Guarda do arquivo XML

A legislação para NF-e exige que o XML deva ser guardado pelo prazo legal de 5 anos, isso se a empresa ou o documento não estiver sob fiscalização.

Desta forma, é obrigatório ter a posse do XML, tanto das NF-e que a empresa emitiu como de todas as compras recebidas.
O DANF-e, Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, não é documento fiscal e sim demonstrativo assessório da NF-e, desta forma, o que tem valor legal como documento fiscal é o XML, assinado e aprovado pela SEFAZ de origem, contendo a autorização.

A legislação diz que o emitente da NF-e é obrigado a enviar ou disponibilizar o XML original, para seu cliente comprador.

AJUSTE SINIEF 11, DE 26 DE SETEMBRO DE 2008

Altera o Ajuste SINIEF 07/05, que institui a Nota Fiscal Eletrônica e o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.

 O Conselho Nacional de Política Fazendária - CONFAZ e a Secretaria da Receita Federal do Brasil, na sua 131ª reunião ordinária, realizada em Salvador, BA, no dia 26 de setembro de 2008, tendo em vista o disposto no art. 199 do Código Tributário Nacional (Lei nº 5.172, de 25 de outubro de 1966), resolvem celebrar o seguinte

Cláusula segunda Ficam acrescentados os seguintes dispositivos ao Ajuste SINIEF 07/05:

I - o § 7º à cláusula sétima:

Muitas empresas tem reclamado que seus fornecedores não tem enviado ou disponibilizado para download. A Receita Federal está de olho. Como hoje e mais a frente a RFB vem disponibilizando local para que o comprador faça o download do XML, tambem está controlando se certo CNPJ emissor de NF-e está sendo muito acessado, isto significa que este CNPJ emissor não está enviando o XML, como diz a lei. Serão fiscalizados no futuro.

Veja:

4.11.9 Recomendações para evitar o uso indevido

A análise do comportamento atual das aplicações das empresas (“aplicação cliente”) permite identificar algumas situações de “uso indevido” do ambiente de autorização de Nota Fiscal Eletrônica, mantidos pelas SEFAZ.

Como exemplo maior do mau uso do ambiente de autorização, ressalta-se a falta de controle de algumas aplicações que entram em “loop”, consumindo recursos de forma indevida, sobrecarregando principalmente o canal de comunicação com a Internet.

Para este Web Service de Download do XML da NF-e, serão mantidos controles para identificar as situações de novas tentativas de download de uma NF-e já disponibilizada anteriormente.

As novas tentativas serão rejeitadas com o erro “641–Rejeição: Consumo Indevido”.

4.11.10 Sobre o Download da NF-e

Normalmente o destinatário da NF-e deve possuir o arquivo XML da NF-e enviado e/ou disponibilizado pelo emitente. Portanto não é esperado o download da totalidade das NF-e destinadas a um determinado CNPJ.

Futuramente, a SEFAZ poderá estabelecer mecanismos de controle para verificar o percentual de downloads realizados em relação a quantidade total de NF-e destinadas a um determinado CNPJ no período analisado.

Fonte: NT2012-002.pdf da RFB

Atenção

Os estados já começaram multar as empresas que não estão de posse do XML, exemplo do estado de São Paulo que está multando em +- R$ 1.400,00 por XML ausente.