Escreva no tempo presente porque ajuda a manter o estilo de escrita ativo e direto.

Use o tempo passado ou futuro apenas quando o tempo presente não fizer sentido na frase.

Errado: As páginas da Web foram carregados durante a instalação.

Correto: As páginas da Web são carregadas durante a instalação.

Escreva na segunda pessoa porque os usuários podem imaginar mais facilmente a realização da tarefa que você descreveu. 

Em alguns casos, quando o procedimento necessita de ações de terceiros, ou uma rotina envolve mais do que um usuário, é necessário utilizar a terceira pessoa.

Errado: Clica na aba Funcionários.

Correto: Clique na aba Funcionários.

As imagens podem facilitar o entendimento de um procedimento complexo.

Porém, é necessário utilizá-la somente quando adequado, caso contrário, o documento ficará poluído visualmente e dificultar a leitura. Além disso, imagens tem um custo alto de serem mantidas, porque se a tela do sistema mudar visualmente tem que ser atualizada na documentação.

Também só utilize ícones quando o botão ou recurso não tiver um texto abaixo do ícone, caso contrário priorize o texto, pq se o mesmo mudar terá que atualizar a documentação.

Utilize imagens e ícones somente quando julgar o acesso à opção ou o procedimento complexo.

Utilize para:

• Teclas: Pressione ALT+F1
• Nomes de menus e opções: Clique em Projeto / Novo.
  
• Outros objetos da interface: Clique no ícone System menu.
  
• Nome de campos: No campo Telefone preencha ...
• Controles e caixas de seleção: Marque a Novo Arquivo ...
  
• Títulos de mensagens: A mensagem Ação finalizada informa que...

Informações conceituais e de referência.

Geralmente é utilizado em parágrafos iniciais quando é necessário explicar para que o usuário utilizará o artigo.

Errado: Use esse guia para lhe auxiliar nos cadastros e lançamentos iniciais do sistema de Contabilidade.

Correto: Esse guia lhe auxilia nos cadastros e lançamentos iniciais do sistema de Contabilidade.

Informações da tarefa, ações, procedimentos e instruções.

Errado: O aplicativo pode ser iniciado. 

Correto: Inicie o aplicativo.

Evite ao máximo utilização do gerúndio (por exemplo, clicando) e particípio (por exemplo, clicado), porque podem dar a ideia de ambiguidade.

A linguagem técnica de manuais deve ser clara e objetiva, e permitir interação direta com o leitor.

Errado: Clicando na aba Funcionário.

Correto: Clique na aba Funcionário.

Lista

Utilize listas numeradas para procedimentos e passo a passo ou outras listas sequenciais.

Por exemplo: 

1. Abra o sistema
2. No campo Usuário preencha com seu login.
3. No campo Senha informe sua senha da rede.
4. Clique no botão Enter.

Enfatizar quem ou o que executa alguma ação.

O sujeito é agente, ou seja, pratica a ação.

Em passo a passos utilizamos a voz ativa porque fica claro que o usuário deve executar a ação.

Errado: Até 256 caracteres podem ser digitados neste campo de entrada. 

Correto: Você pode digitar até 256 caracteres neste campo de entrada.

Se você não quer enfatizar quem ou o que executa a ação. Se a ação ou o receptor da ação é mais importante que o agente.

No exemplo abaixo é importante enfatizar onde os catálogos são salvos e não quem salva.

Errado: O sistema salva o arquivo para o banco de dados.

Correto: O arquivo é salvo no banco de dados.