Imagine uma rotina em que, para fazer o cadastro ou pagamento de uma conta da sua empresa, é necessário passar pela sua aprovação. Seria um sonho, não é!? Mas eu te digo que essa rotina existe e o melhor de tudo: você pode realizar a autorização de qualquer lugar, usando um tablet ou até o seu próprio celular! Isso é possível graças ao recurso de Autorizador gerencial do Bimer UP. Vejamos as configurações necessárias e o funcionamento da rotina!  

Visão geral da rotina

Para você entender bem a rotina, vou te dar alguns pontos da rotina que são importantes você saber:

• Você pode optar por trabalhar com a autorização só para o cadastro do título, só para a baixa (pagamento) do título, ou os dois. Fica a seu critério!;
• Outro ponto importante é que você escolhe quais usuários do sistema poderão realizar as autorizações, podendo até mesmo definir um limite de valor que poderá ser autorizado por determinado usuário.
  • Por exemplo,  o usuário João pode autorizar os títulos até R$2.000,00. Se o título tiver o valor maior que R$2.000,00, ele precisará ser autorizado por outra pessoa que possua o valor de autorização maior;
• No caso da autorização para o cadastro do título, caso o usuário do cadastro não tenha permissão, o título será criado com status "previsão" até que ele seja autorizado. Após a autorização, ele será automaticamente modificado para o status "realizado";
• Você pode trabalhar também com a autorização por regra. Para conhecer essa rotina, clique aqui.
• A rotina funciona tanto no Bimer UP quanto no Bimer Desktop. Para ver melhor a rotina no Bimer Desktop, clique aqui.

Agora que já te contei os principais pontos da rotina, vejamos as configurações!

Configurações necessárias

Configurador

Para que o cadastro do título seja realizado após sua autorização, realize as configurações listadas abaixo:

• Acesse Configurador / Financeiro / Opções / A pagar / Cadastro de título. Nesta tela, marque a opção "Trabalhar com autorizador gerencial para contas a pagar";
• Em seguida, Configurador / Financeiro / Opções / Baixas e marque a opção "Permitir baixar títulos a pagar somente após autorização de pagamento".

Cadastro de usuários

• Depois, abra o Cadastro de usuários / Perfil de Usuário e localize o perfil de usuário que terá permissão para realizar as autorizações. Após localizá-lo, no canto esquerdo da tela, em Acessos gerais, libere a opção "Autorizador gerencial";

• Em seguida, acesse Usuários e localize o cadastro do usuário que fará as autorizações. Dentro do cadastro do usuário, vá na aba Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Contas a pagar;
• Nesta tela, você marcará que este usuário terá permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar;
• Caso você queira trabalhar com a autorização por faixa de valor, você deverá informar a faixa nessa mesma tela, no campo "Faixa de valor". Caso nenhuma faixa de valor seja adicionada no campo, o sistema entenderá que este usuário poderá autorizar o cadastro de títulos a pagar com qualquer valor.

Funcionamento da rotina

Para te mostrar a rotina, será utilizado o seguinte exemplo:

• Usuário Financeiro com limite de autorização até R$3.000,00;
• Usuário Gerente sem faixa de limite informado, ou seja, pode autorizar qualquer valor.

Vamos lá.

Cadastro do título

Nesse caso, o usuário Financeiro vai fazer o cadastro de um título no valor de R$4.000,00. O cadastro do título é feito normalmente, nada muda nesse caso. Contudo, o limite dele é de R$3.000,00. Nesse caso, o sistema informará que ele não pode cadastrar o título já que o valor é superior ao que ele está permitido, deixará o título com status de "previsão" e apresentará uma tela em que ele terá duas opções:

• Solicitar liberação: nesse caso, ele colocará uma observação e enviará para o Autorizador Gerencial no Bimer UP. Dessa forma, o título ficará aguardando que alguém que tenha permissão autorize a criação do título;
• Login: caso alguém que tenha um limite maior que o dele esteja por perto, essa pessoa poderá informar seu login e senha e autorizar a criação do título, sem que este precise ser enviado para o Autorizador Gerencial.

Veja abaixo como funciona o que foi dito acima.

Autorização no Bimer UP

Após o passo anterior, é hora de acessarmos o Bimer UP com o usuário Gerente e ver como funciona a autorização do cadastro do título. Primeiro veremos a autorização do título.

Abaixo mostrarei como o usuário Gerente poderá negar a autorização, e como o usuário Financeiro conseguirá visualizar que a autorização foi negada dentro do Contas a pagar, no Bimer Desktop.

Baixa do título

Agora que já vimos como funciona a autorização do cadastro do título, vejamos como funciona a rotina para a baixa do título. Utilizaremos o mesmo título do exemplo anterior. Ele já teve seu cadastro autorizado e iremos tentar baixá-lo com o usuário Financeiro que não tem autorização. Assim, a autorização ficará pendente no Bimer UP / Autorizador gerencial / Pagamentos. Somente depois da autorização ele poderá ser baixado. Veja abaixo o que acontece caso alguém tente baixá-lo sem ter passado pela liberação.

Veja que o sistema apresenta uma mensagem informado que a baixa deste título ainda não foi liberada. Assim, devemos acessar o Bimer UP / Autorizador gerencial / Pagamentos e realizar a liberação para, somente depois, efetuarmos a baixa. Vejamos como funciona.

Assim como o cadastro do título, a baixa também pode ser negada e, nesse caso, não será possível efetuar a baixa até que seja autorizado.

Gostou deste recurso!? Então não perca tempo e comece a utilizá-lo.