    Dica!

    Para mais detalhes sobre as opções de relatório do Follow UP, consulte o tópico Consultas e Relatórios Follow UP.

Exportar Excel

Utilize esta opção para exportar os dados filtrados na tela principal do sistema Follow UP em diferentes formatos de arquivo (xls, html, xml ou txt).

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Exportar Excel.
  4. Selecione o formato do arquivo. 
  5. Informe o diretório onde o arquivo será salvo.
  6. Informe o nome do arquivo.
  7. Clique em Salvar.


Exportação SPC Brasil

Utilize esta opção para exportar o arquivo com as as informações de clientes incluídos e no Sistema de Proteção ao Crédito (SPC) para o SPC Brasil.

SPC Brasil

Empresa de tecnologia que vinculada à Confederação Nacional de Dirigentes Lojistas (CNDL) processa e armazena todas as operações de crédito realizadas pelas empresas associadas.


  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em SPC Brasil.
  4. Preencha as informações para a exportação.

    1. Informe o Código da entidade associada ao SPC Brasil.

    2. Informe o Código do associado.

    3. Informe o Número da Remessa.

      Este campo facilita o controle das suas remessas. Esta numeração aumenta automaticamente a cada exportação.

    4. (Opcional) Selecione a opção Notificar via e-mail.

    5. Informe o diretório de destino.

      Dica:

      Clique em Abrir caso queira abrir o diretório informado.

    6. Clique em Exportar.


  5. (Opcional) Clique em Abrir para abrir o diretório onde o aquivo txt que foi gerado.

    Caso não queira abrir, clique em Fechar.


Personalizar Colunas

Utilize esta opção para personalizar as colunas da tela principal do sistema Follow UP.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em .
  4. Selecione na tela Personalização a coluna que você deseja incluir, mantendo o botão do mouse pressionado.

  5. Arraste a coluna para a posição de sua preferência.

    Se você deseja remover alguma coluna, basta realizar o procedimento inverso, arrastando a coluna para a tela Personalização.

  6. Feche a tela Personalização.  


Dicas!

Caso queira salvar esta personalização, clique em para utilizar as opções de cenários.
Se quiser retornar para o cenário padrão da tela principal do sistema Follow UP, clique em para restaurá-lo.

Avaliar Recurso

Utilize esta opção para fazer a sua avaliação do Follow UP.

  1. Clique na aba Clientes, na tela principal do Shop.

  2. Clique em Follow UP.

  3. Clique em Avaliar recurso.

  4. Informe os dados da sua avaliação do sistema Follow UP.

    Para mais detalhes sobre esta avaliação, consulte o tópico Feedback.

  5. Clique em Enviar.