Este manual detalha o processo de Gestão de Agendamentos no Bimer UP, uma ferramenta projetada para simplificar e otimizar o gerenciamento de seus compromissos. Aqui, você encontrará instruções passo a passo para gerenciar seus agendamentos, monitorar a integração com outras agendas e utilizar os diversos modos de visualização disponíveis.

A Gestão de Agendamentos oferece quatro modos de visualização para atender às suas necessidades:

  • Visão dia; que exibe os agendamentos de um dia específico organizados por usuário;
  • Visão semana: que permite acompanhar os compromissos da semana de forma clara e organizada; 
  • Visão mês: para uma visão geral dos seus agendamentos no calendário mensal;
  • Visão agenda, que apresenta seus agendamentos em uma lista organizada por data.
Outros Recursos

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Notificação  Os acessos para essa rotina seguem os padrões para o sistema Gestão de Agendamentos do Bimer UP/ CRM concedidos no módulo Cadastro de Usuários, conforme o seu perfil.

E como fica a Integração entre as agendas? thinking face 

A integração transfere os agendamentos criados na Agenda Bimer a partir da data de atualização, até 5 anos à frente, para o Gestão de Agendamentos. Além disso, permite a transferência bilateral de agendamentos criados após a atualização entre os dois sistemas, ou seja, do Gestão de Agendamentos para o Agenda Bimer. Todavia, esta integração permite apenas a visualização dos agendamentos no Gestão de Agendamentos, sem possibilidade de alteração. As alterações devem ser realizadas no módulo de origem.

Dica:

Ao acessar o gestor de agendamento, será exibido no canto superior direito da tela, a data e hora da última atualização com o servidor para exibição dos agendamentos. Caso queira verificar se há alguma nova atualização, clique no botão .



Criar Agendamento

Agendar um novo compromisso é o primeiro passo para uma agenda organizada. Com a Gestão de Agendamentos, você pode criar novos agendamentos de forma rápida e fácil, adicionando todos os detalhes importantes.

  1. Acesse a aba CRM / Gestão de Agendamento no menu do Bimer UP.
  2. Clique sobre a data para incluir um agendamento ou clique em  .
  3. Preencha o título do agendamento, que será exibido nos calendários.
  4. Defina a data e hora do agendamento.
  5. (Opcional) Marque a opção Dia inteiro para criar um agendamento cobrindo o dia todo, ou seja, sem especificação do horário.
  6. Indique a Pessoa do agendamento. Esta pessoa pode representar o local do evento, ou, em casos específicos, o assunto da reunião, como um projeto de cliente.
  7. Em Reunião com..., selecione os usuários que participarão do agendamento. 

    Para localizar o usuário, basta digitar as primeiras inicias do login. 

    Outra dica incrível para otimizar o processo de agendamento é a capacidade de selecionar simultaneamente todas as pessoas pertencentes ao mesmo 'login' para um único agendamento. Para fazer isso, insira o login do grupo desejado e, em seguida, clique para selecionar de forma eficiente os membros desse grupo ou clique em Adicionar Todos.

  8. Escolha o tipo de agendamento (reunião, visita, etc.).
  9. Adicione observações importantes sobre o agendamento.
  10. Clique em Salvar e pronto! Seu agendamento está criado. 

    O sistema verifica se há conflitos de horário ao criar um novo agendamento, evitando sobreposições. Caso esse conflito ocorra devido a um bloqueio de agenda, não será permitido continuar com o cadastro.

Bloquear Agenda

Bloquear sua agenda é uma forma de garantir que você tenha tempo livre para se dedicar a outras atividades importantes.

  1. Acesse a aba CRM / Gestão de Agendamento no menu do Bimer UP.
  2. Na tela de Gestão de Agendamentos, acesse a opção Bloquear Agenda.
  3. Selecione os dias em que deseja bloquear a agenda.
  4. Clique em Bloquear e pronto! Sua agenda está bloqueada.

Editar Agendamento

Imprevistos acontecem, e a Gestão de Agendamentos permite que você edite seus compromissos de forma simples e rápida, mantendo sua agenda sempre atualizada.

A edição de um agendamento só é possível se ainda não tiver sido efetuado e pela pessoa do agendamento, ou seja, não é permitida a edição de um agendamento cuja data seja retroativa e criado por outro usuário.

  1. Acesse a aba CRM / Gestão de Agendamento no menu do Bimer UP.
  2. Na tela de Gestão de Agendamentos, localize o agendamento que deseja editar.
  3. Clique sobre o agendamento para abrir a tela de pré-visualização.
  4. Clique em Editar.
  5. Realize as alterações necessárias nos campos desejados.
  6. Clique em Salvar para confirmar as alterações.


Filtrar Agendamento

Com a função de filtro, você pode encontrar seus compromissos de forma rápida e eficiente, buscando por usuário e data do agendamento.

  1. Acesse a aba CRM / Gestão de Agendamento no menu do Bimer UP.
  2. Selecione o filtro desejado por usuário, data e a pessoa.

light bulb Cada usuário será identificado por uma cor exclusiva, que será refletida nos agendamentos, independentemente do modo de visão escolhido.

O agendamento está restrito?

As restrições de agendamento são mantidas, considerando tipo de agendamento, filtro de agenda de outros usuários, filtro de usuário por representante e filtro de pessoa do agendamento por representante. Essas restrições não serão aplicadas caso o usuário logado seja o criador ou participante do agendamento filtrado.


Excluir Agendamento

Se um compromisso não é mais necessário, você pode excluí-lo da sua agenda com apenas alguns cliques, mantendo sua agenda sempre organizada. 

  1. Acesse a aba CRM / Gestão de Agendamento no menu do Bimer UP.
  2. Na tela de Gestão de Agendamentos, localize o agendamento que deseja excluir.
  3. Clique sobre o agendamento para abrir a tela de pré-visualização.
  4. Clique em Excluir.
  5. Clique em Confirmar para confirmar as alterações.


Monitorar Integração (Log de Integração)

A integração entre a Agenda Bimer e a Gestão de Agendamentos garante que seus compromissos estejam sempre sincronizados. Com o Log de Integração, você pode acompanhar a sincronização e verificar se há algum problema.

  1. Acesse a aba CRM / Gestão de Agendamento no menu do Bimer UP.
  2. Na tela de Gestão de Agendamentos, do lado superior direito, acesse a opção  Log de Integração.
  3. Clique em Filtros e selecione sua opção de busca. Você pode filtrar por data de integração, data do agendamento, usuário, tipo de integração, entre outros.
  4. Verifique os detalhes dos agendamentos com falha na integração e tome as medidas necessárias.