Para melhor compreensão das informações operacionais contidas neste manual, é importante que se tenha uma noção dos termos mais utilizados e d os principais conceitos relacionados às funcionalidades que serão apresentadas. São elas:
Levantamento de Balanços
Balanço em contabilidade é a apuração da situação de determinado patrimônio em determinado instante, representada, sinteticamente, num quadro de duas seções: Ativo e Passivo. Já o Balancete é um balanço parcial de uma escrituração contábil. É uma peça onde se expõe, em equação, o estado das contas devedoras e credoras, organizadas periodicamente - mensalmente - para informações administrativas ou verificações contábeis.
Balancete Orçamentário
Esse demonstrativo evidencia as receitas e despesas previstas, em confronto com as realizadas. As receitas estão dispostas por categorias econômicas correntes e de capital e despesas por tipo de crédito (créditos orçamentário e suplementares), créditos especiais e créditos extraordinários e ainda por categoria econômica. A receita que se espera arrecadar denomina-se receita prevista, estimulada ou receita orçada, às três expressões são equivalentes.
Este é um importante recurso de auxílio à tomada de decisões, pois ele permite realizar uma projeção para a contabilidade, refletindo situações de lucro ou prejuízo. É também uma ferramenta gerencial que permite controlar se o que foi planejado no início do período está realmente ocorrendo. Através do balancete orçamentário é possível notar distorções do planejado e tomará medidas para que a empresa atinja as metas estabelecidas no planejamento estratégico da empresa.
A previsão da receita é elaborada com base nas estimativas das fontes possíveis de arrecadação e é resultante da soma e subtração das contas correntes nas contas de compreensão passiva conforme exemplos a seguir:
| Conta | Ato |
|---|---|
| 2.9.1.1.1.00.00 | Previsão inicial da Receita |
| 2.9.1.1.2.00.00 |  Previsão adicional da receita |
| 2.9.1.1.9.00.00 |  Anulação da Receita |
| Total da receita orçada ou prevista |
Em uma empresa, para cada setor é dado um orçamento e o setor de infraestrutura tem o orçamento de R$ 10.000,00 para gastar a cada mês. No mês de janeiro o setor de infra gastou R$ 7.345,00 e se manteve no orçamento, porém no mês de fevereiro chegou a R$ 12.000,00 de gastos, passando do orçamento. Através do módulo Controle orçamentário é possível saber a diferença ente o valor do orçamento e o valor gasto dentro de um determinado período.
O diretor quer ter um controle sobre os gastos e ganhos para estimar o crescimento da empresa, onde deve investir mais e saber quais setores que estão prejudicando os fundos da empresa, ao utilizar o sistema Controle Orçamentário o mesmo poderá obter um gráfico com estas informações e a partir deste ponto tomar as devidas decisões.
Centros de Custo
Em linhas gerais, a contabilidade de custos pode ser definida como uma ramificação da ciência contábil, capaz de gerar informações que visam auxiliar as tomadas de decisões internas da empresa por meio do gerenciamento dos diversos custos identificáveis da companhia, ou seja, o centro de custo é uma maneira eficiente de agrupar despesas e receitas, para uma melhor análise das partes do negócio.
Natureza de Lançamento
A Natureza de Lançamento é utilizada para classificar o tipo de movimento financeiro realizado em cada lançamento, ou seja, é uma forma de classificar os títulos de forma que, através desta natureza, seja possível um melhor controle do que foi pago e recebido pela empresa. Podendo ser uma despesa, custo, receita financeira, receita operacional, etc.
Custo orçado x Custo realizado
O custo orçado é originário da composição de itens que, estimados, nos dão o valor do preço dos serviços. Em prestação de serviços de forma continuada, ao apresentar a proposta de preço, ela deve basear-se em fatos futuros. Não existe, no instante da formulação dos preços, o perfil exato do principal elemento na composição dos custos.
O custo realizado é o resultado real de todo o valor desembolsado. Recomenda-se, então, as análises comparativas: de um lado, o custo orçado; do outro, o realizado. Existindo diferenças que sejam sempre sobras do custo orçado!