Para melhor compreensão das informações operacionais contidas neste manual, é importante ter uma noção dos termos mais utilizados e dos principais conceitos relacionados às funcionalidades que serão apresentadas. São elas:
Ratio
Comecemos pelo princípio: ratio, rationis, nome substantivo, latino, do gênero feminino, étimo da nossa palavra "razão". Entrou na linguagem filosófica vinda do latim clássico, com o significado, entre muitos outros, de: conta, cálculo, faculdade, razão, raciocínio, ordem, relação, proporção. Logo, o Ratio é a consequência do livro razão, razão geral, ficha razão, extrato da conta, que são denominações para o principal agrupamento de registros contabilísticos de uma empresa que usa o método das partidas dobradas. Ele é composto pelo conjunto de contas contábeis e é um "índice" para todas as transações que ocorrem em uma companhia. A planilha de balanço (baseada no balanço patrimonial) e a demonstração de resultados ou de lucros e perdas são derivadas do razão.
Com isso, devido a sua organização em contas, o razão, ou o Ratio, foi desenvolvido para cadastrar e apurar demonstrativos de resultado personalizados que permitem observar o impacto de todas as transações a cada momento, possibilitando uma análise profunda da saúde da empresa.
Integrador Bimer x Ratio
O Integrador Bimer x Ratio é o responsável por enviar todas as informações de vendas, títulos a receber, títulos a pagar e estoques para a base do Ratio. Esses valores serão utilizados para compor as diversas origens de cálculo disponíveis no Ratio e obedecerão aos filtros presentes nas configurações necessárias do Ratio. O Integrador realizará a inclusão, alteração e exclusão de registros conforme as movimentações forem lançadas ou alteradas no Bimer, sincronizando a um intervalo de horas configurado durante a instalação do integrador.
A integração inicial será realizada ao gravar as configurações e considera o primeiro dia do ano anterior à data da instalação para envio das informações retroativas, conforme as empresas e operações filtradas. Após realizada a integração inicial, caso sejam adicionadas novas empresas ou operações para filtro no configurador, apenas as informações cadastradas a partir dali serão enviadas, não enviando assim nenhuma informação retroativa.
Para que novas empresas ou operações sejam consideradas de maneira retroativa, é necessário utilizar o botão Reenviar dados de exportação, também disponível nas configurações necessárias do Ratio. Ao utilizar esse botão, o sistema solicitará confirmação para o procedimento e limpará todos os dados de integração anteriores com o Ratio, reenviando todas as informações conforme o filtro atual. Para que não exista duplicidade de informações, será necessário também limpar as informações do Ratio, utilizando o botão Limpar base de dados, disponibilizado na tela inicial do sistema através do botão 
. Efetuando essa "limpeza da base" nesses dois pontos, a nova integração enviará os dados retroativos corretamente.
Receitas
As receitas representam os valores gerados pela empresa como consequência de suas atividades. É o resultado positivo desejado que ocasiona um aumento no patrimônio dela, seja em dinheiro, valores a receber (duplicatas a receber, notas promissórias a receber, e etc.) e ainda ganhos obtidos nos investimentos realizados pela empresa (rendimentos de aplicações financeiras, juros ativos, descontos obtidos, e etc.).
Toda Receita provocará um aumento no patrimônio líquido da entidade. São consideradas Fatos Modificativos Aumentativos.
Despesas
As Despesas representam todo sacrifício (esforço) realizado pela empresa no sentido de obter as Receitas. São situações que ocasionam uma redução no Patrimônio da entidade. O mesmo entendimento pode ser considerado para o CMV - Custo das Mercadorias Vendidas, no caso de empresas comerciais. Desta forma, pode-se citar como exemplos: Impostos incidentes, CMV, despesas operacionais, perdas, e etc.
Toda Despesa provocará uma redução no Patrimônio Líquido da entidade. São consideradas Fatos Modificativos Diminutivos.
DRE - Demonstração do Resultado do Exercício
Toda empresa com fins lucrativos realizará as operações do seu ramo visando a obtenção de um resultado positivo. Ou seja, para os empresários, o importante é que as receitas sejam maiores que os custos e despesas incorridas, obtendo LUCRO.
Uma empresa precisa evidenciar corretamente sua situação a todos que interessarem, pois esses utilizarão essas informações para as tomadas de decisões. Será através da DRE - Demonstração do Resultado do Exercício que a entidade confrontará todas as suas receitas com os custos e despesas incorridas, apurando o seu resultado final, podendo ser positivo - Lucro - ou ainda, negativo - Prejuízo.
Para efeito de apuração do resultado das entidades, as Receitas e Despesas (inclusive o CMV) são considerados como contas temporárias ou transitórias, pois deverão ser confrontadas e zeradas, justamente com a finalidade de permitir a apuração do resultado final, que poderá ser de Lucro ou Prejuízo.
É extremamente importante que este resultado seja apurado de forma correta, pois haverá a incidência de impostos sobre esse valor quando positivo (lucro, dos chamados "impostos sobre o Lucro", sendo eles: IRPJ - Imposto de Renda da Pessoa Jurídica) e o CSLL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido.
Para saber mais..
Apenas haverá a incidência do IRPJ e CSLL para as empresas que apurarem um resultado positivo. Empresas cujo resultado apurado for prejuízo não recolhem estes impostos.
Grupos que compõem a DRE
Para um melhor entendimento desta demonstração, segue a explicação de cada grupo de contas:
Receita Operacional Bruta
Representam vendas totais (brutas) de uma empresa, incluindo todos os impostos incidentes e abatimentos concedidos, deduções estas que são discriminadas em grupos separados. Classificam-se como: Vendas de Mercadorias, Vendas de Produtos e Venda de Serviços, dependendo de qual é a atividade que a empresa desenvolve.
Deduções da Receita Operacional Bruta
São valores que irão reduzir a venda bruta chegar à chamada "receita operacional líquida". Estas deduções são conhecidas como:
- Vendas canceladas: anulação total ou parcial de vendas de mercadorias ou serviços realizados.
- Abatimentos: são também conhecidos como descontos incondicionais e significam abatimentos que uma mercadoria ou serviço sofre no seu preço de venda devido a defeitos, problemas na qualidade, e etc.
- Impostos incidentes sobre as vendas: são valores que a empresa está obrigada a recolher ao Fisco sobre as vendas brutas, reduzindo o seu valor, como ICMS, PIS, COFINS, IPI e ISS.
Custos operacionais
Estes valores são diretamente relacionados aos estoques das empresas, pois representam a baixa efetuada neste grupo pelas vendas realizadas no período. Serão classificados de acordo com cada atividade da empresa, sendo assim divididos:
- Custo das Mercadorias Vendidas (CMV): cada empresa apura o seu CMV - Custo das Mercadorias Vendidas mediantes a utilização das fichas de controles de estoques e em obediência ao critério de estoque adotado.
- Custo de Serviços Prestados (CSP): são todos os valores desembolsados pela empresa para execução do serviço e que são necessários para obtenção das receitas oriundas destes serviços.
- Custo dos produtos Vendidos (CPV): representa o custo do produto que foi industrializado na empresa e vendido.
Importante destacar que a Receita Operacional Líquida, deduzindo os Custos Operacionais, obtém-se o chamado Resultado Operacional Bruto ou Lucro Operacional Bruto, que sofrerá as deduções das Despesas Operacionais.
Despesas operacionais
Segundo ludícibus e Marion (2002,p.199):
As despesas operacionais constituem-se das despesas pagas ou incorridas para vender produtos e administrar a empresa; e dentro do conceito da Lei nº 6.404-76, abrangem também as despesas líquidas para financiar suas operações; os resultados líquidos das atividades acessórias da empresa são também considerados operacionais.
O art. 187 da Lei n° 6.404/76 estabelece que, para se chegar ao lucro operacional, serão deduzidas das receitas as "[...] despesas com as vendas, as despesas financeiras, deduzidas das receitas, das despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais" (BRASIL,1976).
- Despesas com vendas
- Despesas administrativas
- Despesas financeiras
- ( - ) Receitas financeiras
Importante destacar que do Resultado Operacional Bruto, deduzido das Despesas Operacionais, obtém-se o chamado Resultado antes dos Impostos sobre o Lucro, com o qual serão calculados o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Empresas com prejuízo apurado não estarão recolhendo os impostos citados.
Para finalizar, não podemos esquecer do resultado final obtido com a demonstração do resultado do exercício, seja lucro ou prejuízo, que será transferido para o balanço patrimonial no grupo do patrimônio líquido, como "Lucros ou Prejuízos Acumulados". No entanto, deve-se reforçar que segundo a Lei n° 6.404/76 (BRASIL,1976), com suas posteriores atualizações, não se deve ter mais saldo na conta Lucros Acumulados (patrimônio líquido). Portanto, deve-se distribuir o lucro para as reservas ou como dividendos para acionistas, contudo, durante o ano é possível que essa conta tenha saldo e vá acumulando o lucro durante o ano, mas no final do ano (31/12) não deve ter saldo.