Ao emitir uma nota de serviço, você pode se deparar com a rejeição "Erro no lote", acompanhada do aviso sobre o campo "Responsável/Retentor". Essa mensagem indica que há uma inconsistência no preenchimento da nota, relacionada à retenção do ISSQN.

 A boa notícia é que o ajuste é simples quando sabemos quando e por que preencher esse campo.

O que significa esse erro?

O sistema identifica que o campo "Responsável/Retentor" foi preenchido mesmo sem que o tomador do serviço seja o responsável por reter o ISSQN na fonte — ou seja, sem que haja substituição tributária. Isso acontece, por exemplo, quando o prestador está configurado como substituto sem base legal para isso.

Por que isso acontece?

O campo "Responsável/Retentor" só deve ser preenchido quando o tomador do serviço for definido como responsável por reter o ISS e recolher o valor ao município, o que depende da legislação da prefeitura onde o serviço foi prestado. Preenchê-lo de forma incorreta causa rejeição da nota.

Quando preencher esse campo?

Preencha somente quando o tomador for definido como Substituto Tributário, o que costuma ocorrer quando:

• O prestador está em outro município;

• O tomador é uma empresa pública, instituição financeira, construtora ou outro tipo definido pela lei municipal;

• Existem acordos legais específicos que exigem a retenção do ISS pela fonte pagadora.

Quando não preencher o campo?

• Quando não há retenção de ISS;

• Quando o prestador é quem recolhe o imposto ao município;

• Quando a legislação da cidade não determina que o tomador seja o substituto tributário.

Passo a passo para corrigir a rejeição no sistema

1.Acesse: Aba Configurações e Manutenção > Opções > Produtos > Dados Fiscais

• Verifique se a opção "Calcular retenção de impostos (INSS/IRRF/CSRF)" está marcada.

• Se marcada, certifique-se de que o tomador realmente deve reter o ISS (conforme legislação).
  

2.No cadastro do serviço:

• Acesse a aba Dados Fiscais e confira se as alíquotas estão corretas.
  

3.No cadastro do cliente (tomador):

• Verifique se ele está como Pessoa Jurídica.

• Confirme se o campo "Calcula CSRF" está marcado.

4.Corrija a configuração de substituição tributária:

• Acesse o cadastro do destinatário.

• Desmarque a opção "Substituto Tributário ISS" caso ele não seja responsável legalmente pela retenção.
  

Base Legal

A substituição tributária no ISS é prevista na Lei Complementar nº 116/2003, mas sua aplicação varia de acordo com as regras de cada município. O objetivo é garantir que o imposto seja arrecadado pelo município onde o serviço foi efetivamente tomado.