O que é o Pack Tarefas?

O Tarefas é um software destinado a empresa contábil e aos empresários, que necessitam controlar os prazos e delegar de forma eficaz as suas obrigações, sejam elas tributárias ou não.  Através dele é possível administrar as suas tarefas diárias, semanais, quinzenais, mensais e até anuais com uma visão gerencial de todo o escritório e seus departamentos.

Seu funcionamento é como o de uma agenda de obrigações, abrangendo os sistemas Fiscal, DP, Contábil e Pack Financeiro, o que permite que o controle seja feito pelo departamento
responsável pela execução, sendo visualizadas em cada um desses sistemas por uma aba própria para essa integração.

Através de demonstrações em painéis, os responsáveis das tarefas, setores ou dono do escritório contábil possuem uma visão geral sobre os prazos e/ou tarefas que estão em atraso.

Cadastro de tarefas

1. Para cadastrar uma nova tarefa, clique em "Cadastro de Tarefas" e em seguida em "Novo".
2. Deverá ser informado o 'Nome' da tarefa. Abaixo, selecione o 'Setor' de responsabilidade. Este poderá ser "Contábil", "Financeiro", "Fiscal" ou "DP".

3. Após, selecione o "Responsável" pela tarefa. Poderão ser selecionados mais de um responsável.

   Se preciso, poderá ser selecionado quem será o responsável pela revisão. Informando um revisor, assim que a tarefa foi executada, a mesma passará automaticamente para este revisor.
4. Abaixo desta opção, poderá ser informada a data de início de utilização desta tarefa e a data de término da mesma.
5. Em "Executar" a tarefa poderá ter uma periodicidade e validade, mensal, diária, semanal, anual, trimestral ou semanal, sendo permitido informar por quantas vezes ela deve se repetir.

6. Em "Competência" defina-se a Competência da Obrigação da tarefa, ou seja, a qual mês, dia, semana, a mesma refere-se.

7. No campo "Execução" deverá ser informada quantidade de dias que o responsável necessita para a tarefa e em 'Revisão' define-se quanto dias o revisor necessita para verificar se a tarefa esta correta.

8. Em "Informações Complementares" poderão ser cadastradas observações relativas a tarefa que está sendo cadastrada. Ao final, clique em "Gravar".

   Na tela principal do cadastro, temos algumas tarefas que já estão cadastradas de maneira automática pelo sistema e que serão consideradas obrigatórias para todas as empresas que utilizam o sistema.

   Para este tipo de tarefa, será apresentado um ícone de um cadeado na coluna "Alterdata' que indica que esta tarefa não poderá ser excluída pois a mesma já foi definida de acordo com a legislação. A mesma poderá ser apenas editada.

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Cadastro de grupos de tarefas

1. Para cadastrar um grupo acesse o menu: "Cadastro de Grupos".
2. O sistema possuí grupos pré-cadastrados, onde poderá incluir tarefas ou caso desejar, pode cadastrar novos grupos. 
3. Para cadastrar um novo grupo, clique em "Novo".
4. Informe a Descrição do grupo e para incluir tarefas a ele clique em "Adicionar Tarefa".
5. Marque as tarefas que deseja que este Grupo contenha e clique em "Incluir".
6. As tarefas incluídas serão demonstradas conforme abaixo. Após conferir, clique em "Gravar".

Cadastrar uma Empresa e vincular tarefas a esta

1. Para cadastrar uma Empresa acesse o menu: "Tarefas por Empresa".
2. Clique em "Adicionar".

3. Selecione a Empresa e no campo Tarefas adicione as mesmas.

   Neste campo poderá  Adicionado tarefa (de forma individual); Adicionar grupo de tarefas ou Copiar tarefas de outra empresa. Neste exemplo iremos clicar em "Adicionar grupo de tarefas".

4. Selecione os Grupos que deseja incluir nesta Empresa e clique em "Incluir". 

   Caso alguma tarefa dentro do grupo não seja necessária, há a possibilidade de desativá-la
5. Clique em "Gravar".

Alterar tarefas em bloco

No módulo "Alterar Tarefas em Bloco" é possível incluir ou excluir várias tarefas, ou grupos de tarefas para várias empresas de uma única vez.

1. Ao acessar o módulo preencha o campo "O que fazer" : Deve-se informar se será feita uma Inclusão ou Exclusão e também se deseja "Alterar data fim das tarefas".

2. "A partir de": Pode-se definir se serão excluídas ou incluídas Tarefas forma individualizada ou Grupos Inteiros. A opção "Empresa Modelo" será habilitada somente quando a opção "Incluir" estiver marcada, pois é possível copiar tarefas já incluídas e configuradas de uma empresa para outra.

3. "Executar em" : Serão definidos para quais empresas serão excluídas ou incluídas tarefas.

Transferência de tarefas

Este módulo transfere os responsáveis e revisores das tarefas de uma ou mais empresas para outros usuários. Altera a data de entrega da tarefa, volta a tarefa de "Concluída" para "Refazer" e finaliza várias tarefas de uma única vez. Os campos deste tela deverão ser preenchidos de acordo com os filtros que deseja realizar, assim o sistema trará as tarefas que atendem apenas as informações passadas, exibindo na próxima tela, "Seleção de Tarefas".

1. O único campo obrigatório é o "Data de entrega", pois ao informá-la o sistema faz o filtro de todas as tarefas no período informado.
2. Clicando em "Avançar" serão apresentadas as tarefas de acordo com o filtro selecionado.
3. Para selecionar todas as tarefas de uma só vez, marque o primeiro checkbox, ao lado da opção 'Empresa'.
4. Após, informe quais alterações deseja realizar dentro do período informado.
   
   

Relatórios de Tarefas

Temos o módulo "Relatório de Tarefas". Este Módulo tem o objetivo de emitir o relatório das tarefas de uma ou mais empresa.

1. Ao acessar o módulo, será exibida a tela "Opções de relatório" onde deverá ser selecionado qual o tipo de relatório deseja filtrar.

2. Logo após será demonstrado o "Filtro de Tarefas". Nesta tela, o único filtro que será obrigatório será o "Data de entrega", pois o sistema utiliza este para filtrar as tarefas dentro do ano informado.

3. Na tela seguinte, serão apresentadas as tarefas de acordo com os parâmetros selecionados na tela anterior. Estas deverão ser selecionadas para a visualização no relatório. 

   Estas poderão ser ordenadas pelo "Código da empresa" ou "Nome da empresa" ou ainda "data de entrega" Em "Tipo de impressão" informe se deseja "Visualizar", "Imprimir" ou 'Enviar por email".

4. Ao final, clique em "Concluir".

Como verificar as tarefas Concluídas e A fazer?

1. Acesse o sistema Pack Tarefas; 
2. Clique sobre a sub aba Minhas tarefas;
3. Selecione o período que você gostaria de verificar as tarefas, se por Dia, Semana, Mês ou Ano;
4. Caso queira verificar as tarefas a fazer, você pode distinguir pela coluna situação da tarefa "A fazer";
5. Caso queira verificar as tarefas concluídas, você pode distinguir pela coluna situação da tarefa "Concluída", porém para a mesma aparecer deve ser selecionada a opção "Visualizar Concluídas";

Para mais dicas sobre o Pack Tarefas, clique aqui.