É fundamental que uma empresa tenha pleno controle de toda entrada de receita. E é por meio de uma conferência minuciosa de valores que se pode garantir que essas entradas estejam alocadas corretamente.

Uma vez que toda venda esteja registrada no sistema através da emissão de NFe e NFCe e de documentos que não possuam a obrigatoriedade legal dessa emissão, é possível verificar alguns relatórios que apresentam os valores gerados, demonstrando a origem do pagamento e os totais agrupados.

Preferencialmente, deve ser realizada o mais próximo possível do ato, ou seja, no momento em que a receita é gerada. Dessa maneira, conferir o caixa no fechamento dos terminais ao final de cada expediente, é essencial para muitos modelos de negócio.
Em alguns casos, pode-se conferir no dia seguinte. Mas quanto mais tempo passar, mais complexo será resolver uma diferença encontrada.

Os valores analisados devem estar agrupados, por exemplo, por forma de pagamento, terminal de venda e vendedor. Os agrupamentos facilitam a análise dos dados, ajudando a manter o foco na busca de determinadas soluções, além de permitirem extração de informação relevante para o entendimento dos números apresentados e para a tomada de decisão estratégica. A conferência dos caixas com a ajuda do sistema de gestão também garante que todas as vendas estejam corretas e devidamente registradas e qualquer divergência seja rapidamente detectada e corrigida.

Um bom controle de caixa precisa contar com os seguintes passos:

1. Abertura de caixa: 

   A abertura de caixa consiste em registrar o valor de fundo de caixa, ou seja, o montante existente no caixa para começar o dia, antes de se registrar as vendas, o chamado "valor do troco".
   
   

2. Vendas: 

   Essa é a parte mais óbvia, contudo é necessário ter atenção. Toda venda precisa estar registrada, inclusive com seus descontos e acréscimos.
   Para cada venda deve-se incluir a forma de pagamento utilizada, como dinheiro, cartão de crédito, cartão de débito, boleto, crediário, vale de cliente, ticket, cheque à vista, cheque pré-datado, etc., detalhando ao máximo, inclusive, por bandeira de cartão, pois o CNPJ das administradoras de cartão seguem no xml da NFCe para a Sefaz.
   Ao optar por não efetuar esses lançamentos, o controle do caixa ficará prejudicado, além de enviar para o governo informações incorretas relativas às formas de pagamento realizadas em cada venda.
   Além das vendas, é preciso ter muita atenção ao registrar as trocas de mercadorias e devoluções.
   As trocas referem-se aos produtos trocados por outros, gerando uma diferença a pagar, que pode ser positiva ou negativa para a empresa.
   As devoluções são aquelas em que o produto retorna para a empresa, sem que o cliente leve outro no lugar, gerando um valor negativo para a empresa que deve ser devolvido para o cliente em forma de dinheiro ou crédito na loja.
   Para troca e para devolução, é preciso muita atenção, devido ao correto registro do valor a pagar ou a devolver.
   
   

3.  Sangrias:

   Sangrias são os valores de retirada do caixa, tanto para o cofre quanto para pagamento de despesas, como compra de mercadorias e vale para funcionários.  Toda retirada deve ser devidamente registrada e informada uma observação com o motivo.
   O comprovante da sangria deve permanecer no caixa até o seu fechamento para posterior conferência.
   
   

4. Suprimentos:

   Suprimentos são todas as entradas de valores no caixa que não são relativas às vendas.

   Exemplo

   Falta troco para o cliente e acrescenta R$ 100,00 em notas baixas no caixa.

   
   Faz um recebimento de terceiros e inclui diretamente no caixa.
   Retira um valor do caixa (sangria) para o pagamento de uma pequena despesa e recebe o troco de volta e inclui novamente no caixa (suprimento).
   Recebe pagamento de crediário de cliente.
   A cada suprimento deve armazenar no caixa o comprovante para posterior conferência.
   
   

5. Encerramento e conferência do caixa

   A conferência de caixa deve ser realizada toda vez que acontecer um fechamento total ou troca de operadores (fechamento parcial).
   É importante contar os valores que estão no caixa separados por forma de pagamento:

Dinheiro: somar as notas e as moedas, não esquecendo que parte é da abertura do caixa e suprimentos diversos.
Cheque: somar os cheques à vista e pré-datados ou os seus comprovantes após a sangria.
Cartão de crédito e débito: somar os comprovantes de cartão.
Ticket: somar os tickets dos clientes.
Vale de cliente: somar os comprovantes de vales de clientes usados para pagar as compras.
Vale de funcionário: somar os vales concedidos aos funcionários.
Crediário/boleto: somar todos os comprovantes de crediário assinados pelos clientes.

Atenção especial para as trocas de mercadorias:

Quando um cliente traz um produto para devolução e leva outro no lugar, ocorre uma troca de mercadorias. A troca de mercadorias pode ser feita de duas formas:

1. Fazer a devolução do produto e devolver o valor pago. Depois efetuar a venda no novo produto normalmente;
2. Fazer a devolução do produto e utilizar o valor desse para compor a forma de pagamento da venda do produto que levará em troca.

Nesse segundo caso, o valor que está sendo abatido da venda não estará presente no caixa, obviamente, pois o cliente pagou parte da venda com outra mercadoria que está retornando para o estoque. Assim, o total de vendas não coincidirá com o total de valores no caixa, sendo necessário ter um comprovante da troca para que se possa somar ao saldo do caixa.

Caso a mercadoria que está sendo vendida tenha o mesmo valor da mercadoria devolvida, ainda dessa maneira será necessário o comprovante. E se for menor, gerando um saldo a devolver ao cliente, será retirado um valor do caixa ou será dado um vale, ou carta de crédito. Tudo isso deve ser considerado no momento do fechamento.

Se houver divergência nos valores, certifique de estar conferindo junto ao operador de caixa, pois ele poderá lembrar o que falta ou ocorreu. Também é necessário verificar se não foi lançado o valor de um tipo em outro tipo. Por exemplo: lançado cartão como recebimento de dinheiro. Ou se foi esquecido de lançar algum movimento de caixa, como uma retirada no meio do dia (sangria) ou suprimento.

Assim, para haver o controle efetivo, é necessário usar ferramentas que permitam o acesso aos valores de entrada de receita e de saída de recursos de uma maneira organizada para facilitar o comparativo. Para isso, temos no Alterdata Shop alguns relatórios que auxiliam nessa tarefa:

1. Encerramento do caixa no PDV e Nota Fácil: 

    Esse relatório é o espelho do que ocorreu no terminal que se está fechando, demonstrando cada movimento realizado, agrupado por forma de pagamento, tudo bem resumido.
   
   

2. Resumo do Dia

   Esse relatório apresenta algo parecido com o fechamento do caixa do PDV e Nota Fácil. Contudo, apresenta os movimentos de todos os caixas, inclusive os realizados no Movimento de Estoque e Nota Fácil. Também apresenta um resumo das mercadorias vendidas, vendas por vendedor, resumo das operações de entrada e saída, etc. Tudo isso de um único dia selecionado.
   
   

3. Fechamento de Caixa

   Esse relatório apresenta um detalhamento de cada documento emitido, com forma de pagamento, cliente, produtos, valores e no final, um resumo da forma de pagamento de todos os documentos. Importante quando se deseja conferir de maneira mais minuciosa documento a documento.
   
   

4. Evolução Financeira
   
   

   Esse relatório abre um BI (Business Inteligence) que permite ao usuário filtrar os movimentos agrupados por forma de pagamento de um período maior, com uma visualização diária, semanal, mensal e anual, permitindo o confronto com as contas a pagar agrupados por Natureza de Lançamento.
   
   

5. Movimentos do Terminal

    Esse relatório é parecido com o Fechamento de Caixa, mas permite selecionar um determinado terminal e um período com data e hora.
   
   

6. Conferência Cega

   Esse módulo permite efetuar o fechamento de caixa de cada terminal de venda fazendo uma conferência cega, isso é, informando ao sistema os valores do saldo de caixa sem que o usuário saiba qual valor está registrado no sistema.
   Após informar os valores de saldo de caixa para cada forma de pagamento, o sistema processa um confronto com o que está registrado e retorna o resultado de igualdade ou diferença, permitindo a conferência.