Para melhor compreensão das informações operacionais contidas neste manual, é importante que se tenha uma noção dos termos mais utilizados e dos principais conceitos relacionados à Nota Fiscal.


Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Cria facilidades para o contribuinte e para as atividades de fiscalização, como a confiabilidade da Nota Fiscal, a melhoria no processo de controle fiscal, a diminuição da sonegação e aumento da arrecadação. Além da redução de custos de impressão ou de armazenamento de documentos fiscais.

A validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do Fisco.


Ordem de Entrega (OE)

Essa rotina é utilizada, por exemplo, nos casos em que a empresa emite um documento sem gerar financeiro e semanalmente, ou mesmo mensalmente, realiza o fechamento desses documentos para que sejam originados os títulos a receber.

Exemplo

Um cliente está realizando uma obra, vai à loja de material de construção frequentemente buscar os itens que precisa e paga por eles sempre que realiza a compra. Então, é feito um acordo entre o cliente e a loja para que leve os produtos e realize o pagamento do Total de Materiais no final de um mês. A empresa gera um documento, porém ela movimentará apenas o estoque nesse período. Quando for realizado o pagamento, será gerado um documento fiscal com a movimentação financeira.


Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)

A NFS-e é um documento de existência exclusivamente digital, gerado e armazenado eletronicamente pela prefeitura ou por outra entidade conveniada para documentar as operações de prestação de serviços. Para que sua geração seja efetuada, os dados que compõem a NFS-e serão informados, analisados, processados, validados e, se corretos, gerarão o documento. A responsabilidade pelo cumprimento da obrigação acessória de emissão da NFS-e e pelo correto fornecimento dos dados à secretaria para a geração da mesma é do contribuinte.

Recibo Provisório de Serviços (RPS)

No intuito de prover uma solução de contingência para o contribuinte, foi criado o Recibo Provisório de Serviços (RPS), que é um documento de posse e responsabilidade do contribuinte. Ele deverá ser gerado manualmente ou por alguma aplicação local que possua uma numeração sequencial crescente e deve ser convertido em NFS-e no prazo estipulado pela legislação tributária municipal. Este documento atende, também, àqueles contribuintes que, porventura, não dispõem de infraestrutura de conectividade com a secretaria em tempo integral, podendo gerar os documentos e enviá-los, em lote, para processamento e geração das respectivas NFS-e.

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.


Programa Aplicativo Fiscal para Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF)

O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é uma impressora dedicada a emitir cupons fiscais e deve, obrigatoriamente, estar integrada a um Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF). O ECF tem a capacidade de guardar em sua memória todos os totalizadores fiscais, bem como a imagem de todos os cupons fiscais emitidos. Exige que a manutenção seja feita por empresas credenciadas pelo fisco.

Não necessita estar interligada a internet, já que os dados estão armazenados em sua memória. A transmissão das vendas à Secretaria da Fazenda é feita a partir do PAF-ECF ou de um software de gestão integrado ao PAF-ECF, através do Sintegra ou do SPED periodicamente (mensal).


Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é uma representação simplificada da NF-e e tem as seguintes funções:

  • Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso);
  • Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, etc.);
  • Auxiliar a escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emitir uma NF-e.

Características do DANFE:

  • O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma;
  • O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e;
  • Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das Notas Fiscais, modelo 1, o contribuinte, credenciado a emitir NF-e, deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais;
  • Deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança;
  • O DANFE poderá conter outros elementos gráficos como o logotipo da empresa, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico;
  • É permitido o deslocamento do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável, da extremidade inferior para a lateral direita ou para a extremidade superior do DANFE;
  • A aposição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso;
  • Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese que deverá ser reservada em um espaço de, no mínimo, 10 x 15 cm. Em qualquer sentido, para atendimento ao disposto acima, ressalta-se que o DANFE não é substituível, nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.
  • A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o layout do DANFE previsto em Ato Cotepe, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.

Uso de Formulário de Segurança:
O uso do formulário de segurança, para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência. Na hipótese de utilização de formulário de segurança para a impressão de DANFE, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensaram a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação por parte da SEFAZ do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). 

Importante:

Cabe ressaltar que o DANFE não é substituível nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.

NF-easy

O sistema NF-easy é uma solução desenvolvida pela Alterdata para ajudar na implementação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), bem como o MDF-e nas empresas.

O NF-easy é adquirido separadamente e integra a nota fiscal gerada em sua empresa com a sua assinatura eletrônica, para que seja enviada ao site da Receita Federal. Desta maneira, a comunicação "Empresa x Receita" fica mais fácil, visto que o sistema também monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo .xml por sua empresa.

Conjugado ao sistema de automação comercial Alterdata é possível:

  • Gerar a nota no sistema;
  • Incluir a assinatura eletrônica;
  • Receber o .xml validado diretamente no aplicativo no software de emissão de notas após autorização da Receita Federal.

ISS-easy

O ISS-easy é um sistema que facilita a comunicação com os serviços web disponibilizados pelas prefeituras, a fim de emitir as Notas Fiscais de Serviços Eletrônica (NFS-e).

O ISS-easy é adquirido separadamente e foi concebido para ser integrado a qualquer aplicativo de gestão, fazendo todo o trabalho de comunicação com os serviços web disponibilizados pelas prefeituras para geração das Notas Fiscais de Serviços Eletrônica, ou seja, uma vez concebido para trabalhar em conjunto com outras aplicações, estas deverão gerar os arquivos .xml de envio e de cancelamento da nota fiscal.

O funcionamento do ISS-easy consiste na leitura de arquivos .xml que contêm os lotes de RPS, localizados na pasta pendente na modificação dos arquivos, para que fiquem compatíveis com a prefeitura para qual os arquivos serão enviados. Para isto, utilizam-se DLL's desenvolvidas para cada prefeitura assiná-las digitalmente. Logo após, o órgão municipal as envia devidamente formatadas ao web service da prefeitura e verifica os .xml's retornados pelo ISS-easy, que podem conter a nota já processada, rejeitada ou a confirmação do cancelamento ser for o caso.