Autor do artigo: Thamirys.sup.pack
Este artigo traz orientações sobre os campos gerados pelo sistema Fiscal para envio da DEFIS, para contribuintes do Simples Nacional.
Definição
DEFIS significa Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais. Trata-se de uma obrigação acessória cujo objetivo é informar à Receita Federal os dados econômicos e fiscais de uma empresa optante do Simples Nacional, referentes ao último ano vigente.
Como gerar a DEFIS
Para realizar a geração da declaração:
Acesse o sistema Fiscal → aba Federal → DEFIS.
Selecione a Empresa e clique em Avançar.
Informe o Ano para Processamento, período de Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial, caso exista.
- Através do ícone Configurar Preenchimento é possível integrar valores do Sistema Contábil e do cadastro de CFOPs a serem declarados.
- Clique em Concluir.
- Em caso de correção de informações enviadas anteriormente, marque a opção Retificadora.
- Informe os dados solicitados como CNPJ, CPF do responsável, Código de Acesso e o Catpcha.
- Clique em Preencher DEFIS.
Integração via API Integra Contador do Serpro
Para simplificar o envio da DEFIS, é possível realizar o envio utilizando a API Integra Contador do Serpro.
O envio pode ser realizado diretamente na Central do Simples Nacional.
Para mais informações sobre envio da DEFIS através do Integra Contador, clique aqui.
Dados automáticos
Os dados de CNPJ, CPF do responsável e o Código de Acesso podem ser preenchidos automaticamente pelo sistema Fiscal.
- O CNPJ é preenchido com o número informado no cadastro da empresa no sistema WPHD.
- O CPF do responsável é preenchido quando, ao menos, um sócio cadastrado e vinculado a empresa no sistema WPHD está com a configuração Responsável CNPJ marcada. Para realizar essa configuração:
- Acesse o sistema WPHD.
- Selecione a aba Cadastros.
- Clique no ícone de Empresas e selecione a empresa desejada.
- Selecione a parte superior do cadastro, no menu ou ícone de Sócios.
- Abra ou vincule um sócio, deixando marcada a opção Responsável CNPJ.
- O Código de Acesso é levado quando informado no cadastro da empresa. Para realizar essa configuração:
- Acesse, no sistema Fiscal, a aba Cadastros.
- Na opção Empresas, selecione a empresa do Simples Nacional.
- Na aba Geral, selecione a subaba Básico.
- Acesse Simples Nacional (Super Simples).
- Selecione Código de Acesso e informe o código.
Configurar Preenchimento - Contas Contábeis
Através do ícone Configurar Preenchimento é possível integrar valores do Sistema Contábil a serem levados a DEFIS.
Acesse o sistema Fiscal → Federal → DEFIS.
Selecione a Empresa e clique em Avançar.
- Informe o Ano para Processamento, Período de Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial caso exista.
Clique no ícone Configurar Preenchimento e selecione a Empresa desejada.
Dentro de Configurar Preenchimento, na aba Contas Contábeis serão apresentados os campos:
- Despesas Pagas no período: onde a soma dos dados apurados irá preencher o campo 11 da DEFIS. Abaixo mostraremos a forma de lançamento:
- Para realizar o lançamento clique no ícone Adicionar Conta, informe a chamada da conta de despesas clicando sobre a lupa. Após clique no ícone "+" para realizar a inclusão.
Se desejar marque a opção Considera contrapartida, será habilitado o campo Chamada da conta de contrapartida, clique na Lupa e indique a Chamada de contrapartida, após clique no ícone "+" para realizar a inclusão.
Para finalizar clique em Gravar.
Saldo Caixa/Banco: onde a soma dos dados apurados irão preencher os campos 3 e 4 da DEFIS. Abaixo mostraremos a forma de lançamento:
- Para realizar o lançamento clique no ícone Adicionar Conta, dê um duplo clique sobre a conta desejada para que ela seja adicionada.
- Para finalizar clique em Gravar.
É necessário que a empresa esteja cadastrada no sistema Contábil, e no sistema Fiscal em Cadastros → Empresas → Geral → Integração, o campo Integra com a Contabilidade deverá estar marcado.
Para saber como informar as contas em bloco, clique aqui.
Configurar Preenchimento - Informações referentes às Contas e Lançamentos
- Sobre o campo Despesas pagas no período:
No site da DEFIS na área de preenchimento das informações econômicas e fiscal por estabelecimento, o campo 11 tem a seguinte descrição "11. Total de despesas no período abrangido pela declaração". Esse trecho dá a entender que toda e qualquer despesa deve ser considerada para o preenchimento do campo. Porém, no manual de preenchimento da DEFIS, ao se referir a essa informação, é dito que deve ser preenchido com o valor das despesas "Pagas" no período. Para atender a essa particularidade, o recurso permite duas formas de configuração: o mapeamento apenas das contas de despesa ou a relação dos lançamentos com uma contrapartida específica. A primeira opção é mais adequada para usuários que desejam alimentar toda e qualquer despesa, independente de ter sido paga ou não. Já a segunda opção é mais adequada a usuários com demanda por somente as despesas pagas.
A configuração com contrapartida é definir qual a conta de despesa, ou da provisão das despesas, com contrapartida da conta de disponibilidade utilizada para pagar tal despesa.
Exemplo:
- Num lançamento contábil de provisão de despesa de energia elétrica, seria tradicionalmente feito da seguinte forma:
D - Conta de despesas com energia.
C - Provisão de energia a pagar.
- Posteriormente o pagamento acontecerá, e o registro do fato contábil ficaria da seguinte maneira:
D - Provisão de energia a pagar.
C - Conta caixa ou bancos.
Então pensando na configuração da DEFIS para considerar apenas as despesas pagas, no sistema seria vinculada a conta de provisão de energia elétrica com contrapartida de conta caixa ou bancos.
Exemplo:
- Escrituração da despesa com contrapartida diretamente na conta de disponibilidade:
D - Conta de despesas com energia.
C - Conta caixa ou bancos.
Caso o usuário apresente esse tipo de lançamento, a configuração da DEFIS deve ser pela conta de despesa, com contrapartida na disponibilidade, sem necessidade de informar a provisão, ou seja, a configuração vai depender de como a contabilidade registra esses fatos contábeis. Porém, numa eventual dúvida sobre esse método, o usuário pode cadastrar ambas as contas, provisão e despesa, com contrapartida da conta de disponibilidades, evitando assim qualquer eventual problema de interpretação sobre o registro do fato contábil.
Configurar Preenchimento - Cadastro de CFOPs de entrada
Por meio do campo Configurar Preenchimento é possível cadastrar os CFOPs de entrada que preencherão o campo 9 na DEFIS.
Acesse o sistema Fiscal → aba Federal → DEFIS.
Selecione a Empresa e clique em Avançar.
- Informe o Ano para Processamento, Apuração do Estoque Inicial e Final (se desejar) e a Situação Especial, caso exista.
Clique no ícone Configurar Preenchimento → selecione a Empresa desejada.
Dentro de Configurar Preenchimento, clique na aba Entradas.
No campo da esquerda, serão apresentados todos os CFOPs cadastrados para entradas no sistema; no campo da direita, serão apresentados os CFOPs padrão (previamente configurados para integração com a DEFIS).
- Para incluir ou remover CFOPs, utilize as setas para direcionar os entre as colunas de itens considerados e desconsiderados.
- Após, clique em Gravar.
Configurar Preenchimento - Cadastro de CFOPs de devolução
No campo de Configurar Preenchimento, também é possível cadastrar os CFOPs de devolução que preencherão o campo 10 na DEFIS (Total de devoluções de compras de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração). Para informá-los:
- Acesse o campo, selecionando a opção Devoluções.
- No campo da esquerda, serão apresentados todos os CFOPs considerados para preenchimento do campo 10. Já no campo da direita, serão apresentados todos os CFOPs desconsiderados para preenchimento do campo 10.
Para incluir e remover CFOPs, utilize as setas para mover os códigos entre as colunas de itens considerados e desconsiderados.
- Por fim, clique em Gravar.
Configurar Preenchimento - Clonando dados de outra empresa
É possível clonar as configurações realizadas no ícone Configurar Preenchimento para outras empresas, uma vez que já possua um cadastro que tenha informações e deseje replicá-lo em outra empresa, para isso realize os passos abaixo:
- Acesse o sistema Fiscal → aba Federal → DEFIS.
- Selecione a Empresa e clique em Avançar.
- Selecione o ano de processamento apenas.
- Clique no ícone Configurar Preenchimento e selecione a Empresa desejada.
- Ao selecionar uma empresa que ainda não possua cadastro será apresentada a mensagem: "Já existe configuração de preenchimento DEFIS para outra empresa. Deseja carregar esses dados para a empresa atual?", clique em Sim.
- Serão apresentadas as empresas cadastradas, marque o Campo CFOP para replicar na empresa atual os dados referentes ao cadastro de CFOPs da empresa escolhida.
- Marque o Campo Conta para replicar na empresa atual os dados referentes ao cadastro das Contas da empresa escolhida;
- Feita a configuração clique em Gravar.
Campo Conta
Só será habilitada a marcação do campo conta para as empresas que trabalhem com o mesmo plano de contas cadastrado no Sistema Contábil.
Caso a empresa não possua um breve cadastro de configuração de preenchimento da DEFIS e possua um plano de contas igual ou diferente de uma empresa com cadastro de configurações de preenchimento da DEFIS será demonstrado a seguinte mensagem:
Já existe configuração de preenchimento DEFIS para outra empresa. Deseja carregar esses dados para empresa atual?
Dessa forma, o sistema permite selecionar Sim ou Não, possibilitando ao usuário replicar as configurações conforme a necessidade da empresa selecionada.
Campos gerados pelo sistema Fiscal relativo às informações econômicas e fiscais de todas as MEs e EPPs (Empresas do Simples Nacional)
- Ganho de capital: Valor lançado no módulo Receitas e Deduções, no tipo de operação configurado com a natureza Ganho de Capital.
- Quantidade de empregados no início e no final do período abrangido pela declaração: Será importado do sistema Departamento Pessoal da Alterdata.
- Receita proveniente de exportação direta: Valores de vendas lançados com CFOP iniciado por 7, com incidência de IRPJ/Simples marcada.
- Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora: Valores de vendas lançados com os CFOPs 5501, 5502, 6501 e 6502, com incidência de IRPJ/Simples marcada.
- Identificação e rendimentos dos sócios CPF do sócio e nome: Importado do sistema PHD, buscará o nome e CPF do sócio vinculado à empresa (poderá ser importado mais de um sócio).
- Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa: Valores de rendimentos decorrentes da remuneração recebida pelo trabalho (importadas pelo Departamento Pessoal) e de distribuição de lucros e dividendos.
Para o lançamento de distribuição de lucros, existem cenários onde os valores podem ser importados do Fiscal ou do Departamento Pessoal, dando prioridade às informações do Fiscal caso haja lançamentos em ambos os sistemas para o mesmo período e sócio. Para mais informações sobre a conferência de rendimentos e lucros distribuídos, clique aqui.
- Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa: Valores dos eventos adicionais, configurados como Aparecem em Folha com incidência de tributos.
- Percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração (%): Percentual do sócio vinculado à empresa no PHD.
- Imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela empresa (ME ou EPP): Total do evento de IRRF do sócio.
- Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável: No momento, esses lançamentos não são importados pelo sistema.
- Doações à campanha eleitoral: No momento, esses lançamentos não são importados pelo sistema.
Campos relativos às informações econômicas e fiscais por estabelecimento
Serão informados os dados econômicos e sociais de cada um dos estabelecimentos da PJ declarante durante o período abrangido pela declaração.
Estoque inicial do período abrangido pela declaração: Data inicial informada no módulo gerador.
Estoque final do período abrangido pela declaração: Data final informada no módulo gerador.
Total de aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total das notas de entradas para comercialização ou industrialização referente aos CFOPs que estão configurados como Compras Normais ou Substituição Tributária.
Total de ENTRADAS de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de entrada de transferências relativas aos CFOPs que estão configurados como Transferência.
Total de SAÍDAS de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de saída de transferências relativas aos CFOPs que estão configurados como Transferência.
Total de devoluções de vendas de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de entrada de devolução de vendas relativas aos CFOPs 1201, 1202, 1203, 1204, 1410, 1411, 1553, 1660, 1661, 1662, 2201, 2202, 2203, 2204, 2410, 2411, 2660, 2661, 2662, 3201, 3202, 3211, 3553.
Total de entradas no período abrangido pela declaração: Valor total das notas de entrada, incluído os itens 5, 6 e 8.
Total de devoluções de compras de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de saída de devolução de compras relativas aos CFOPs 5201, 5202, 5210, 5410, 5411, 5553, 5556, 5660, 5661, 5662, 6201, 6202, 6210, 6410, 6411, 6553, 6556, 6660, 6661, 6662, 7201, 7202, 7210, 7211, 7553, 7556.
Total de entradas interestaduais por UF: Valor total referente às notas de entrada por UF. Não será informado o valor das entradas cuja UF seja idêntica à do estabelecimento declarante.
Total de saídas interestaduais por UF: Valor total referente às notas de saída por UF. Não será informado o valor das saídas cuja UF seja idêntica à do estabelecimento declarante.
Valor do ISS retido na fonte no ano-calendário, por Município: Valor total do ISS Retido referente às notas fiscais de ISS Saída que tiveram ISS retido por UF e Município.
Total de despesas no período abrangido pela declaração: Informar o total das despesas da pessoa jurídica no período abrangido pela declaração. Consideram-se despesas pagas as decorrentes de desembolsos financeiros relativos ao curso das atividades da empresa e inclui custos, salários e demais despesas operacionais e não operacionais.
Prestação de serviços de comunicação: No momento, o sistema não realiza a importação dessas informações.
Campos relativos às informações econômicas e fiscais na mudança de endereço do estabelecimento
Aquisição de mercadorias de contribuintes dispensados de inscrição, exceto produtor rural: Valor total das notas de entrada em que o fornecedor esteja com o campo IE preenchido como ISENTO.
