Envio de XML para contabilidade
No WSHOP, contamos com o módulo Gerenciador de XML, que facilita a extração e envio dos arquivos das notas fiscais emitidas e importadas no sistema, conforme o período definido por você.
Além disso, é possível aplicar filtros personalizados e agendar o envio, simplificando a rotina e garantindo conformidade com as solicitações do seu contador
Configurações
Ao acessar o módulo pela primeira vez, você será direcionado para a tela de configurações. Nela, será possível vincular o e-mail do contador, agendar envios automáticos e ajustar outras opções conforme a sua necessidade.
- No WSHOP
acesse a aba Contador → Gerenciador de XML; - Em seguida, será apresentada a tela de configurações.
Empresa:
- Apresenta o nome da empresa.
Diretório de extração do XML:
- Selecione o diretório da máquina onde serão extraídos os arquivos XML.
E-mail de envio do(s) XML:
- Neste campo você vai vincular o e-mail de seu contador ou escritório de contabilidade que deseja realizar o envio dos arquivos.
E-mail de acompanhamento:
- Se for necessário, você pode vincular e-mails de acompanhamento, para que estes também recebam os arquivos XML.
Exibição na consulta:
- Existem duas opções que você pode optar por utilizar para o módulo funcionar conforme a sua necessidade. Ambas se relacionam com o comportamento do sistema quanto a notas canceladas.
Extrair arquivos:
- Você pode decidir se vai extrair somente o XML ou o PDF da nota também! Além disso, existe a opção de perguntar o local de destino da extração do XML, caso você tenha que salvar em pastas diferentes conforme sua organização.
Agendamento de extração e envio automático de XML:
- Você poderá configurar o agendamento de envio automático de XML conforme solicitado pela sua contabilidade. O agendamento pode ser feito de forma diária, semanal ou mensal, sendo necessário definir um horário diferente de 00:00. Certifique-se de que o horário escolhido seja compatível com o funcionamento da sua empresa e que a máquina esteja ligada no momento do envio agendado para garantir o correto funcionamento do envio automático.
Dica sobre o diretório de extração
Preferencialmente, crie uma pasta na área de trabalho com um nome sugestivo para organizar os arquivos em seu computador.
Dica sobre o envio de e-mail
Caso você queira realizar o envio para mais de um e-mail, você deve utilizar o ponto e vírgula (;) como dígito separador. Exemplo: uca@alterdata.com.br;alterdatasoftware@alterdata.com.br.
Filtros
Após realizar a configuração do módulo, você deve filtrar as informações para o módulo enviar ou extrair os arquivos.
- Período:
- Você irá optar pelo tipo de data que o sistema irá considerar, sendo que a emissão eletrônica é a opção padrão. Além disto, você deve escolher o período que será utilizado pelo filtro.
- Tipos de Documento:
- Caso a contabilidade queira apenas um tipo de documento, você pode selecionar através deste checkbox, mas também é possível selecionar todos os tipos se necessário.
- Modelo:
- O sistema só realiza o filtro se for selecionado pelo menos um modelo, então, para garantir que todas as notas fiscais sejam levadas para a contabilidade, você pode usar a opção marcar todos.
- Operação:
- Permite selecionar a operação utilizada para o filtro. Caso não seja selecionada nenhuma opção o sistema irá levar todas as informações.
- Pessoa:
- Permite selecionar o cliente ou fornecedor específico da nota para o filtro. Caso não seja selecionada nenhuma opção o sistema irá levar todas as informações.
- Status:
- Permite selecionar o status da nota fiscal para o filtro. Você pode usar a opção Todos para garantir que todas as notas fiscais sejam levadas para a contabilidade.
Extração de XML
Após realizar o processo de filtro o sistema vai habilitar a função de Extrair XML:
E ao extrair o XML o sistema irá apresentar uma mensagem de êxito na extração:
Envio por E-mail
Além a opção de extração, após o filtro o sistema também habilita a função de enviar os arquivos XML por e-mail:
Na tela de envio de e-mail, é possível acompanhar as informações configuradas no módulo além de ser possível editar as informações como e-mail de envio, assunto e corpo do e-mail:
E ao clicar em Enviar, o sistema irá também apresentar uma tela confirmação:
Para o envio funcionar corretamente é necessário configurar o SMTP do e-mail utilizado nas configuração de e-mail. Se você não realizar essa configuração o envio de XML para contabilidade não irá funcionar!
Clique aqui para acessar o artigo que fala um pouco mais sobre as configurações de SMTP.
Envio de XML automático
Com a configuração de envio e extração automática já realizada, é necessário criar um agendamento.
Você deve acessar a aba Extração automática, confirmar as informações do filtro e periodicidade e clicar em Criar agendamento automático:
