É comum termos clientes que solicitam transferência de uso do sistema, e precisamos tomar algumas precauções para impedir problemas futuros para o cliente.
O que é a transferência de uso?
É quando o cliente solicita a troca do uso do sistema para uma nova empresa, com novo CNPJ, Inscrição Estadual, Razão Social, etc.
Administração da Alterdata realiza: (resumido)
Ao solicitar a transferência de uso junto a Alterdata, é criado um novo cadastro no CRM para o novo CNPJ, com as características do CRM anterior, pessoas relacionadas e produtos. Após é enviado e-mail ao cliente, com o novo código do CRM.
A partir da ativação do novo CRM com a nova empresa, o código do antigo cadastro é inativado no CRM.
Atualmente, quando o cliente solicita a transferência de uso, é aberto um atendimento 001728 - Ajuste de base na transferência de uso pela ADM, e delegado ao usuário GERACAO_BASE, para que a equipe de retaguarda faça os devidos ajustes na base do cliente. Neste caso, se o cliente entrar em contato pelo chat, podem verificar a disponibilidade da equipe de retaguarda para assumir este atendimento ou agendar um retorno ao cliente.
Caso seja necessário prosseguir com o atendimento ao cliente, seguem algumas orientações muito importantes.
Importante para o Suporte Shop.
→ Não podemos só alterar os dados da empresa e deixar o cliente utilizar o sistema com a mesma base do CNPJ anterior.
O CNPJ novo, ainda não tem nenhuma movimentação, por isso, não podemos deixar nenhum movimento (compra, entrada, venda e saída) realizado pelo CNPJ anterior, na base desse novo CNPJ.
Futuramente o cliente vai gerar os arquivos fiscais e precisa ter o controle do que movimentou em cada CNPJ.
→ Se o cliente necessitar, podemos deixar a base para consulta, mas é muito importante que o cliente saiba como fazer a alteração de base, para que não realize movimentação na base errada
→ Podemos avaliar com o cliente se ele deseja manter dados como o títulos do financeiro, orçamento, estoque. Para isso precisamos acionar a supervisão e a retaguarda se necessário.
→ Pode ser que tenham casos, em que o cliente faz questão de manter a movimentação na mesma base, neste caso, é importante ALERTÁ-LO de que ele não terá nenhum controle do que foi feito no CNPJ antigo e o que foi feito no novo. E, MAIS IMPORTANTE AINDA... neste caso É NECESSÁRIO AJUSTAR O SEQUENCIAL DAS SÉRIES DAS NOTAS, tanto NF-e como NFC-e, pois a Sefaz guarda o sequencial de acordo com o CNPJ.
→ Antes de iniciar o ajuste, deve-se confirmar se o cliente já possui certificado do novo CNPJ e caso ele emita Nfce, precisa possuir o CSC para a emissão.
Se o cliente entrar em contato pedindo para alterar o cadastro da empresa no sistema, e colocar o novo CNPJ, Inscrição estadual e Razão Social, devemos:
- Informar ao cliente que a partir da alteração, a nova base perderá todo o histórico de movimentação, assim como: documentos, orçamentos, títulos.
- Se ele usar PDV Alterdata, realizar a importação no servidor offline.
- Realizar o backup do sistema, ainda no cnpj antigo, mostrar ao cliente o arquivo backup do CNPJ antigo e solicitar que seja guardado.
Para manter os cadastros e zerar os movimentos da empresa antiga:
- Pegar a ferramentas em G:\SUP\Shop\Ferramentas Úteis\Reaproveitamento de Base\AltShop_DataBaseManeger.exe
- Para quem acessa via VPN: \\10.0.0.180\g\SUP\Shop\Ferramentas Úteis\Reaproveitamento de Base\AltShop_DataBaseManeger.exe
- Link: https://drive.google.com/file/d/1CpaITrwoD8NxGLxgVoTvA5CvC0F2Teso/view?usp=sharing
OBS: Manual do Alterdata Manager: http://portaluca.alterdata.com.br/mod/resource/view.php?id=21550 - Crie um novo database pelo AlterdataManager.exe restaurando o backup que foi realizado para reaproveitamento.
- Ideal remover a database antiga, para evitar que o cliente movimente a base errada, exceto nos casos que o cliente deseje manter para eventuais consultas.
- Ajuste os sequenciais dos documentos fiscais, CSC, certificado para emissão de NF-e e NFC-e
- Informar ao cliente que a partir da alteração, não será possível acessar a base antiga.
Realizar uma exportação no Wshop e importação no Ishop. (Visto que esta base pode eventualmente ser usada para a consulta, após a exportação, deve-se excluir o código web configurado em opções e também a caixa postal configurada no cadastro de empresa do Wshop)
O cliente não deve mais realizar vendas até finalizar o ajuste. - Realizar o backup do sistema, ainda no cnpj antigo, mostrar ao cliente o arquivo backup e solicitar que seja guardado. Neste cenário, o cliente também terá acesso aos dados da empresa no Ishop.
- No Ishop, cadastrar uma nova empresa, e em seguida realizar o ajuste da caixa postal. Visto que o código web será o mesmo da empresa anterior, é necessário excluir a caixa postal na empresa antiga e cadastrar na empresa nova.
- Fazer a geração de base para esta nova empresa. Na geração de base, pode ser usada a empresa do CNPJ anterior como modelo (para que o sistema copie os preços e cadastros de clientes, fornecedores e funcionários), a opção de adicionar documento e títulos deve estar DESMARCADA.
- Será gerado um arquivo de backup que precisa ser restaurado no Wshop.
- Crie um novo database pelo AlterdataManager.exe restaurando o backup que foi realizado na geração de base.
- Neste caso, como o cliente pode ter acesso aos dados da empresa pelo Ishop, pode-se excluir a base antiga.
- Ajuste os sequenciais dos documentos fiscais, CSC, certificado para emissão de NF-e e NFC-e
- Informar ao cliente que a partir da alteração, será criada uma nova empresa no Ishop para realizar a movimentação. Mas a empresa anterior ficará disponível para consulta.
- Realizar uma exportação no Concentrador e importação no Ishop, e a partir deste momento, o cliente não deve mais realizar vendas até finalizar o ajuste.
- No Ishop, cadastrar uma nova empresa, e em seguida realizar o ajuste da caixa postal. Visto que o código web será o mesmo da empresa anterior, é necessário excluir a caixa postal na empresa antiga e cadastrar na empresa nova.
- Fazer a geração de base para esta nova empresa. Na geração de base, pode ser usada a empresa do CNPJ anterior como modelo. Neste caso, o sistema copiará somente os preços. Deve-se marcar a opção "Atualizar apenas a base Ishop"
- Após a geração de base, deve-se marcar a nova empresa nas configurações do servidor offline e realizar uma exportação. Em seguida, importar no concentrador e abrir o PDV para se certificar de que a empresa foi alterada.
Na tela de configurações do PDV, é possível confirmar a empresa que foi exportada:
- Ajuste os sequenciais dos documentos fiscais, CSC, certificado para emissão de NF-e e NFC-e
- Informar ao cliente que a partir da alteração, será criada uma nova empresa no Ishop para realizar a movimentação. Mas a empresa anterior ficará disponível para consulta.
- Cadastrar uma nova empresa no Ishop.
- Fazer a geração de base para esta nova empresa. Na geração de base, pode ser usada a empresa do CNPJ anterior como modelo. Neste caso, o sistema copiará somente os preços. Deve-se marcar a opção: Atualizar apenas a base Ishop
- Em todos os casos que o cliente utiliza Ishop... Caso o CNPJ alterado, seja também o da empresa usuária do Ishop, não é necessário criar uma base nova. Pois o cliente perderia todo histórico da rede.
Pode-se somente alterar o CNPJ no cadastro de empresa, visto que por padrão, a empresa usuária do Ishop (geralmente a 900), é usada somente para gerenciar as demais empresas, neste caso, ela não possui movimentação.
Porém sabemos que existem casos fora do padrão, que o cliente cria movimentação também na empresa usuária do Ishop. Especificamente neste caso, deve-se cadastrar uma nova empresa Matriz, pode-se usar o código 901 por exemplo, e em seguida ajustar a empresa usuária pelo banco de dados (neste caso, acione a supervisão para que seja feito o ajuste na base de forma segura).
- Nos casos de clientes rede de lojas, é importante verificar se o cliente usa forma de pagamento por empresa, pois pode ser que seja necessário replicar estas formas de pagamento na nova empresa.
