Para excluir ou cancelar uma nota fiscal existem algumas regras que devem ser respeitadas, principalmente com relação ao prazo legal para realizar a rotina. Todavia, existem outras situações que, eventualmente, podem ocorrer durante a rotina de emissão da Nota Fiscal. Conheça os casos mais comuns para "anular" notas após a sua geração:

• Só poderão ser Excluídos os documentos cujas  notas  ainda não foram enviadas à SEFAZ.
• Após a sua autorização de uso, esta nota terá um  prazo legal de no máximo de 24 horas para que você possa Cancelar a mesma. Todavia, se passar de 24 horas você ainda pode realizar o Cancelamento extemporâneo.
• Cancelando a Nota, seu status será alterado para “Aberta”, pois a nota foi alterada para o cancelamento. Só será possível desfazer este cancelamento caso a nota esteja com status “Rejeitada” ou "Aberta".
• Ao enviar a nota para a SEFAZ, caso a Secretaria da Fazenda ainda não tenha realizado a sua autorização de uso, você pode optar por Excluir a Nota Fiscal. Ao excluir uma NF-e que foi enviada, o número será perdido e não será mais utilizado pelo sistema.
• Após ter sido emitida (impressa) no período de 24h pela SEFAZ e houver ainda a necessidade do seu cancelamento (desde que a mercadoria não tenha efetivamente circulado) é possível realizar também o Estorno desta nota para sanar os problemas gerados.
• E ainda, se por algum motivo o produto entregue tiver sido devolvido pelo emitente, você também poderá Devolver a nota com o objetivo de anular os efeitos da operação de venda.
• Por fim, se caso até o décimo dia do mês subsequente, durante a emissão de NF-e ocorra, eventualmente problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da sequência da numeração. Você poderá Inutilizar o número de NF-e com a finalidade de permitir que o emissor comunique o "problema" à SEFAZ.

Excluir (documento) 

Só poderão ser excluídos os documentos, cujo status esteja em Aberto (A) e que não possuam o número do documento, ou seja, ainda não foram enviadas à SEFAZ. 

1.  Informe a empresa de venda em Empresa do Estoque, no filtro do Faturamento.

2. Clique na aba Nota Fiscal, localizada no rodapé do aplicativo.

3. Localize o documento.

4. Clique sobre o mesmo para selecioná-lo.

5. Clique em Excluir na aba Principal.

6. Confirme a exclusão do documento.

Cancelar Nota 

Após ter sido autorizada pela SEFAZ, você pode solicitar o cancelamento da NF-e, caso haja necessidade. Neste caso, você deve justificar o pedido de cancelamento. Depois de enviar a solicitação de cancelamento e esta ser homologada pela SEFAZ, a NF-e mudará de situação para Cancelada, não sendo possível mais a utilização ou a impressão do respectivo DANFE. O cancelamento só pode ocorrer se a nota fiscal já tiver sido autorizada pela SEFAZ obedecendo as seguintes regras:

• No prazo de 24 horas da transmissão. Caso ultrapasse você ainda poderá realizar seu Cancelamento Extemporâneo.
• Desde que não tenha ocorrido o fato gerador, isto é, a saída da mercadoria do estabelecimento.
  
  

1. Informe a empresa de venda em Empresa do Estoque, no filtro do Faturamento.

2. Clique na aba Nota Fiscal, localizada no rodapé do aplicativo.

3. Localize o documento.

4. Clique sobre o mesmo para selecioná-lo.

5. Clique em Cancelar nota fiscal na aba Principal.

6. Informe o Motivo da exclusão dos títulos.

   Este motivo será informado no(s) título(s) do documento caso ele(s) sejam excluídos. Caso o campo não seja preenchido o sistema irá recuperar o motivo informado na configuração Motivo de exclusão de títulos para as rotinas de devolução, cancelamento e exclusão de documentos, localizada no Configurador Bimer em Faturamento/ Opções/ Venda/ Financeiro.

7. Informe uma Mensagem para motivo de cancelamento  ou descreva um texto livre no campo Motivo, contendo no mínimo 15 caracteres informando o motivo da sua exclusão. 

   Observe na tela de cancelamento de nota fiscal que a opção “Criar novo documento” já aparece marcada. Caso você tente cancelar a NF-e desmarcando esta opção, o sistema não permite, já que através desta opção é criado um link com a nota cancelada. Este link serve como facilitador nos casos em que o cancelamento precise ser desfeito e pode ser consultado através da aba Diversos da tela principal. A cópia da Nota fiscal Eletrônica não pode ser excluída, editada ou enviada para a SEFAZ enquanto a nota cancelada não seja autorizada pela SEFAZ, ficando com status "Impressa".

8. Clique em OK.

9. Confirme o envio da Nota fiscal para a SEFAZ.

   Ao confirmar a rotina de envio da Nota à SEFAZ, o sistema irá verificar se a configuração Habilitar envio automático de cancelamento de notas fiscais eletrônicas para SEFAZ localizado no Faturamento / Opções / Venda / Complementar está marcada, caso posivito, o sistema fará normalmente o envio do documento de cancelamento ao digitar 'CONFIRMO'. Do contrário, ou seja, caso esta opção esteja desmarcada, o sistema gerará o documento de cancelamento em aberto para envio posterior, sendo assim este documento ficará na cor roxa com o status Cancelamento aberto pra alertar o usuario que precisa enviar o cancelamento ainda.

Realizar Cancelamento Extemporâneo

O Cancelamento Extemporâneo ocorre quando a nota fiscal que você quer cancelar passou das 24 horas desde que foi emitida. Nete caso, o sistema vai te pedir para confirmar o cancelamento. Isso acontece porque, se você quiser cancelar depois desse prazo, precisa pedir diretamente à SEFAZ ou à sua contabilidade para fazer o cancelamento do documento. Mas lembre-se de fazer isso antes de enviar a nota, senão a SEFAZ vai rejeitar o documento.

Para cancelar uma NF-e extemporânea, você deve seguir os seguintes passos:

1. Acessar o portal da Secretaria da Fazenda do Estado onde a nota fiscal foi emitida;
2. Informar o certificado digital ou a senha de acesso;
3. Selecionar a opção de Cancelamento de NF-e extemporânea;
4. Informar o número da nota fiscal a ser cancelada e o motivo do cancelamento;
5. Transmitir o pedido de cancelamento. 
   
   

   Se você solicitou o cancelamento extemporâneo à SEFAZ, é só seguir os mesmos passos descritos acima, mas prestando atenção extra para confirmar as mensagens que vão aparecer.

   
   
   

Desfazer o Cancelamento da nota 

Esta rotina permite desfazer o cancelamento do registro corrente caso a nota selecionada esteja cancelada, permitido desfazer o cancelamento caso a mesma esteja com status de “Aberta” ou “Rejeitada” (desde que o motivo da rejeição não tenha ultrapassado o período de cancelamento de 24 horas estabelecido pela SEFAZ de origem).

Ao desfazer o cancelamento, a Nota Fiscal de cópia criada a partir da Nota Fiscal cancelada será excluída. O sistema refará todos os links que foram alterados, voltando a Nota Fiscal para seu estado antes do cancelamento. Antes de desfazer o cancelamento de uma Nota Fiscal, o sistema verifica se a mesma já não está sendo enviada ou reenviada para a SEFAZ (evitando o envio de um cancelamento ao mesmo tempo que está desfazendo um cancelamento).

1. Informe a empresa de venda em Empresa do Estoque, no filtro do Faturamento.

2. Clique na aba Nota Fiscal, localizada no rodapé do aplicativo.

3. Localize o documento.

4. Clique sobre o mesmo para selecioná-lo.

5. Clique em Desfazer cancelamento na aba Principal ou clique no botão  do quadro de Nota Fiscal.

6. Confirme a ação para desfazer cancelamento. 

Estornar nota 

Caso uma NF-e que tenha sido emitida (impressa) há mais de 24 horas pela SEFAZ necessite de cancelamento, desde que a mercadoria não tenha efetivamente circulado, ou seja, para os efeitos legais não houver o fato gerador do imposto, é possível emitir uma NF-e de estorno para sanar os seguintes problemas:

• Pagamento dos impostos: como a nota não foi cancelada, sua empresa terá que contabilizá-la para pagamento do imposto no mês de apuração. É necessário compensar esse imposto pago à maior.

• Estoque de mercadorias: mesmo a mercadoria não saindo de seu estabelecimento, para o Fisco ela saiu, pois a NF-e foi autorizada. É necessário oficialmente, retornar essas mercadorias ao estoque.

  A solução recomendada pela própria SEFAZ é emitir uma NF-e de estorno que vai compensar o imposto pago e retornar as mercadorias ao estoque. Veja a seguir como criar a NF-e de estorno:

Configuração Necessária

1. Cadastre no Configurador Bimer em Estoque/ Operação uma operação com Tipo de Movimento  e Tipo de Ajuste NF-eEstorno, de maneira que possa a ser utilizada para operações de Estorno de Devolução e relacionar esta operação a uma operação de Nota Fiscal no Configurador Bimer em Faturamento/ Opções/ NF-e/ Estorno.
2. Cadastre no Configurador Bimer em Faturamento/ Opções/ NF-e/ Estorno, a justificativa para o envio de nota fiscal eletrônica de estorno de devolução, para que a mesma possa a ser utilizada na tag <infAdFisco> do arquivo .xml de Estorno de Devolução.

Criar Nota Fiscal de Estorno

1. Informe a empresa de venda em Empresa do Estoque, no filtro do Faturamento.

2. Clique na aba Nota Fiscal, localizada no rodapé do aplicativo.

3. Localize o documento que tenha sido autorizada (impressa) há mais de 24 horas pela SEFAZ.

4. Clique sobre a nota para selecioná-la. 

   Caso sua nota seja proveniente de uma nota Complementar ou Suplementar, o estorno será permitido apenas para os seguintes impostos: ICMS, FCP, ICMS-ST, FCP-ST e IPI.

5. Clique na aba Diversos.
6. Clique em Estornar nota fiscal .

7. Confirme o estorno.

Excluir nota 

A exclusão deve ocorrer quando a nota ainda não foi autorizada pela SEFAZ. A opção de exclusão de NF-e apaga a NF-e do Faturamento, não sendo possível a sua recuperação posteriormente. As notas fiscais eletrônicas seguem uma ordem de numeração sequencial. Ao realizar a exclusão de uma nota fiscal eletrônica, caso ela não possua a última numeração, você deve fazer a inutilização desta para que não fique uma numeração em aberto no sistema. 

Não é permitida a exclusão de NF-e nos seguintes casos:

• Com a situação em processamento na SEFAZ ou seja com o status "Enviando".
• Com a situação igual a "Impressa (Autorizada)", tipo "Contingência" e DANFE Impresso.
• Cujo o código de rejeição seja: 204; 206; 219; 220; 241; 256; 218; 221; 539; e 545.

1.  Informe a empresa de venda em Empresa do Estoque, no filtro do Faturamento.

2. Clique na aba Nota Fiscal, localizada no rodapé do aplicativo.

3. Localize a nota já enviada à SEFAZ, porém que ainda não tenha sido autorizada (impressa).

4. Clique sobre o mesmo para selecioná-lo.

5. Clique em Excluir nota fiscal na aba Principal.

6. Informe o Motivo da exclusão dos títulos.

   Este motivo será informado no(s) título(s) do documento caso ele(s) sejam excluídos. Caso o campo não seja preenchido o sistema irá recuperar o motivo informado na configuração Motivo de exclusão de títulos para as rotinas de devolução, cancelamento e exclusão de documentos, localizada no Configurador Bimer em Faturamento/ Opções/ Venda/ Financeiro.
   

   Observe na tela de cancelamento de nota fiscal que a opção “Criar novo documento” já aparece marcada. Caso você tente cancelar a NF-e desmarcando esta opção, o sistema não permite, já que através desta opção é criado um link com a nota cancelada. Este link serve como facilitador nos casos em que o cancelamento precise ser desfeito e pode ser consultado através da aba Diversos da tela principal. A cópia da Nota fiscal Eletrônica não pode ser excluída, editada ou enviada para a SEFAZ enquanto a nota cancelada não seja autorizada pela SEFAZ, ficando com status "Impressa".
   

7. Clique em Ok.

Devolver nota 

1. Informe a empresa de venda em Empresa do Estoque, no filtro do Faturamento.

2. Clique na aba Nota Fiscal, localizada no rodapé do aplicativo.

3. Localize a nota já Autorizada (Impressa) pela SEFAZ que deseja devolver.

4. Clique sobre o mesmo para selecioná-lo.

5. Clique em Devolver nota fiscal na aba Principal.

6. Informe o Motivo da exclusão dos títulos. 

   Este motivo será informado no(s) título(s) do documento caso ele(s) sejam excluídos. Caso o campo não seja preenchido o sistema irá recuperar o motivo informado na configuração Motivo de exclusão de títulos para as rotinas de devolução, cancelamento e exclusão de documentos, localizada no Configurador Bimer em Faturamento/ Opções/ Venda/ Financeiro.

7. Clique em Ok.

8. Confirme a devolução.

9. (Opcional) Confirme a geração de um novo documento de devolução para impressão.

Inutilizar nota  

Durante a emissão de NF-e é possível que ocorra, eventualmente, por problemas técnicos ou de sistemas do contribuinte, uma quebra da seqüência da numeração. A inutilização de número de NF-e tem a finalidade de permitir que o emissor comunique à SEFAZ, até o décimo dia do mês subseqüente, os números de NF-e que não serão utilizados em razão de ter ocorrido uma quebra de seqüência da numeração da NF-e. A inutilização de número só é possível caso a numeração ainda não tenha sido utilizada em nenhuma NF-e (autorizada, cancelada ou denegada).

A rotina de geração de inutilização de número de Nota Fiscal é realizada automaticamente pelo sistema no momento do reenvio de notas fiscais eletrônicas com status "Erro" ou "Temporário", com isso, é gerado um novo número para a NF-e visto que o aplicativo já vem configurado para realizar esta rotina no Configurador Bimer em Faturamento/ Opções/ NF-e/ Complementar/ Utilizar novo número ao reenviar NF-e com status "X" ou "T" e inutilizar automaticamente o número original. Esta configuração define o que será feito com a numeração de notas fiscais eletrônicas com status "Erro" ou "Temporário".
Caso esta opção seja desmarcada, então não será gerada a inutilização automática e o número da NF-e é mantido para o reenvio.

A inutilização do número tem caráter de denúncia espontânea do contribuinte sobre irregularidades de quebra de seqüência de numeração e o Fisco pode não reconhecer o pedido nos casos de dolo, fraude ou simulação apurados. As NF-e canceladas, denegadas e os números inutilizados devem ser escriturados, sem valores monetários, de acordo com a legislação tributária vigente. 

1. Informe a empresa de venda em Empresa do Estoque, no filtro do Faturamento.

2. Clique na aba Nota Fiscal, localizada no rodapé do aplicativo.

3. Clique na aba Ferramentas.
4. Clique em Enviar inutilização para SEFAZ.
5. Informe o número inicial e final da nota ou uma sequência de notas que deverão ser inutilizadas. 
6. Informe o Tipo de documento que esta sendo inutilizado.
7. Descreva a Justificativa dessa inutilização.
8. Clique em Ok.