Com o contrato Aprovado, é hora de conhecermos o módulo Gestão.

Até este momento consideramos cada registro como Orçamento, entretanto, a partir da aprovação do orçamento trataremos cada registro como Contrato. A Gestão é um fator determinante para o sucesso do negócio, pois existem diversas variáveis que precisam ser controladas em tempo real para garantir eficiência para o negócio e satisfação para o cliente. Pensando nisso, o módulo de Gestão é o responsável por registrar toda e qualquer alteração no contrato em execução, tais como, alterações de datas, acréscimos ou redução do número de diárias e também a inclusão, exclusão ou alteração nos itens e despesas desses contratos.

Fluxo dos Itens e Despesas

Antes de iniciar a utilização do menu Gestão, é importante você entender, além do Fluxo principal do sistema e o Fluxo dos status, o Fluxo dos Itens e Despesas, visto que, o módulo é controlado pelos status próprios para indicar sua situação.

Liberar Contrato para Separação

A liberação do contrato é uma rotina realizada após a aprovação da proposta enviada ao contratante. Agora, ele deve ser acessado por usuários que tenham autonomia para revisar esse contrato, ajustá-lo em casos de necessidade e liberá-lo para separação do equipamento e/ou material junto ao setor de estoque principal, e medição de serviços e/ou despesas, e demais ações no menu Movimentação - Locações e Serviços.

1. Acesse a aba Faturamento / Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o orçamento foi gerado e teve sua proposta aprovada.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.
5. Clique no status do contrato Aprovado e altere-o para Liberado (para movimentar), na linha referente.
6. Confirme a alteração do status.
7. Requisite o equipamento e/ou material no menu Movimentação - Locações e Serviços.

Editar Contrato

Esta rotina é utilizada quando há mudanças que podem ocorrer durante a execução de um contrato, por exemplo, quando o contratante solicita estendê-lo por mais alguns dias. A Edição do contrato visa permitir a realização destas alterações, mas nesse caso, pode ser cobrado do contratante um valor diferente do que consta na proposta e isso gerar dúvidas. Exceto se o contratante exigir, fica a critério da empresa gerar ou não o aditivo quando estas mudanças ocorrem.

1. Acesse a aba Faturamento/ Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o orçamento foi gerado e teve sua proposta aprovada.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.
5. Clique em  Editar (contrato) ,  na linha referente ao contrato no status Liberado ou Execução.
6. Altere as informações necessárias.
7. Clique em Alterar.

Analisar Evolução do Contrato (Análise de resultado)

A Análise de resultado tem por objetivo apresentar ao usuário a evolução do contrato, que significa o percentual que já foi medido e também o que ocorreu durante a execução de cada contrato, fornecendo comparativos entre valores orçados, ajustados, realizados, diferenças e pendentes. Ao final da execução do contrato, também será possível visualizar as possíveis variações de cada item ou despesa.

1. Acesse a aba Faturamento/ Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o orçamento foi gerado e teve sua proposta aprovada.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.

5. Clique em Analisar resultado, na linha referente ao contrato nos status Liberado, Execução ou Finalizado.

6. Consulte o detalhamento de valores dos itens de cada categoria, separados pelas seguintes colunas.

   Dica:

   Nesta tela, também é possível ter uma visão do status de cada item, representados pelo ícone de “etiqueta” ao lado do nome do item.

   Coluna	Descrição
   Orçado	Valores dos itens ou despesas adicionados no orçamento.
   Ajustado	Valores dos itens ou despesas ajustados (editados) no menu Gestão - Locações e Serviços.
   Realizado	Valores já medidos dos itens ou despesas.
   Pendente	Valores pendentes de medição dos itens ou despesas. Cálculo: Realizado – Ajustado = Pendente
   Variação	Valores dos itens ou Despesas obtidos ao final do contrato. Cálculo: Realizado – Ajustado – Pendente = Variação
   Diferença	Valores dos itens ou Despesas obtidos em função dos ajustes do contrato. Cálculo: Ajustado – Orçado = Diferença

Gerar/ Enviar um Aditivo de Proposta do Contrato

Pode acontecer de, após a proposta ter sido aprovada e assinada pelo contratante, você identificar a necessidade de incluir algo que não foi previsto na proposta. Neste caso, é possível Gerar um aditivo de proposta do contrato, elaborado de acordo com um Modelo de Aditivo personalizado para envio ao contratante.

1. Acesse a aba Faturamento/ Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o orçamento foi gerado e teve sua proposta aprovada.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.
5. Clique em Editar (contrato) , na linha referente, e inclua os aditivos a serem considerados na proposta de aditivo do contrato.
6. Clique em Alterar.
7. Clique em Mais opçõese, em seguida Gerar aditivo, na linha referente ao orçamento nos status Liberado ou Execução.
8. Selecione o modelo de aditivo.
9. (Opcional) Clique em Editar, para alterar alguma informação no aditivo de proposta.
10. Clique em Visualizar para ver o aditivo antes do seu envio.
11. Clique em Salvar.
12. (Opcional) Imprima seu aditivo de proposta.

Cancelar Contrato

1. Acesse a aba Faturamento/ Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o orçamento foi gerado e teve sua proposta aprovada.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.
5. Clique em Mais opçõese, em seguida Cancelar, na linha referente ao orçamento nos status Aprovado.
6. Informe o motivo do cancelamento e confirme.

Finalizar Execução do Contrato

Até este momento, o contrato está com status Execução no menu Gestão - Locações e Serviços, e agora você precisa localizar esse contrato para Finalizado. Caso haja itens e despesas não medidos, seus status serão atualizados para Atendido com Corte ou Cancelado (se não tiver sido medida nenhuma quantidade). 

Agora, só o que resta é acessar a análise de resultado, já que não são mais permitidas ações neste contrato… Afinal, ele está Finalizado!

1. Acesse a aba Faturamento / Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o contrato foi gerado.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.
5. Clique no status do contrato Execução e altere-o para Finalizado, na linha referente.
6. (Opcional) Acesse a análise de resultado para fins de consulta.

Consultar Observações do Contrato

O filtro de contratos oferece acesso rápido a informações cruciais do contrato de locação.

1. Acesse a aba Faturamento / Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o contrato foi gerado.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.
5. Clique para expandir para visualizar a observação do orçamento.

Consultar Linha do Tempo

O recurso Linha do tempo permite visualizar toda a “vida” de um contrato, exibindo suas mudanças de fases, ações realizadas, documentos gerados, entre outras informações. A linha do tempo de um contrato é possível ser visualizada em várias fases, a partir dos diversos menus dos módulo, como: Orçamento, Gestão - Locações e Serviços e Movimentação - Locações e Serviços.

1. Acesse a aba Faturamento/ Gestão de locações e serviços no menu do Bimer UP.
2. Clique no menu Gestão.
3. Selecione a Empresa onde o orçamento foi gerado e sua proposta aprovada.
4. Informe um trecho do nome do cliente no campo Pesquisar ou clique em Filtros para uma busca mais detalhada.
5. Clique em Linha do tempo , na linha referente ao contrato.
6. (Opcional) Informe um trecho da sua busca no campo Pesquisar ou clique nas opções do quadro Filtrar linha do tempo para uma busca mais específica:
   • Requisições: É o momento em que é solicitada a separação do equipamento e/ou material junto ao setor de estoque principal, que por sua vez atenderá a requisição definindo as séries ou lotes (caso os itens possuam).Então, o equipamento e/ou material ficará disponíveis no estoque para expedição, para futuramente serem enviadas ao contratante (expedição).
   • Expedições:  É o momento em que o equipamento e/ou material separado será definitivamente movimentado para fora da empresa, em direção ao cliente.
   • Medições:  A medição é apontamento do que realmente foi utilizado durante a execução daquele contrato.
7. Clique em Filtrar.