Ajuste de Estoque


Por meio da opção Ajuste de Estoque você administra o processo de apuração das quantidades em estoque dos itens comercializados pela sua empresa, de tal forma que o mesmo possa ser comparado com o seu estoque real de cada item.

Conectado a um coletor de dados, a contagem dos seus produtos poderá ser realizada de forma rápida e dinâmica. O próprio sistema se encarrega de analisar as diferenças e permite que você gere os documentos de acertos de estoque.


Adicionar produto


Importar produtos


Editar produto


Remover da lista


Localizar


Marcar todos


Desmarcar todos


Gerar documento


Conferência


Apuração por usuário


Exportar


Importar


Diferença de estoque


Mais


Opções

Adicionar Produto

  1. Na tela inicial do  Shop Simples, clique em  Produtos.
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Adicionar produto.
  4. Selecione o produto.
  5. Preencha os dados para a inclusão do item na contagem. 
    CampoDescrição
    Alinhar (Opcional)

    Marque este campo para que o alinhamento entre as quantidades de estoque e de diferença sejam feitas automaticamente.

    Ao marcar essa opção o sistema realizará o mesmo procedimento que é feito no Grid Inventário pelo ícone Marcar Todos.

    Estocagem

    Neste campo será informada a unidade de estocagem do produto inserido na contagem.
    Para alterar esta unidade, siga os passos:

    1. Clique em  para editar o cadastro do produto.

      O Cadastro de Produtos será aberto.

    2. Informe a nova unidade de estocagem para o produto.

    3. Clique em Gravar.
    4. Feche o cadastro do produto.

    Esta unidade será visualizada na coluna Unidade de Estocagem no grid do Inventário e nos relatórios do módulo Inventário.

    Qt. Apurada

    Informe a quantidade do item selecionado que foi apurada na contagem.

    Caso o ícone esteja habilitado, o usuário atualmente logado não possuirá permissão para inclusão ou alteração da quantidade apurada.
    Esta permissão é concedida ou removida no cadastro do respectivo usuário.

    Para que o Supervisor ou Gerente conceda permissão, siga os passos:

    1. Clique em .
    2. Informe o login de usuário.
    3. Informe a senha.
    4. Clique em Entrar.
    Custo Unitário (Opcional)

    Digite o novo custo unitário para o item que será incluído na contagem.

    O custo do item poderá ser alterado caso a opção Habilita a digitação do custo unitário na edição do inventário esteja marcada nas Opções do sistema Inventário .
    Caso o ícone esteja habilitado, o usuário atualmente logado não possuirá permissão para inclusão ou alteração do custo unitário.
    Esta permissão é concedida ou removida no cadastro do respectivo usuário.

    Para que o Supervisor ou Gerente conceda permissão, siga os passos:

    1. Clique em .
    2. Informe o login de usuário.
    3. Informe a senha.
    4. Clique em Entrar.
    Qt. Reservada OSNeste campo será informada a quantidade do item incluído na contagem que atualmente se encontra reservado na Ordem de Serviço.
    Qt. Reservada OrçamentoNeste campo será informada a quantidade do item incluído na contagem que atualmente se encontra reservado no Orçamento.
  6. Informe a quantidade apurada.
  7. Clique em Gravar.



Importar Produtos

Utilize essa opção para que todos os produtos gravados no Cadastro de Produtos do Shop sejam importados para a tela principal do Inventário. 

  1. Na tela inicial do Shop Simples, clique em Produtos.
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Importar Produtos.
  4. Informe os dados para a importação: 
    CampoDescrição
    Importar produtos com diferença apurada igual a zero?Por padrão esta opção estará marcada para que todos nesta condição sejam incluídos na contagem.
    Importar produtosInforme a condição dos produtos que serão importados: Ativo, Inativo ou Ambos.
    Importar produtos com estoqueInforme a condição de estoque do itens que serão importados.
  5. (Opcional) Defina as opções de filtro.
  6. (Opcional) Defina os cenários de importação.
  7. Clique em Importar.



Editar Produto

Utilize esta opção para alterar a quantidade apurada ou o custo do produto incluído na contagem. 

Para que o sistema permita a edição do custo unitário do produto, a opção Habilita a digitação do custo unitário na edição do inventário, localizada na aba Geral das Opções, deve estar marcada.

  1. Na tela inicial do Shop Simples, clique em Produtos.
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Na tela principal, selecione o item que será editado.
  4. Clique em Editar.
  5. Faça as alterações necessárias.
  6. Clique em Gravar.



Remover da Lista

Utilize esta opção para remover um produto da contagem de estoque. 

  1. Na tela inicial do Shop Simples, clique em Produtos.
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Na tela principal, selecione o item que será removido da contagem.
  4. Clique em Remover da lista.
  5. Confirme a remoção do item.



Localizar Produto

  1. Na tela inicial do Shop Simples, clique em Produtos.
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Localizar.
  4. Digite sua pesquisa no campo de busca.
  5. Selecione o produto localizado.
  6. Clique em Selecionar.



Marcar Todos os Produtos com Diferença

Após lançar os itens que serão inventariados, é necessário marcar os que possuem diferença entre as quantidades registradas em estoque no sistema e as que foram apuradas na contagem do estoque físico dos produtos que sua empresa comercializa.
Essa marcação indica que o estoque dos produtos deverá ser alinhado.

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Adicione os produtos e quantidades no estoque.
  4. Clique em Marcar todos para destacar os produtos com diferença de estoque.
  5. Confirme a marcação.



Marcar Todos os Produtos com Diferença

Utilize esta opção para desmarcar todos os produtos incluídos na contagem de Estoque que possuem diferença em estoque.
A desmarcação indica que o estoque dos produtos não será alinhado.

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Desmarcar todos para desmarcar os produtos com diferença de estoque. 

    Após remover a  marcação dos produtos com diferença em estoque , as quantidades informadas na coluna  Qt. Diferença , serão mantidas.



Gerar Documento

Para ajustar o estoque dos itens, o módulo Inventário utilizará as operações de entrada e saída configuradas na aba Operações das Opções.

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Gerar Documento. 

    Neste momento um aviso será exibido informando que os movimentos de acerto serão gerados apenas para os itens que estejam marcados para alinhar (itens em vermelho). Caso exista na tela itens não marcados para alinhar, estes serão apagados do inventário atual.

  4. Clique em Sim para confirmar a geração dos movimentos de acerto. 
  5. Visualize na tela Data do Inventário a data, horário e a forma de movimentação do estoque definida na aba Operações das Opções.
  6. Clique em OK para confirmar a geração do(s) documento(s).



Conferência

Utilize esta opção para conferir ou cancelar as conferências das quantidades de cada produto inserido na contagem de estoque.

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Selecione a opção necessária: 
    Conferência de Contagem  
    1. Clique em Conferência de Contagem.
    2. Clique em Sim para continuar com a conferência de contagem.
    3. Clique em Sim para que os registros com diferença sejam marcados.
    4. Clique em OK na mensagem informado a quantidade de registro com diferença que foram marcados;

    5. Confirme se os produtos com diferença entre a quantidade em estoque e a apurada serão ou não filtrados.

    Cancelar Conferência  
    1. Clique em Cancelar Conferência.
    2. Confirme o cancelamento.
    3. Se desejar recuperar a contagem inicial, clique em Sim.



Apurar por Usuário

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Apuração por usuário.
  4. Preencha os campos para a apuração: 

    Esta apuração permite filtrar os itens a serem inventariados por família ou por grupo.

    CampoDescrição
    Nova Apuração Geral

    Este campo será habilitado após encerrar a contagem realizada por determinado usuário e processar o fechamento geral da apuração. 

    (aviso) Caso exista uma apuração gravada anteriormente, se optar por criar uma nova apuração, a anterior será excluída automaticamente.

    Manter a contagem abertaMarque esta opção para que a contagem não seja encerrada ao sair do módulo de apuração do inventário por usuário.
    Encerrar contagem desse usuário

    Clique neste botão para que a contagem do usuário atualmente logado no sistema seja encerrada.

    (informação) Para reativar esta contagem, clique no botão  Ativar apuração desse usuário.

  5. Clique em Processar fechamento geral da apuração.

  6. Clique em Gerar arquivo de Apuração Geral. 

    Para voltar a apuração por usuário, basta clicar em  Retornar à apuração por usuário.

  7. Selecione o diretório onde o arquivo será salvo.

  8. Digite o nome do arquivo a ser salvo.

  9. Clique em Salvar.

  10. Clique em Sair para fechar o sistema de apuração por usuário. 



Exportar

Utilize esta opção para exportar a contagem de estoque.

Por meio deste recurso, você pode enviar seu inventário com o que foi apurado e também com as conferências do estoque. Portanto, serão exportados a 'Contagem 1' e 'Contagem 2' (quando deixa para finalizar o inventário em outro dia) além da quantidade apurada que já estava disponível.

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Exportar.
  4. Informe os parâmetros a serem utilizados na exportação do arquivo na tela Gerar arquivo para Inventario Externo .
    CampoDescrição
    Esquema de Atualização
    Para nomear o esquema de atualização a ser criado, siga os passos abaixo:

    1. Clique no botão .

    2. Digite o nome desejado para o esquema.

    3. Pressione Enter.

    4. Clique em OK.

    Nome do arquivo-texto a ser gerado

    Informe o diretório seguido do nome do arquivo-texto que será gerado.

    Compactar arquivo após geração Ao marcar este campo, um arquivo compactado (.zip) será criado no diretório informado no campo acima.
    Monte o layout do arquivo a ser gerado

    1. Informe o número de caracteres no campo " Tamanho do Campo ".

    2. No campo " Campos do Wshop ", informe o campo do Automação Comercial Shop que será utilizado na criação do layout.


    A medida que os layouts forem criados, a estrutura dos mesmos serão visualizadas no campo "Layout".

    Exemplo:

    Na montagem do layout visualizado na imagem abaixo, os campos foram definidos do seguinte modo: Campo "Código personalizado" com 10 caracteres, campo "Nome do produto" com 50 caracteres e campo "Quantidade em estoque" com 1. 


    Deste modo após finalizar a criação do arquivo, o mesmo será gerado da seguinte forma no diretório informado no campo "Nome do arquivo-texto a ser gerado":

  5. Clique em Iniciar.
  6. Clique em Sim para que os produtos com preço de venda zerado também sejam exportados. 

    Caso o diretório onde o arquivo será gerado não exista, clique em Sim para que este seja criado pelo sistema

  7. Clique em OK.
  8. Clique em Fechar do módulo Gerar arquivo para Inventário Externo.
  9. Clique em Sim para salvar esquema.

  10. Clique em OK.  



Importar

Utilize esta opção para importar a contagem de estoque.

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Importar.
  4. Selecione a opção de importação: 
    Importar Arquivo  

    Selecione esta opção para importar dados de inventário a partir de um arquivo de texto. 

    1. Clique na opção Importar Arquivo.
    2. Na seção Geral, defina quais tipos de produtos serão importados: Ativos, Inativos ou Todos. 

      Caso o coletor de dados utilizado não possua campo de quantidade, cada produto encontrado receberá quantidade +1 (um). 

    3. Clique na seção Arquivo de Importação para definir os parâmetros de importação do arquivo.

      CampoDescrição
      Arquivo para importação dos dados do coletor

      Informe o arquivo texto que contém as informações da contagem de estoque, que serão importados para o Inventário.

      Qt. de linhas a ignorarEste campo determinará as quantidades de linhas que serão ignoradas para que os produtos incluídos no txt sejam importados a partir da primeira linha a ser considerada.
      Casas decimais da quantidadeEste campo determinará o número de casas decimais que serão inseridas nas colunas Qtde. Apurada e Qt. Dif. na tela principal do Inventário.
      Registro separado porInforme neste campo o carácter que fará a separação entre os campos do arquivo-texto.
      Posição dos campos

      Defina a sequência em que o código do produto e a sua quantidade apurada estão posicionados no arquivo-texto.


      Note no arquivo abaixo, exemplos dos campos citados anteriormente:

       

      Os produtos importados do txt devem ter seus respectivos cadastros previamente salvos no Cadastro de Produtos, desta forma os itens serão importados corretamente para a tela principal do sistema de Inventário.

    4. Clique na seção Filtros para utilizar as opções de definição de filtro. 

    5. Clique na seção Cenários para utilizar as opções de definição de cenários.

    6. Clique em Importar.

    Importar Leitor Óptico   

    Utilize esta opção para importar dados de inventário de leitor óptico (Código de Barras).

    1. Clique na opção Importar do Leitor.
    2. Informe o código do item no campo Código Coletado.
    3. Informe a Quantidade apurada do item.

    4. Pressione Enter para o preenchimento dos demais campos da tela Item do Inventário.

      O leitor realiza tais procedimentos instantaneamente, fazendo a leitura do código e inserção do mesmo na contagem.
      A descrição do produto e o código principal que constarem no cadastro do mesmo serão inseridos nos campos referentes ao último item cujo código foi lido pelo coletor. 

      CampoDescrição
      Quantidade Apurada

      Neste campo será informada a quantidade do produto cujo código foi lido pelo coletor.

      A quantidade sugerida será 1, mas pode ser alterado manualmente, se necessário.

      Informações do último itemEssas informações serão preenchidas pelo coletor de dados.
      Configurações avançadas do Leitor SerialEstes campos utilizarão os mesmos dados informados nas configurações no Inventário, em Ferramentas / Opções / aba Periféricos / Leitora serial.



    5. Clique em Testar porta para verificar se há conexão com o leitor de código de barras conectado na porta selecionada.

    6. Clique em Fechar e o produto informado será selecionado no grid do Inventário.

    Importar do Coletor Serial  

    Através de um leitor de código de barras Serial, próprio para coleta de dados, pode-se realizar a contagem dos itens um a um, antes da abertura do módulo Inventário e com o coletor desconectado do seu computador, para posteriormente conectá-lo o coletor ao computador para a transferência dos dados da memória no coletor para o computador, gerando um arquivo de extensão  .txt . A partir desse arquivo, o sistema faz a importação dos dados, inclusive usando filtros.

    1. Selecione a opção Importar do Coletor Serial.

    2. Preencha os campos para importação dos produtos.  

    3. Clique em Importar.

    4. Confirme a importação dos dados do coletor.

      Caso exista dados apurados anteriormente um aviso solicitará a confirmação ou não da exclusão desses dados.
      Se a exclusão não for confirmada, os dados recebidos do coletor serão aglutinados.



Emitir Relatório de Diferença de Estoque

Utilize esta opção para visualizar ou imprimir o relatório de  Diferença de Estoque.

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Diferença de estoque.
  4. Selecione a opção de relatório.

    • Visualizar Diferença do Estoque
    • Imprimir Diferença do Estoque

    • Visualizar Diferença dos Produtos Zerados não Listados
      Este relatório exibirá documentos encontrados com produtos não listados com estoque zerado.

      Dica!

      Ele será apresentado quando você criar documentos de ajustes de estoque utilizando o recurso Zerar não listados do sistema Inventário.


Emitir Relatórios 

  1. Na tela inicial do Shop Simples , clique em  Produtos .
  2. Clique em Ajuste de Estoque.
  3. Clique em Mais.
  4. Selecione o relatório que deseja emitir: 
    Listagem  

    Utilize esta opção para visualizar a lista dos itens presentes na tela principal do inventário, permitindo posteriormente imprimir os dados apresentados.

    Contagem  

    Utilize esta opção para realizar a impressão da lista dos itens que serão inventariados.

    Para que a quantidade em estoque dos itens presentes nesta lista não sejam apresentadas, a opção  Exibir a quantidade em estoque no relatório de contagem  das  Configurações deve estar desmarcada.

    Personalizado  
    1. Clique em Personalizado.

    2. Clique na seção Geral, defina o inventário que será utilizado.

      • Utilizar inventário antigo

        Para utilizar um relatório antigo, ou seja, os dados de uma conferência de estoque realizada anteriormente, siga os passos:

        1. Selecione a opção Utilizar inventário antigo.

        2. Selecione o arquivo de relatório desejado.


    3. (Opcional) Clique na seção Ordenação para utilizar as opções de definição de ordenação. 
    4. (Opcional) Clique na seção Layouts para utilizar as opções de definição de layouts. 
    5. (Opcional) Clique na seção Cenários para utilizar as opções de definição de cenários.

    6. Clique em Visualizar.

    7. (Opcional) Clique em Imprimir.



Configurar Ajuste de Estoque

  1. Clique em Opções.

  2. Configure as abas: 

    Geral  
    CampoDescrição

    Somar as quantidades digitadas com as quantidades apuradas anteriormente

    Marque esta opção para habilitar o campo Somar a Qt. Apurada na tela de Inclusão/Edição de item na lista. Esta funcionalidade facilita a contagem dos itens por etapas, pois, uma vez localizadas mais quantidades de um item já apurado, basta digitar tal quantidade no referido campo para que o sistema some.

    Exibir a quantidade em estoque no relatório de contagem

    Desmarque esta opção caso necessite gerar listagem dos produtos a serem inventariados sem suas quantidades em estoque informadas.

    Utilizar o custo

    Selecione neste campo a opção do custo a ser utilizada no cálculo do documento.

    Na falta do custo informado, o sistema desconsiderará o item na geração do documento. Caso seja selecionada a opção permitindo que o custo, seja o preço de venda, o custo médio do produto poderá ficar incorreto.

    Habilita a digitação do custo unitário na edição do inventárioMarque esta opção para que o sistema permita a alteração do valor do Custo Unitário na tela Edição do produto selecionado no grid principal do Inventário.
    Limpa o arquivo de contagem após a geração dos documentos de ajusteMarque esta opção para que o grid da tela principal do Inventário seja limpo após a geração do documento de ajuste, preparando o sistema para o lançamento de uma nova contagem.
    Preencher a quantidade apurada com a quantidade atual do estoque

    Marque esta opção para que, ao importar os produtos do Shop, as quantidades apuradas sejam preenchidas automaticamente com a quantidade em estoque.

    Este recurso evita que o estoque seja zerado acidentalmente.

    Exportar o preço de custo para o cadastro de produtosMarque esta opção para que o preço de custo do produto junto ao fornecedor seja atualizado na composição de preço do Cadastro de Produtos.
    Inventários separados por usuário

    Marque esta opção para realizar inventários separados por usuário. Para utilizar esta configuração, siga os passos abaixo:

    1. Selecione a opção Inventários separados por usuário.

      Ao confirmar esta alteração, os dados dos inventários realizados da forma anterior não serão mais acessados.

    2. Clique em Sim para confirmar a alteração.

    Quantidade reservada considera:

    Utilize esta opção para considerar ou não as quantidades reservadas da Ordem de Serviço e do Orçamento.

    Para facilitar a consulta das quantidades reservadas da Ordem de Serviço, poderá personalizar a colunas do sistema Inventário incluindo a coluna "Qt. Revervada OS".

     

    Periféricos  

    Clique na aba Periféricos para informar os dados do leitor de códigos de barras.

    1. Selecione a opção  Leitora Serial .

    2. Preencha os campos:

      CampoDescrição
      Porta de comunicaçãoInforme a porta de comunicação em que a impressora está conectada.
      Bits por segundoAqui é definida a velocidade de transmissão de dados entre a Balança e o Computador. Você pode selecionar de 110 à 14.400 bits por segundo.
      Bits de parada

      Esta configuração é usada para sinalizar o fim da comunicação entre o leitor e o computador.

      Os bits de parada também dão aos computadores alguma margem de erro nas velocidades de Clock entre os dispositivos. Quanto mais bits são usados para bits de parada, maior a suavidade na sincronização de Clocks diferentes. Neste caso, a taxa de transmissão ficará mais lenta.

      ParidadeParidade é uma forma utilizada pela comunicação serial para a detecção de erros.
      Bits de dadosInforme a medida dos bits de dados transmitidos, que pode ser de 5 (Cinco) à 8 (Oito) bits de dados.


    3. Clique em  Testar porta  para verificar se há conexão com o leitor de código de barras conectado na porta selecionada.

    Operações  

    Defina as opções que terão influência na geração dos documentos de Entrada e Saída para o ajuste do estoque dos produtos.

    1. Selecione a forma de apuração na importação/exportação.

      A opção de Geração do documento de ajuste do estoque só estará habilitada se no campo Selecione a forma de apuração do estoque na importação/inclusão a opção selecionada for: Ambos (Padrão) .

    2. Informe as operações de entrada e saída.

      As operações informadas não podem calcular impostos ou atualizar custo.

  3. Clique em Gravar.

    O módulo Inventário deve ser fechado para validar as configurações realizadas.
    Após clicar em OK, você será questionado se deseja ou não fechar o sistema.