Simples Nacional - DEFIS - Conheça os campos gerados pelo sistema

Autor do artigo: Alansilva.sup.pack

O que é DEFIS 

 

DEFIS significa Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, trata-se de uma obrigação acessória cujo objetivo é informar à Receita Federal os dados econômicos e fiscais de uma empresa optante do Simples Nacional.












Como gerar a DEFIS


  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DEFIS;

  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;

  3. Informe o Ano para Processamento, período de Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial, caso exista;

  4. Através do ícone Configurar Preenchimento é possível integrar valores do Sistema Contábil, e do cadastro de CFOPs a serem levados a DEFIS, veremos mais sobre essa opção nos tópicos a seguir;
  5. Clique em Concluir;
  6. Em caso de correção de informações enviadas anteriormente, poderá marcar a opção Retificadora;
  7. Informe os dados solicitados como CNPJ, CPF do responsável, Código de Acesso e o Catpcha, em seguida clique em  Preencher DEFIS.

Integração via API Integra Contador do Serpro

  • Para simplificar o envio da DEFIS, criamos uma integração utilizando a API Integra Contador do Serpro.
    Esta solução torna o processo do usuário mais rápido e prático. O envio pode ser realizado diretamente na Central do Simples Nacional

  • Clique aqui, e saiba mais informações sobre envio da DEFIS através Integra Contador.

Dados automáticos

Os dados de CNPJ, CPF do responsável e o Código de Acesso podem ser preenchidos automaticamente pelo sistema Escrita fiscal.

  1. O CNPJ é preenchido com o número informado no cadastro da empresa no sistema WPHD.

  2. O CPF do responsável é preenchido quando, ao menos, um sócio cadastrado e vinculado a empresa no sistema WPHD está com a configuração Responsável CNPJ marcada.
    1. Para isto acesse o sistema WPHD;
    2. Aba Cadastros;
    3. O ícone de Empresas e apenas selecione a empresa;
    4. Clique na parte superior do cadastro, no menu ou ícone de Sócios;
    5. Abre ou vincule um sócio e deixe marcada a opção Responsável CNPJ.

  3. O Código de Acesso é levado quando informado no cadastro da empresa no sistema FISCAL;
    1. Para isto acesse no fiscal a aba Cadastros;
    2. Opção Empresas selecione a empresa do Simples Nacional;
    3. Na aba Geral;
    4. Sub aba Básico;
    5. Acesse Simples Nacional (Super Simples);
    6. A guia Código de Acesso e informe o código da empresa.

Configurar Preenchimento - Contas Contábeis

Através do ícone Configurar Preenchimento é possível integrar valores do Sistema Contábil  a serem levados a DEFIS.

  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DEFIS;

  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;

  3. Informe o Ano para Processamento, Período de Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial caso exista;

  4. Clique no ícone Configurar Preenchimento e selecione a Empresa desejada;

  5. Dentro de Configurar Preenchimento, na aba Contas Contábeis serão apresentados os campos:

  • Despesas Pagas no período: onde a soma dos dados apurados irá preencher o campo 11 da DEFIS. Abaixo mostraremos a forma de lançamento:
  • Para realizar o lançamento clique no ícone Adicionar Conta, informe a chamada da conta de despesas clicando sobre a lupa. Após clique no ícone "+" para realizar a inclusão;

  • Se desejar marque a opção Considera contrapartida, será habilitado o campo Chamada da conta de contrapartida, clique na Lupa e indique a Chamada de contrapartida, após clique no ícone "+" para realizar a inclusão;

  • Para finalizar clique em Gravar.


  • Saldo Caixa/Banco: onde a soma dos dados apurados irão preencher os campos 3 e 4 da DEFIS. Abaixo mostraremos a forma de lançamento:

  • Para realizar o lançamento clique no ícone Adicionar Conta, dê um duplo clique sobre a conta desejada para que ela seja adicionada.
  • Para finalizar clique em Gravar.

 

É necessário que a empresa esteja cadastrada no sistema Contábil, e no sistema Fiscal em Cadastros>empresas > aba geral > sub aba integração, o campo Integra com a Contabilidade deverá estar marcado.





















Configurar Preenchimento - Informações referentes as Contas e Lançamentos

  • Sobre o campo Despesas pagas no período:

No site da DEFIS na área de preenchimento das informações econômicas e fiscal por estabelecimento, o campo 11 tem a seguinte descrição "11. Total de despesas no período abrangido pela declaração". Esse trecho dá a entender que toda e qualquer despesa deve ser considerada para o preenchimento do campo, porém, no manual de preenchimento da DEFIS, ao se referir a essa informação, é dito que deve ser preenchido com o valor das despesas "Pagas" no período. Visando esta questão, o recurso foi desenvolvido para trabalhar de duas formas, ou seja, configurar apenas as contas de despesa desejadas, ou relacionar os lançamentos de despesa em uma contrapartida específica, sendo a primeira opção mais adequada para usuários que desejam alimentar toda e qualquer despesa, independente de ter sido paga ou não. Já a segunda opção é mais adequada a usuários com demanda por somente as despesas pagas.

A configuração com contrapartida é definir qual a conta de despesa, ou da provisão das despesas, com contrapartida da conta de disponibilidade utilizada para pagar tal despesa.

Exemplo:

  • Num lançamento contábil de provisão de despesa de energia elétrica, seria tradicionalmente feito da seguinte forma:

       D - Conta de despesas com energia;

       C - Provisão de energia a pagar;

  • Posteriormente o pagamento acontecerá, e o registro do fato contábil ficaria da seguinte maneira:

       D - Provisão de energia a pagar

       C - Conta caixa ou bancos

Então pensando na configuração da DEFIS para considerar apenas as despesas pagas, no sistema seria vinculada a conta de provisão de energia elétrica com contrapartida de conta caixa ou bancos.


Exemplo:

  • Escrituração da despesa com contrapartida diretamente na conta de disponibilidade:

         D - Conta de despesas com energia

         C - Conta caixa ou bancos

Caso o usuário apresente esse tipo de lançamento, a configuração da DEFIS deve ser pela conta de despesa, com contrapartida na disponibilidade, sem necessidade de informar a provisão, ou seja, a configuração vai depender de como a contabilidade registra esses fatos contábeis. Porém, numa eventual dúvida sobre esse método, o usuário pode cadastrar ambas as contas, provisão e despesa, com contrapartida da conta de disponibilidades, evitando assim qualquer eventual problema de interpretação sobre o registro do fato contábil.

Configurar Preenchimento - Cadastro de CFOP

Através do ícone Configurar Preenchimento é possível cadastrar CFOPs que irão preencher o campo 9 na DEFIS.

  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DEFIS;

  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;

  3. Informe o Ano para Processamento, Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial caso exista;

  4. Clique no ícone Configurar Preenchimento>selecione a Empresa desejada;

  5. Dentro de Configurar Preenchimento, clique na aba CFOP;

  6. No campo da esquerda serão apresentados todos os CFOPs cadastrados para entradas no Sistema, e no campo da direita serão apresentados os CFOPs padrão, que estarão previamente configurados para integração com a DEFIS;

  7. Através desta ferramenta é possível incluir CFOPs ou excluir CFOPs da geração da DEFIS;

  8. Para incluir um CFOP, selecione ele na tela da esquerda,após clique em  para que o CFOP selecionado seja enviado ao campo da direita  e levado também para a apuração na DEFIS;

  9. Para Excluir um CFOP, selecione ele na tela da direita e clique empara que o CFOP selecionado seja enviado ao campo da esquerda. Assim, o mesmo não será levado na apuração na DEFIS;
  10. Após, clique em Gravar.




Configurar Preenchimento - Clonando dados de outra empresa

É possível clonar as configurações realizadas no ícone Configurar Preenchimento para outras empresas, uma vez que já possua um cadastro que tenha informações e  deseje replicá-lo em outra empresa, para isso realize os passos abaixo:

  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DEFIS;
  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;
  3. Selecione o ano de processamento apenas;
  4. Clique no ícone Configurar Preenchimento> selecione a Empresa desejada;
  5. Ao selecionar uma empresa que ainda não possua cadastro será apresentada a mensagem: "Já existe configuração de preenchimento DEFIS para outra empresa. Deseja carregar esses dados para a empresa atual?", clique em Sim;
  6. Serão apresentadas as empresas cadastradas, marque o Campo CFOP para replicar na empresa atual os dados referentes ao cadastro de CFOPs da empresa escolhida;
  7. Marque o Campo Conta para replicar na empresa atual os dados referentes ao cadastro das Contas da empresa escolhida;
  8. Feita a configuração clique em Gravar.

Campo Conta

Só será habilitada a marcação do campo conta para as empresas que trabalhem com o mesmo plano de contas cadastrado no Sistema Contábil.

Caso a empresa não possua um breve cadastro de configuração de preenchimento da DEFIS e possua um plano de contas igual ou diferente de uma empresa com cadastro de configurações de preenchimento da DEFIS será demonstrado a seguinte mensagem:

  • Já existe configuração de preenchimento DEFIS para outra empresa. Deseja carregar esses dados para empresa atual?. Onde poderá ser marcado Sim ou Não.

Campos gerados pelo sistema Fiscal relativo às informações econômicas e Fiscais de todas ME's e EPP's (Empresas do Simples Nacional)

Ganho de capital: Valor lançado no módulo Receitas e Deduções, no tipo de operação configurado com a natureza 'Ganho de Capital'.
Quantidade de empregados no início do período abrangido pela declaração: Será importado do sistema Departamento Pessoal da Alterdata. 
Quantidade de empregados no final do período abrangido pela declaração: Será importado do sistema Departamento Pessoal da Alterdata. 
Receita proveniente de exportação direta: Valores de vendas lançados com CFOP iniciado por 7, com incidência de 'IRPJ/Simples' marcada.
Receita proveniente de exportação por meio de comercial exportadora: Valores de vendas lançados com CFOP 5501, 5502, 6501 e 6502, com incidência de 'IRPJ/Simples' marcada.
Identificação e rendimentos dos sócios CPF do sócio e nome: Importado do sistema PHD, buscará o nome e CPF do sócio vinculado à empresa, poderá ser importado mais de um sócio
Rendimentos isentos pagos ao sócio pela empresa: Valores dos eventos adicionais, configurados como 'Aparecem em Folha', sem incidência de incidência de 'IRPJ/Simples'.
Rendimentos tributáveis pagos ao sócio pela empresa:  Valores dos eventos adicionais, configurados como 'Aparecem em Folha' com incidência de IR, pró-labore, aluguéis ou serviços prestados.
Percentual de participação do sócio no capital social da empresa no último dia do período abrangido pela declaração (%): Percentual do sócio vinculado à empresa no PHD
Imposto de renda retido na fonte sobre os rendimentos pagos ao sócio pela ME/EPP: Total do evento de IRRF do sócio
Total de ganhos líquidos auferidos em operações de renda variável: Não importamos
Doações à campanha eleitoral: Não importamos
















Campos relativos às informações econômicas e Fiscais por estabelecimento

Serão informados os dados econômicos e sociais de cada um dos estabelecimentos da PJ declarante durante o período abrangido pela declaração.

Estoque inicial do período abrangido pela declaração: Data inicial informada no módulo gerador
Estoque final do período abrangido pela declaração: Data final informada no módulo gerador

Para levar as informações referentes ao "estoque inicial" e "estoque final", é necessário possuir movimento de Inventário escriturado no período, para maiores informações de como realizar a apuração do inventário pelo Escrita Fiscal, clique aqui.


Total de aquisições de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total das notas de entradas para comercialização ou industrialização referente aos CFOP´s que estão configurados como 'Compras Normais' ou 'Substituição Tributária'

Total de ENTRADAS de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de entrada de transferências relativas aos CFOP´s que estão configurados como 'Transferência'.

Total de SAÍDAS de mercadorias por transferência para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de saída de transferências relativas aos CFOP´s que estão configurados como 'Transferência'

Total de devoluções de vendas de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de entrada de devolução de vendas relativas aos CFOP´s 1201, 1202, 1203, 1204, 1410, 1411, 1553, 1660, 1661, 1662, 2201, 2202, 2203, 2204, 2410, 2411, 2660, 2661, 2662, 3201, 3202, 3211, 3553.

Total de entradas no período abrangido pela declaração: Valor total das notas de entrada, incluído os itens  5, 6 e 8.

Total de devoluções de compras de mercadorias para comercialização ou industrialização no período abrangido pela declaração: Valor total referente às notas de saída de devolução de compras relativas aos CFOP´s 5201, 5202, 5210, 5410, 5411, 5553, 5556, 5660, 5661, 5662, 6201, 6202, 6210, 6410, 6411, 6553, 6556, 6660, 6661, 6662, 7201, 7202, 7210, 7211, 7553, 7556.

Total de entradas interestaduais por UF: Valor total referente às notas de entrada por UF, não será informado o valor das entradas cuja a UF seja igual a UF da empresa declarante.

Total de saídas interestaduais por UF: Valor total referente as notas de saída por UF, não será informado o valor de saída cuja a UF seja igual a UF da empresa declarante.

Valor do ISS retido na fonte no ano-calendário, por Município: Valor total do ISS Retido referente às notas fiscais de ISS Saída que tiveram ISS retido por UF e Município.

Total de despesas no período abrangido pela declaração: Informar o total das despesas da pessoa jurídica no período abrangido pela declaração. Consideram-se despesas pagas as decorrentes de desembolsos financeiros relativos ao curso das atividades da empresa e inclui custos, salários e demais despesas operacionais e não operacionais.

Prestação de serviços de comunicação: Não importamos.


Campos relativos às informações econômicas e Fiscais na mudança de endereço do estabelecimento

Aquisição de mercadorias de contribuintes dispensados de inscrição, exceto produtor rural: Valor total das notas de entrada em que o fornecedor esteja com o campo IE preenchido como ISENTO.