O Four Keep disponibiliza os recursos necessários para que você possa criar e administrar seus pedidos de venda. 

O acesso à criação do pedido de venda no aplicativo pode ser realizado de duas formas:

  • Tela de inclusão de pedidos: podem ser selecionados vários itens para inclusão no pedido. Nesta tela, você seleciona os produtos que vão compor o pedido. Ao término, quando clicar no botão de salvar, os itens serão incluídos nesse pedido. Para finalizar, basta informar o cliente, condição e forma de pagamento. 
  • Tela de detalhes do cliente: possibilita a criação do pedido, selecionando primeiro o cliente. Pode ser incluído apenas um item por vez. Nesta tela, você descreve a forma de pagamento e, em seguida, seleciona os produtos que vão compor o pedido do cliente selecionado. 
  • Importar PDF : permite importar arquivos PDF de pedidos exportados do aplicativo Fourkeep ou do sistema legado (Four Keep Legacy). O sistema extrai automaticamente os dados do pedido e cria rascunhos prontos para revisão e envio.


Criar Pedido

  1. Na tela principal de Pedidos, clique no botão + para adicionar um novo pedido.

    Com o Mobile Four Keep integrado ao Bimer e habilitada a opção Habilitar Flex nas configurações do Integrador Bimer x Four Keep em Opções / Flex, você terá acesso ao Saldo Flex do vendedor. O recurso Saldo Flex tem como objetivo fazer com que os acréscimos concedidos pelo vendedor nos pedidos sejam utilizados como descontos em outros pedidos (Flex). Assim, o vendedor só poderá conceder descontos caso possua saldo flex disponível. Todavia, caso os pedidos realizados no Four Keep possuam condições de pagamento informadas no Integrador Bimer x Four Keep para desconsiderar o Flex, o cálculo do Flex não será realizado.

    Este recurso ainda não está disponível no integrador WSHOP.

  2. Informe os dados do pedido. Os dados incluem: Cliente, Natureza da operação, Condição de pagamento, Forma de pagamento, Aplicar Desconto, Entrega, Transportador, Custo do transportador, Assinatura e Observações.

    (informação) A seleção do cliente deve ser a primeira ação realizada, pois ela define os preços que serão exibidos posteriormente. Com o cliente associado a uma tabela de preço, a tabela é carregada automaticamente para os itens compatíveis. Caso o cliente selecionado tenha sido exportado da base da retaguarda com informações de situação cadastral, este será apresentado como adimplente ou inadimplente, assim como seu valor de crédito disponível (caso haja). Se quiser efetuar a venda para um cliente inadimplente, o aplicativo permitirá a venda desde que a forma de pagamento seja à vista. Ainda na aba de Pedido, caso aplique um desconto global sobre o valor total líquido dos itens no pedido (campo informações adicionais) e esse desconto for maior que o limite de desconto do usuário ou do que o saldo Flex, o sistema não permitirá que o pedido seja gravado.

  3. Acesse a aba Produtos no pedido.

  4. Clique em Adicionar Produto.

  5. Localize o produto desejado utilizando o campo de busca por código ou por nome .

    Dica:

    Você também pode localizar o produto desejado diretamente pela categoria. Para isto, clique no botão de filtro, no canto superior direito da tela. Ao aplicar o filtro, serão apresentados somente os produtos da categoria selecionada. Também é possível ordenar a listagem de produtos na aba de filtros .

  6. Para adicionar o produto ao pedido, você pode:

    • Tocar nos botões + ou − diretamente na listagem para incrementar ou decrementar a quantidade do produto sem precisar abrir a tela de detalhes. Se a quantidade chegar a 0, o produto é removido do pedido.

    • Tocar no card/nome do produto na listagem para abrir diretamente a tela de inclusão, onde é possível informar quantidade, desconto e demais campos de detalhe.

    Dica:

    Ao clicar em um produto, o sistema apresenta as opções de Detalhes do produto.

  7. Preencha os campos de detalhe de adição do produto ao pedido. Confira os campos e os tipos de valor que devem ser preenchidos:

    (informação) Os campos Embalagem e Qt. por embalagem só são habilitados caso o item tenha essa informação na retaguarda.

    • Valor Líquido: R$
    • Acréscimo: %
    • Desconto: %
    • Embalagem: Seleção
    • Qt. por embalagem: Número
    • Quantidade: Número
    • Complemento: Texto

      Também é possível alterar a tabela de preço desse produto, caso tenha mais de uma registrada para ele. Basta clicar em Tabela de preço e selecionar a tabela desejada.

      (aviso) Só é possível alterar a tabela de preço caso a permissão no seu integrador estiver habilitada.


  8. Clique no botão Adicionar ao pedido para salvar o(s) produto(s), inserindo-o no pedido. 

  9. Clique em Voltar (<).

  10. Clique no botão Salvar Pedido para finalizar a criação do pedido.

    Você também pode deixar o pedido salvo como rascunho, caso não possa salvar ele agora mas queira voltar nele em outro momento. Basta clicar em Salvar como Rascunho.

    Caso o pedido seja feito para um cliente que não possua crédito disponível, o pedido de venda será bloqueado, exceto se a forma de pagamento for à vista (ex: dinheiro ou cartão). O mesmo ocorrerá se o desconto informado no pedido for maior do que a alíquota máxima de desconto permitida no cadastro do prazo, e se for maior que o saldo flex ou limite de desconto do usuário logado.


Abas de Acesso Rápido

Na tela de adição de produtos ao pedido, estão disponíveis três abas de acesso rápido para facilitar a localização dos produtos:

  • Código — Exibe todos os produtos disponíveis, com busca por código ou nome.

  • Favoritos — Exibe apenas os produtos marcados como favoritos para o cliente selecionado.

  • Frequentes — Exibe os produtos frequentes do cliente selecionado, identificados com um rótulo azul.

Cada aba possui um botão Ver Todos que direciona para a listagem completa de produtos com o filtro correspondente já aplicado.

Além das abas, a listagem de produtos conta com um filtro rápido que permite filtrar diretamente por Favoritos ou Frequentes sem precisar alternar entre as abas.


Favoritar Produtos

O recurso de favoritos permite marcar produtos que são utilizados com frequência para um determinado cliente, facilitando o acesso rápido durante a criação de pedidos.

Como favoritar um produto:

  1. Na listagem de produtos do pedido, localize o produto desejado.

  2. Toque no ícone de coração (♡) ao lado do produto.

  3. O coração ficará preenchido, indicando que o produto foi marcado como favorito.

Características dos favoritos:

  • Os favoritos são persistidos por cliente e por vendedor — cada cliente possui sua própria lista de favoritos.

  • Os produtos favoritos aparecem no topo da listagem de produtos e na aba Favoritos do acesso rápido.

  • Ao trocar o cliente do pedido, a listagem de favoritos é atualizada automaticamente para refletir os favoritos do novo cliente selecionado.

  • Um produto pode ser favorito e frequente simultaneamente — favoritar um produto frequente não remove a marcação de frequente.


Produtos Frequentes

O recurso de produtos frequentes identifica automaticamente os produtos com maior histórico de vendas para cada cliente, exibindo-os com destaque na listagem para agilizar a criação de pedidos.

Como funciona:

  • Ao incluir um produto em um pedido de um cliente, esse produto passa a ser marcado como frequente para aquele cliente.

  • Os produtos frequentes são exibidos no início da listagem com um rótulo azul indicando "Frequente".

  • O critério para marcar um produto como frequente é: estar entre os 20 produtos mais pedidos do cliente selecionado.

  • Os produtos frequentes também ficam disponíveis na aba Frequentes do acesso rápido.

  • Ao trocar o cliente do pedido, a listagem de frequentes é atualizada automaticamente para refletir os dados do novo cliente.

A marcação de frequente é atualizada automaticamente — não é necessário fazer logoff/login para que um produto recém-incluído em um pedido apareça como frequente na próxima consulta.


Duplicar Pedido

  1. Na tela principal de Pedidos, localize o pedido que deseja duplicar.
  2. Mantenha o dedo pressionado sobre o pedido.
  3. Selecione a opção Duplicar.

  4. (Opcional) Altere os campos das abas contendo os dados do pedido selecionado.  

  5. Clique no botão Salvar Pedido.


Importar Pedido via PDF

Esta funcionalidade permite ao vendedor importar arquivos PDF de pedidos e transformá-los em rascunhos dentro do app, sem necessidade de conexão com a internet. O sistema reconhece automaticamente PDFs gerados pelo Fourkeep e pelo sistema legado (Four Keep Legacy).

Importar PDF

  1. No menu lateral do app, selecione a opção Importar PDF.

  2. Selecione um ou mais arquivos PDF do dispositivo.

  3. O sistema processa os PDFs em segundo plano, identifica o formato e extrai cliente, produtos, quantidades, valores, condição e forma de pagamento, transportadora, frete, data de entrega e observações.

  4. Após a extração, o sistema informa quais campos não foram preenchidos automaticamente e precisam de atenção.

  5. Os pedidos importados ficam em uma fila de revisão com status Pendente.

O sistema tenta vincular automaticamente os dados extraídos ao cadastro local (cliente por código/CPF-CNPJ/nome; produtos por código; condição, forma de pagamento e transportadora por nome).

Limites: até 10 MB por arquivo; apenas PDFs são aceitos; processamento paralelo de até 3 arquivos.


Revisar e Enviar Pedidos Importados

  1. Abra a fila de revisão e selecione um pedido Pendente.

  2. Confira os dados extraídos e preencha os campos faltantes.

  3. Quando os obrigatórios estiverem completos (cliente, 1 produto, condição, forma e data de entrega), marque como Revisado.

  4. Envie para a tela de pedidos (individualmente ou em lote) para criar rascunhos.

Após o envio, os pedidos são removidos da fila e aparecem em Rascunhos. Os itens da fila são salvos localmente e não sincronizam até o envio do rascunho.

Excluir Pedido da Fila de Importação

  1. Na fila de revisão, selecione o pedido e toque em Excluir.

  2. Confirme a exclusão.


Excluir Pedido

Atenção:

Esta rotina só é permitida se o pedido ainda não estiver sincronizado. Pedidos já sincronizados só podem ser excluídos na retaguarda. Não há um limite estipulado de dias para o pedido ser deletado do aplicativo após a sincronização. Sendo assim, uma vez que o mesmo for inserido no Four Keep e não excluído na base da retaguarda, sempre ficará disponível para visualização no aplicativo mobile.

  1. Na tela principal de Pedidos, localize o pedido que deseja excluir.
  2. Mantenha o dedo pressionado sobre o pedido.
  3. Selecione a opção Excluir.

    Também é possível excluir pedidos apenas mantendo o dedo pressionado sobre o pedido e deslizando para a direita.


Editar Pedido

Atenção:

Esta rotina só é permitida se o pedido ainda não estiver sincronizado de forma que os campos fiquem editáveis para modificação dos valores e itens. No entanto, se a sincronização já tiver sido realizada, não é possível fazer a edição do pedido pelo aplicativo mobile, logo o botão para salvar o pedido não será apresentado.

  1. Na tela principal de Pedidos, localize o pedido que deseja editar.
  2. Clique no pedido.
  3. Selecione a opção Editar no canto superior direito.
  4. Realize as alterações conforme o necessário.
  5. Clique no botão Salvar Pedido.


Localizar Pedidos não Sincronizados

  1. Na tela principal de Pedidos, deixe a opção de Exibir pedidos sincronizados, no canto superior direito, desmarcada.
  2. Clique no botão de Lupa para localizar o pedido desejado.

Caso o pedido tenha sido cancelado na retaguarda, ao realizar uma nova sincronização e localizar o mesmo no Mobile Four Keep, o motivo de cancelamento informado na retaguarda será apresentado abaixo do pedido cancelado. Se o motivo do cancelamento não tiver sido informado na retaguarda, será apresentado o texto: Motivo não informado.

Localizar Pedidos Sincronizados

  1. Na tela principal de Pedidos, habilite a opção de Exibir pedidos sincronizados, no canto superior direito.

  2. Clique no botão de Lupa para localizar o pedido desejado.

Dica:

Mesmo que o pedido já esteja sincronizado, você pode visualizar os detalhes dos produtos no final do pedido selecionado.


Enviar Pedido por E-mail

Esta rotina permite enviar o pedido selecionado via e-mail, seja este sincronizado ou não a uma retaguarda. Mesmo que o cliente ainda não tenha sido sincronizado, após o cadastro de um pedido para o mesmo, também será possível enviar o e-mail.

  1. Na tela principal de Pedidos, localize o pedido que deseja enviar por email.
  2. Mantenha o dedo pressionado sobre o pedido.
  3. Selecione a opção Exportar como PDF.
  4. (Opcional) Marque a opção Exibir imagens do produto para que as imagens de cada produto sejam impressas ao lado deles no PDF.
  5. (Opcional) Marque a opção Exibir observação do produto, para que os produtos sejam impressos acompanhados de suas observações.
  6. Clique em Gerar
  7. Selecione como deseja enviar o PDF:

    • E-mail

    • Outro aplicativo

Visualizar PDF do Pedido

Esta rotina permite visualizar o arquivo de PDF do pedido selecionado, seja este sincronizado ou não a uma retaguarda.

  1. Na tela principal de Pedidos, localize o pedido que deseja visualizar o PDF.
  2. Mantenha o dedo pressionado sobre o pedido.
  3. Selecione a opção Visualizar PDF.
  4. (Opcional) Marque a opção Exibir imagens do produto para que as imagens de cada produto sejam impressas ao lado deles no PDF.
  5. (Opcional) Marque a opção Exibir observação do produto, para que os produtos sejam impressos acompanhados de suas observações.
  6. Clique em Gerar
  7. Escolha o aplicativo de sua preferência para visualizar o PDF.


Salvar Pedido como Rascunho

  1. Comece o processo de criação, edição ou duplicação de Pedido.
  2. Na Tela de Pedidos, clique em Salvar como Rascunho.