Neste artigo, veremos como realizar a alteração no Tempo de Armazenamento das notas no NFstock para o cadastro das empresas e para o cadastro do contador.
O que é o tempo de armazenamento
O tempo de armazenamento controla por quanto tempo o NF-Stock guardará os documentos armazenados.
A configuração do tempo de armazenamento não controla quais notas serão exibidas no sistema.
Exemplo: ao configurar o tempo de armazenamento para 6 anos, uma nota emitida em 01/01/2020 será armazenada no NF-Stock até 31/12/2026. Porém, se o Início de Utilização estiver definido para 01/01/2025, serão exibidas apenas as notas a partir dessa data, mesmo que as anteriores ainda estejam armazenadas no sistema.
Portanto, para deixar de exibir as notas antigas e visualizar apenas as emitidas a partir de 2025, por exemplo, será necessário ajustar o campo Início de Utilização.
Caso queira verificar como ajustar a data de Início de Utilização, clique aqui.
Como realizar a alteração no cadastro da empresa individualmente
- Acesse o NF-Stock - aba Empresas - Minhas empresas;
Busque pela empresa que deseja fazer a alteração;
Clique no ícone Mais ações na empresa escolhida e selecione a opção Editar;
- Clique na aba Tempo de armazenamento;
- Serão apresentados os modelos de nota, para selecionar um dos períodos a seguir:
- 11 anos;
(Padrão) 6 anos;
5 anos;
3 anos;
12 meses;
- 9 meses;
6 meses;
3 meses;
1 mês;
Não armazenar (nesta opção, o sistema NF-Stock realiza o envio das notas ao sistema Fiscal e as notas não ficam visíveis para a empresa dentro do NF-Stock).
Após selecionar o período desejado para cada modelo de nota, clique em Salvar.
Para efetuar as alterações, o usuário que estiver acessando ao NF-Stock precisa ter permissão nas Empresas e também na edição do Tempo de Armazenamento.
Para mais informações sobre o Controle de Permissões dos Usuários, clique aqui.
Caso volte a armazenar, as notas voltarão a ser exibidas.
Quando optar por não armazenar somente um modelo de nota, exemplo o modelo 65, o sistema ainda continua armazenando os demais modelos e não armazena apenas as notas correspondentes ao modelo 65.
Atenção!
Ao ultrapassar o período de armazenamento, suas notas NÃO serão mais visíveis nos filtros e NÃO serão contabilizadas para a custódia. Ao alterar/aumentar o tempo elas voltaram a ser visíveis e contabilizadas.
Caso a alteração do tempo de armazenamento seja feita com a finalidade de reduzir os excedentes das notas, essa edição só terá efeito no próximo boleto a ser gerado, não impactará nos valores já apurados.
Como realizar a alteração no cadastro das empresas em bloco
Acesse o NF-Stock - aba Empresas - Minhas empresas;
Para efetuar as alterações, o usuário que estiver acessando ao NF-Stock precisará ter permissão nas Empresas e também na edição do Tempo de Armazenamento.
Para mais informações sobre o Controle de Permissões dos Usuários, clique aqui.No CheckBox, selecione os cadastros das empresas que deseja alterar em bloco;
- Clique no ícone Tempo de Armazenamento, que estará acima da lista das empresas;
- Com a janela de alteração sendo exibida, basta realizar a alteração dos cadastros selecionados;
Após selecionar o período desejado para cada modelo de nota, clique em Confirmar.
A edição em bloco do Tempo de Armazenamento terá efeito apenas para as empresas que estão sendo exibidas na tela naquele momento.
Caso tenha outras páginas no cadastro da empresa, será necessário fazer a alteração nas demais páginas.
A tela para editar em bloco é apenas para edição, não para conferência.
A tela para mudar o armazenamento em bloco tem finalidade apenas de edição, e não de conferência.
Como realizar a alteração no cadastro do Contador
Caso também sejam armazenadas notas no CNPJ do contador como Participante e desejar alterar o tempo de armazenamento, você deve:
- Acessar o NF-Stock - aba Configurações - Opções de Conta;
- Selecione a aba Tempo de armazenamento;
- Serão apresentados os modelos de nota, para selecionar um dos períodos a seguir:
11 anos;
- (Padrão) 6 anos;
- 5 anos;
3 anos;
12 meses;
- 9 meses;
6 meses;
3 meses;
1 mês;
Não armazenar (nesta opção, o sistema NF-Stock realiza o envio das notas ao sistema Fiscal e as notas não ficam visíveis para a empresa dentro do NF-Stock.)
Caso volte a armazenar, as notas voltarão a ser visíveis.
4. Após selecionar o período desejado para cada modelo de nota, clique em Salvar.
Ao realizar a alteração no Tempo de Armazenamento das notas no cadastro do Contador, o Tempo de Armazenamento do cadastro da Empresa permanecerá inalterado.
Os cadastros são distintos, podendo configurar cada um para um período específico.
Como realizar alteração pelo Dashboard
É possível alterar o Tempo de Armazenamento dentro do Dashboard:
- Selecionando a Empresa no canto superior esquerdo em "Visualizar como";
- Após selecionar a Empresa, clique em "Alterar" no campo Tempo de Armazenamento.