O ePessoal Documentos permite enviar documentos trabalhistas — recibos de pagamento, recibos de férias, notificações de férias, informes de rendimentos, entre outros — diretamente para o app do colaborador. O envio pode ser feito de forma manual ou automática, e o colaborador pode assinar digitalmente os documentos com validade jurídica.






1. Ativação e Configuração

A Central ePessoal fica na aba Integrações e é exibida apenas para clientes com o ePessoal Documentos ativo.


Como ativar:

  1. Acesse Integrações / Central ePessoal.

  2. Clique em Configurar Empresas, selecione a empresa, marque Estou ciente e clique em Salvar.

  3. A empresa aparecerá na tabela com status Não Sincronizada.

  4. Selecione a empresa, clique em Enviar Carga Inicial e confirme.

  5. Após o processamento, clique em Atualizar. O status mudará para Sincronizada.

Para envios pontuais (novo funcionário ou departamento), use Enviar Individual.


Status da Integração

Os status são atualizados em tempo real conforme o progresso das Rotinas Automáticas:

Status

Descrição

Sincronizada

Carga inicial já enviada com sucesso.

Não Sincronizada

Empresa configurada, mas sem carga inicial enviada.

Aguardando envio

Na fila das Rotinas Automáticas para processamento.

Enviando

Processamento em andamento no momento da consulta.


2. Envio Manual de Documentos

Após a sincronização, você pode enviar documentos diretamente pelos relatórios do sistema.

  1. Acesse Folha / Relatório de Folha e Adiantamento.

  2. Selecione o tipo de relatório e a empresa, clique em Avançar.

  3. Na tela de impressão, clique no ícone do ePessoal para enviar.

O ícone aparece apenas para empresas já integradas.


 


3. Envio Automático (Rotinas Automáticas)

Você pode agendar o envio automático de documentos.

  1. Acesse Rotinas Automáticas e clique em Novo.

  2. Selecione o tipo de agendamento (ex: envio de recibo).

  3. Defina a periodicidade (diária ou mensal) e o horário.

  4. Selecione a empresa, marque Enviar para o ePessoal e salve.

Os documentos serão enviados automaticamente na data e horário configurados.



4. Recebimento no App pelo Colaborador

Colaboradores com e-mail cadastrado recebem um convite para criar conta no Portal ePessoal.

Primeiro acesso:

  1. O colaborador acessa o link do e-mail e cria sua conta.

  2. Baixa o app ePessoal (Android/iOS) e faz login.

No app é possível:

  • Visualizar e filtrar documentos por tipo

  • Imprimir documentos

  • Assinar digitalmente (com validade jurídica)



5. Configuração de Grupos e Hierarquias

No ePessoal é possível organizar colaboradores em grupos por departamento ou setor, criando uma estrutura hierárquica. Isso permite que cada gestor visualize as informações e documentos do seu próprio time.

Como criar um grupo:

  1. Clique no ícone de Grupos na tela principal.

  2. Crie um Grupo Principal e dê um nome a ele.

  3. Clique em Departamento para vincular um departamento ao grupo — todos os funcionários daquele departamento serão incluídos automaticamente como membros.

  4. Na aba Adicionar Membros inclua os colaboradores desejados (ex: o gerente responsável).

Como criar subgrupos (hierarquia):

  1. Dentro do grupo principal, adicione Subgrupos para representar subdivisões (equipes, setores internos etc.).

  2. Vincule departamentos e membros a cada subgrupo.

  3. O gestor cadastrado no grupo principal terá permissões sobre todos os subgrupos vinculados a ele.

  4. Cada subgrupo pode ter seus próprios membros e permissões, formando uma árvore hierárquica.

Os colaboradores serão exibidos de acordo com os gestores configurados em cada nível da estrutura de grupos.

A utilização de grupos não é obrigatória — o sistema também funciona sem essa configuração.



6. Acesso Gestor

A Área do Gestor é onde o gestor acompanha documentos enviados/recebidos, status de assinaturas e gerencia permissões.

Como acessar:

  1. Acesse DP / Integrações / Central ePessoal.

  2. Clique em Gestor para ser direcionado à Área do Gestor.

O e-mail cadastrado em PHD / Informações do Contador é o e-mail do gestor — é para ele que será enviado o link de criação de acesso ao ePessoal.

Aba Funcionários: lista todos os funcionários cadastrados, com filtros por empresa, matrícula ou e-mail. Permite cadastrar usuários externos (pessoas não vinculadas no DP que precisam de acesso como gestor) e conceder permissões de gestor a funcionários específicos, vinculando as empresas que poderão visualizar.

Aba Documentos: exibe os documentos enviados e o status de assinatura (pendente ou assinado). Permite filtrar por empresa, grupo, referência, status e tipo. Também é possível criar documentos externos (atas, comunicados etc.) em PDF, escolhendo enviar para a empresa inteira, um grupo ou um colaborador específico, com ou sem exigência de assinatura. O status é atualizado em tempo real quando o colaborador assina, e o gestor pode reenviar notificações para pendentes.

Aba Configurações: define quais tipos de documentos exigirão assinatura digital. Também permite ativar a opção Crédito Trabalhador, que exibe no app do colaborador a consulta de créditos e parcelas de empréstimo.