A723-Importação via arquivo TXT de RPAs no Company
Sumário
Sistema: Gerenciador de Aplicativos Prosoft (GAP)
Contexto: Este artigo tem como objetivo orientar o usuário em como efetuar a importação de RPA no sistema Company.
Informações Adicionais: Não se aplica.
Resolução
Ao acionar a rotina, é possível visualizar a seguinte tela:
1- Para que os campos sejam habilitados informe o código da empresa. Ao informar o código da empresa, sendo a primeira vez que se executa a rotina, o programa apresenta a tela de configuração dos parâmetros para importação, conforme pode ser observado à seguir:
2- A configuração é composta de duas guias sendo Informações Fixas e Informações Variáveis, ambas devem ser preenchidas.
Para preenchimento destas guias aconselhamos o acompanhamento de um usuário do sistema Company, pois, nesta rotina são parametrizadas as informações para a integração ao módulo Contas à Pagar do sistema Company.
Compreendendo e Preenchendo as Guias:
Informações Fixas: Nesta guia devem ser informados os códigos dos fornecedores e das categorias que serão responsáveis por provisionar os valores como despesas no Contas à Pagar:
Fornecedores: Devem ser informados ou selecionados os CPF(s) dos fornecedores para os quais serão efetuadas as provisões dos impostos incidentes sobre os serviços prestados (Previdência Social e Receita Federal).
Categorias: Devem ser informados os códigos das categorias que serão responsáveis pelas provisões dos impostos sobre os serviços prestados (Previdência Social e Receita Federal) .Estas categorias no Company recebem os acessos contábeis que futuramente poderão fazer a integração contábil se assim o cliente desejar.
Informações Variáveis: Nesta guia pode-se optar por importar os recibos individualmente, ou seja, a cada recibo de serviço prestado por autônomo ser gerado um lançamento para importação no Company, ou ser gerado um registro totalizado dos recibos de todos os autônomos e dos respectivos tributos dos recibos de serviços para importação no Contas a Pagar do Company. De acordo com o critério de seleção utilizado nesta guia, pode ainda habilitar as sub guias Fornecedores e Categorias, conforme seguem explicações:
Importação de Líquidos Totalizados: Se ativado este check, é efetuada a exportação do valor total de todos os recibos de serviços prestados para o sistema Company e são habilitadas as guias Fornecedores e Categorias, onde devem ser informados obrigatoriamente os códigos solicitados para que seja possível agravação do parâmetro conforme segue:
Guia Fornecedores: Nesta guia digite o CPF ou selecione um fornecedor previamente cadastrado no Cadastro de Fornecedores do Company, onde o total dos valores dos recibos de pagamentos dos serviços prestados por todos os autônomos será gerado.
Guia Categorias: Deve ser informado o código da categoria que será responsável pela provisão do recibo mensal de todos os serviços prestados por todos os autônomos em determinada competência.
Líquidos por autônomos: Se ativado este check deve-se informar um código de categoria que terá o valor líquido que será recebido autônomo a autônomo.
Informando uma categoria neste campo, determina-se que a exportação dos lançamentos dos pagamentos de autônomos para o Company será efetuada com os valores a serem recebidos pelos autônomos individualmente, ou seja, a empresa poderá não somente visualizar os dados financeiros em relatórios e consultas, mas também poderá imprimir o cheque de pagamento aos autônomos diretamente pela rotina de Emissão de Cheques do Company, quando o dia da efetivação dos pagamentos for atingido, no qual poderá visualizar nos relatórios de Documentos a Pagar, os valores que serão destinados a cada autônomo, bem como os tributos/impostos a serem recolhidos.
Obs.: Ao gerar os valores líquidos autônomos por autônomos, caso queira, ainda pode excluir os recibos de determinados autônomos que foram gerados na competência informada, mas que não devem ser importados como documentos a pagar no sistema Company. Para isso, clique no recibo que não deseja importar e tecle Del/Delete.
Após efetuar a gravação dos parâmetros, a rotina está pronta para utilização.
Gerando o Arquivo de Exportação para o Company:
Ao acionar a rotina, após a gravação dos parâmetros, sempre estará pronta para utilização, bastando que o usuário informe o que deseja exportar ao Company. Para efetuar a exportação dos lançamentos para o Company, deve-se informar o Código da Empresa e o que será exportado, no caso Líquidos (recibo de pagamentos aos autônomos) e/ou Tributos (Inss) /Impostos (Irrf e Iss).
Se ativado o check para Tributos, selecione o tributo INSS a ser exportado e seu respectivo vencimento. Sendo os impostos Irrf e Iss serão gerados a partir da seleção individual.
Uma vez ativado o check, o vencimento correspondente deve ser informado, caso contrário, são apresentadas mensagens de advertência ao usuário.
Após informar a competência e os vencimentos dos tributos, o programa habilita a seção Líquidos. Nesta seção são demonstrados todos os autônomos para o qual foram processados recibos de pagamento (RPA’s) de acordo com a competência informada pelo usuário.
Indicador Todos os Recibos:
O indicador Todos os Recibos pode ser utilizado quando para uma mesma competência exista mais de um recibo para um mesmo autônomo.
Quando não selecionado o arquivo de importação irá gerar um único documento com o valor líquido total de todos os recibos de um mesmo autônomo, como abaixo:
Nesta situação a data de vencimento do documento no sistema Company será a menor data de pagamento encontrada nos recibos de determinado autônomo.
Logo, a seção Autônomos que serão importados demonstra exatamente o que será gerado para o Contas a Pagar, de acordo com a parametrização determinada.
Observe abaixo um exemplo de geração de arquivo de importação quando configuração é determinada como Líquidos Totalizados:
Note que o programa não demonstra o nome de cada autônomo individualmente. Onde a data de vencimento no documento importado para os sistema Company será a maior data de pagamento encontrada nos recibos da competência informada.
Já no exemplo a seguir, demonstramos a seção Líquidos no qual foi determinada a configuração como Líquidos por Autônomo:
Observe que a cada autônomo é gerado um registro para o contas a pagar do Company, determinando o autônomo envolvido. Se rolar a barra à direita, podem ser visualizados os demais recibos que serão gerados.
Obs.: Caso dentre os recibos de pagamento da competência informada pelo usuário exista um ou mais autônomos em que em seu cadastro não esteja informado o CPF ou o CPF esteja preenchido com zeros, este recibo será apresentado em vermelho conforme demonstrado abaixo:
Nestas condições, se for efetuado o Processamento, tais recibos demonstrados em vermelho não constarão no arquivo de importação, ou seja, serão ignorados.
Para processar os recibos com autônomos que não possuam CPF e gerar o arquivo com o recibo deste autônomo, basta dar um duplo clique sobre o recibo em vermelho, desta forma, é aberta uma nova tela para digitar tal informação, como segue:
Já para os recibos em que no cadastro dos autônomos ,o CPF esteja informado com zeros, para que estes passem a ser gerados no arquivo de importação, acesse a rotina de Cadastro de Autônomos e informe um número de CPF válido, tentando gerar o arquivo de importação novamente.
Arquivo a ser Gerado:
Após serem ativados os check´s, informe o nome que identificará o arquivo gerado.
Note que o nome do arquivo é previamente determinado com o fixo IMP, a competência e o código da empresa informados e a extensão TXT, sendo assim, informe um identificador para o arquivo, como por exemplo:
- Se estiver sendo exportado somente tributos, sugerimos informar TRIBUTOAUT.
- Se estiver sendo exportado somente líquidos, sugerimos informar AUTONOMOS.
- Se estiver sendo exportado somente impostos, sugerimos informar IMPOSTOAUT.
E assim sucessivamente, desta forma podem ser gravados os arquivos em backup
também por ordem de suas gerações. Se utilizados os complementos por nós sugeridos, o nome do arquivo ficará sendo:
IMPTRIBUTOAUTmmaaaa_eeee.TXT – substitua “mmaaaa”, pela competência e
“eeee” pelo código da empresa selecionada.
IMPAUTONOMOSmmaaaa_eeee.TXT – substitua “mmaaaa”, pela competência e
“eeee” pelo código da empresa selecionada.
IMPIMPOSTOAUTmmaaaa_eeee.TXT – substitua “mmaaaa”, pela competência e
“eeee” pelo código da empresa selecionada.
Observe ainda que, logo após informar o complemento do nome do arquivo, no rodapé
da tela é apresentado o nome do arquivo que será gerado com base no complemento
informado.
Este arquivo é gerado na pasta onde o programa está instalado, observe na figura acima em destaque azul, o caminho onde é gravado o arquivo, sempre será gravado na pasta Prosoft.win, que recebe a instalação dos produtos Wolters e a letra indica o servidor em que os produtos foram gravados.
Após gravar o arquivo, o responsável por esta geração deve avisar os responsáveis pelo sistema de Contas a Pagar do Company, para que possam iniciar os procedimentos de importação destes dados.
Importando o Arquivo no Contas a Pagar - Company:
Para importar o arquivo gerado pelo Controle de Autônomos no Company, o responsável por esta importação deve importar o arquivo no módulo Contas a Pagar, rotina Importação de Dados e sub rotina Importação de Provisões (Crb020700), havendo dúvidas sobre como proceder com a importação no Company, basta entrar em contato com o suporte regional.