Para que você compreenda melhor as informações operacionais contidas neste manual, primeiramente, é importante que se tenha uma noção bem resumida dos termos mais utilizados, além de algumas funcionalidades que serão mencionados em áreas distintas deste manual. São elas:

Pedido de Venda

É o documento que expressa as necessidades do cliente, em produtos e/ou serviços, junto à empresa. O pedido é uma confirmação da venda e quando há a necessidade de formalização das necessidades do cliente em relação ao que sua empresa pode lhe oferecer é o principal instrumento de efetivação deste atendimento.

Pré-pedido de Venda

Um pré-pedido consiste, basicamente, em um orçamento de venda. Todos os pedidos que se encontram nessa situação serão exibidos o status pré-pedido.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Cria facilidades para o contribuinte e para as atividades de fiscalização, como a confiabilidade da Nota Fiscal, a melhoria no processo de controle fiscal, a diminuição da sonegação e aumento da arrecadação. Além da redução de custos de impressão ou de armazenamento de documentos fiscais.

A validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do Fisco.

Ordem de Entrega (OE)

Essa rotina é utilizada nos casos em que a empresa emite notas fiscais sem gerar financeiro e, semanalmente, ou mesmo mensalmente, realiza o fechamento desses documentos que geram uma Ordem de Entrega de títulos a receber.

Exemplo:

Em uma loja de construção, um cliente vai a todo momento comprar um material que está faltando para a sua obra e paga-o cada vez que vai ao estabelecimento. Então, é feito um acordo entre o cliente e a loja, para que o cliente não tenha que pagar a todo momento que vai à loja comprar um material:

O cliente leva os produtos e a empresa gera uma Nota Fiscal, porém ela movimentará apenas o estoque. Assim, no final do mês, o cliente pagará o total dos materiais que levou neste período. Nesse momento, será gerada uma Ordem de Entrega originando a movimentação financeira.

Documento Auxiliar de venda (DAV)

O Documento Auxiliar de Venda (DAV) é o documento emitido e impresso em conformidade com os requisitos estabelecidos para atender as necessidades operacionais do estabelecimento usuário de ECF para a emissão e impressão de orçamento, pedido ou outro documento de controle interno do estabelecimento, antes de concretizada a operação.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é uma representação simplificada da NF-e e tem funções específicas.

Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso).
Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.).
Auxiliar a escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emitir uma NF-e.

Características do DANFE:

O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma.
O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e.
Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das Notas Fiscais, modelo 1, o contribuinte, credenciado a emitir NF-e, deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais.
Deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança.
O DANFE poderá conter outros elementos gráficos como o logotipo da empresa, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.
É permitido o deslocamento do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável, da extremidade inferior para a lateral direita ou para a extremidade superior do DANFE.
A posição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso.
Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese que deverá ser reservada em um espaço de, no mínimo, 10 x 15 cm. Em qualquer sentido, para atendimento ao disposto acima, ressalta-se que o DANFE não é substituível, nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.
A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o layout do DANFE previsto em Ato Cotepe, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.

Uso de Formulário de Segurança:
O uso do formulário de segurança, para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência. Na hipótese de utilização de formulário de segurança para a impressão de DANFE, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensaram a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação por parte da SEFAZ do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs).

Cabe ressaltar que o DANFE não é substituível nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

NF-easy

O sistema NF-easy é uma solução desenvolvida pela Alterdata para ajudar na implementação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), bem como o MDF-e nas empresas.

O NF-easy é adquirido separadamente e integra a nota fiscal gerada em sua empresa com a sua assinatura eletrônica, para que seja enviada ao site da Receita Federal. Desta maneira, a comunicação Empresa x Receita fica mais fácil, visto que o sistema também monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo .xml por sua empresa.

O NF-easy pode ser conjugado ao sistema de automação comercial Alterdata.

Gerar a nota no sistema.
Incluir a assinatura eletrônica.
Receber o .xml validado diretamente no aplicativo no software de emissão de notas após autorização da Receita Federal.

Para ter acesso ao manual do NF-easy, clique aqui.

Geração de Notas Ficais e/ou Ordens de Serviço no Pedido de Venda

Com o Pedido de Venda você pode Gerar Notas ficais e/ou Ordem de Serviço a partir de pedidos, porém ao realizar o filtro dos pedidos a serem faturados, em alguns momentos o sistema não marca automaticamente os pedidos no filtro. Saiba aqui os principais motivos pelo qual o sistema não marca esses pedidos:

O pedido está com legenda de Não impressos (motivo: PDV).
O pedido ainda não passou pelo PDV.
Nenhum dos itens do pedido possui quantidade em estoque.
O pedido possui pelo menos um item sem quantidade em estoque e não permite entrega parcial.
O sistema trabalha com reserva de pedidos selecionados e o produto disponível em estoque já está reservado para um outro pedido. Esta "reserva" não funciona para serviços e somente para os pedidos que não possuem a legenda de Entregue parcial e/ou para os pedidos que possuem a legenda de Não impressos.
O sistema trabalha com reserva de pedidos abertos e o produto disponível em estoque já está reservado para um outro pedido aberto. Esta "reserva" funciona somente para os pedidos abertos que vieram de um documento cancelado ou excluído.
Existem itens do pedido vinculados a pelo menos um lote auxiliar.
Existem itens do pedido que não estão com série informada.
O sistema não está configurado para atender pedidos que não possuem quantidade em estoque.
O pedido de venda irá gerar uma consignação e você não tem acesso ao setor padrão de consignação.
O pedido de venda está vinculado a um indexador e foi informada uma data de cotação que está fora do mês atual.