Você sabia?

O autorizador gerencial é uma ferramenta de gestão que possibilita o controle de movimentação de valores no sistema. A funcionalidade de autorização por regra permite configurar níveis de hierarquia de funções pelas quais o título deve passar antes de ser realizado. Esses níveis podem ser divididos por faixas de valor. Resumindo a rotina, o título será criado como título de previsão até ser autorizado, depois de ser autorizado ele será automaticamente modificado para um título realizado.  E o melhor: essa funcionalidade está disponível tanto no Bimer Desktop quanto no Bimer UP! Vejamos juntos as configurações necessárias e o funcionamento da rotina.

       Configurações iniciais

As configurações necessárias para utilizar o recurso estão listadas abaixo. 

• Habilitar a autorização por regra:

Primeiro é necessário habilitar a funcionalidade. Assim, acesse Configurador Bimer / Financeiro / Opções / A Pagar / Cadastro de título / marque as opções "Trabalhar com autorizador gerencial para contas a pagar" e "Trabalhar com autorizador gerencial por regra com níveis para contas a pagar".

• Permissão para acessar as telas do Autorizador gerencial:

O usuário que utilizará o recurso precisa ter permissão para isso. Assim, acesse Cadastro de usuários / Perfil de usuário / Usuários / Acessos gerais / e habilite a chave do “Autorizador gerencial”.

• Permissão para autorizar títulos por regra:

Além de ter acesso ao Autorizador gerencial, o usuário precisa ter permissão para autorizar títulos por regra. Para isso, acesse Cadastro de usuários / Usuários / Configurações do usuário / Autorizador gerencial / Contas a pagar / marque a opção “Possui permissão para autorizar o cadastro manual de títulos a pagar”.

• Função:

É necessário que o usuário tenha sua função vinculada ao seu cadastro. Para cadastrar a função, acesse Configurador Bimer / Geral / Outros cadastros / Funções. Após cadastrar a função, vincule ao usuário acessando Cadastro de usuários / Usuário / Configurações do usuário / Geral / Funções exercidas

       Cadastro das regras

Feitas as configurações iniciais, chegou a hora de cadastrar as regras. Para cadastrar as regras, acesse Configurador Bimer / Geral / Outros cadastros / Regras para Autorizador gerencial.

• Como cadastrar as regras?

Dentro de uma regra precisamos definir os níveis, e dentro dos níveis a hierarquia das funções que devem autorizar o cadastro do título.

• • Regra: será vinculada ao título e definirá qual hierarquia de autorização o título irá passar;
    
  • Nível: faixas de valor que direciona qual hierarquia de funções o título passará para ser autorizado.

• Vincular as regras aos usuários:

Após cadastrar as regras, é necessário informar ao sistema quais usuários terão acesso a elas. Você poderá conceder essa permissão na tela de cadastro/edição da regra (Configurador Bimer / Geral / Outros cadastros / Regras para autorizador gerencial / Usuários), ou diretamente no cadastro do usuário Cadastro de usuário / Usuário / Configuração do usuário / Autorizador gerencial / Regras de autorizador gerencial.

         Funcionamento da rotina

Ao configurar o sistema para trabalhar com autorização por regra, se torna obrigatório vincular uma regra aos títulos no momento do cadastro (tanto no cadastro individual quanto na inclusão em massa). O sistema validará se a regra vinculada ao título é de autorização automática ou não:

• • Regra de autorização automática: o título é cadastrado com restrição autorizada. Por exemplo, quando o título é criado por outros módulos. Nesse caso, ele já será gerado com autorização.
  • Regra não é de autorização automática: independente se o usuário tem permissão de autorizar o cadastro de títulos a pagar ou não, o sistema envia o título para o autorizador gerencial. Este ficará como previsão, aguardando autorização gerencial, e poderá ser visualizado no Contas a pagar / Visualizar Restrição/Consultar restrições, ou ainda no BimerUp / Geral / Autorizador gerencial.  O título entrará para a lista de aprovação dos usuários que têm as permissões e com a função determinada no cadastro da regra que está vinculada ao título. 

Fluxo das configurações

           Fluxo da rotina

Veja abaixo um fluxograma de como funciona a rotina para que você consiga sintetizar tudo o que foi dito até agora e não restar mais dúvidas de que esta rotina foi feita para melhorar ainda mais o controle financeiro da sua empresa.