Procedimentos para ajuste de base na transferência de uso



É comum termos clientes que solicitam transferência de uso do sistema, e precisamos tomar algumas precauções para impedir problemas futuros para o cliente. 


O que é a transferência de uso?


É quando o cliente solicita a troca do uso do sistema para uma nova empresa, com novo CNPJ, Inscrição Estadual, Razão Social, etc.


Administração da Alterdata realiza: (resumido)


Ao solicitar a transferência de uso junto a Alterdata, é criado um novo cadastro no CRM para o novo CNPJ, com as características do CRM anterior, pessoas relacionadas e produtos. Após é enviado e-mail ao cliente, com o novo código do CRM.
 
A partir da ativação do novo CRM com a nova empresa, o código do antigo cadastro é inativado no CRM.

Atualmente, quando o cliente solicita a transferência de uso, é aberto um atendimento 001728 - Ajuste de base na transferência de uso pela ADM, e delegado ao usuário GERACAO_BASE, para que a equipe de retaguarda faça os devidos ajustes na base do cliente. Neste caso, se o cliente entrar em contato pelo chat, podem verificar a disponibilidade da equipe de retaguarda para assumir este atendimento ou agendar um retorno ao cliente. 

Caso seja necessário prosseguir com o atendimento ao cliente, seguem algumas orientações muito importantes.




Importante para o Suporte Shop.


→ Não podemos só alterar os dados da empresa e deixar o cliente utilizar o sistema com a mesma base do CNPJ anterior.
O CNPJ novo, ainda não tem nenhuma movimentação, por isso, não podemos deixar nenhum movimento (compra, entrada, venda e saída) realizado pelo CNPJ anterior, na base desse novo CNPJ.
Futuramente o cliente vai gerar os arquivos fiscais e precisa ter o controle do que movimentou em cada CNPJ.


→  Se o cliente necessitar, podemos deixar a base para consulta, mas é muito importante que o cliente saiba como fazer a alteração de base, para que não realize movimentação na base errada


→  Podemos avaliar com o cliente se ele deseja manter dados como o títulos do financeiro, orçamento, estoque. Para isso precisamos acionar a supervisão e a retaguarda se necessário.


→  Pode ser que tenham casos, em que o cliente faz questão de manter a movimentação na mesma base, neste caso, é importante ALERTÁ-LO de que ele não terá nenhum controle do que foi feito no CNPJ antigo e o que foi feito no novo. E, MAIS IMPORTANTE AINDA... neste caso É NECESSÁRIO AJUSTAR O SEQUENCIAL DAS SÉRIES DAS NOTAS, tanto NF-e como NFC-e, pois a Sefaz guarda o sequencial de acordo com o CNPJ.


→  Antes de iniciar o ajuste, deve-se confirmar se o cliente já possui certificado do novo CNPJ e caso ele emita Nfce, precisa possuir o CSC para a emissão.

Aviso! É importante ressaltar que, ao transferir o uso para clientes na nuvem, também ocorre a substituição do servidor. Portanto, todos os procedimentos e o reaproveitamento da base devem ser realizados no novo servidor em nuvem do cliente.







     


Se o cliente entrar em contato pedindo para alterar o cadastro da empresa no sistema, e colocar o novo CNPJ, Inscrição estadual e Razão Social, devemos:













  1. Informar ao cliente que a partir da alteração, a nova base perderá todo o histórico de movimentação, assim como: documentos, orçamentos, títulos.
  2. Se ele usar PDV Alterdata, realizar a importação no servidor offline.
  3. Realizar o backup do sistema, ainda no cnpj antigo, mostrar ao cliente o arquivo backup do CNPJ antigo e solicitar que seja guardado.


Para manter os cadastros e zerar os movimentos da empresa antiga:


  • Pegar a ferramentas em G:\SUP\Shop\Ferramentas Úteis\Reaproveitamento de Base\AltShop_DataBaseManeger.exe
  • Para quem acessa via VPN: \\10.0.0.180\g\SUP\Shop\Ferramentas Úteis\Reaproveitamento de Base\AltShop_DataBaseManeger.exe
  • Link: https://drive.google.com/file/d/1CpaITrwoD8NxGLxgVoTvA5CvC0F2Teso/view?usp=sharing
    OBS: Manual do Alterdata Manager: http://portaluca.alterdata.com.br/mod/resource/view.php?id=21550

  • Crie um novo database pelo AlterdataManager.exe restaurando o backup que foi realizado para reaproveitamento.

  • Ideal remover a database antiga, para evitar que o cliente movimente a base errada, exceto nos casos que o cliente deseje manter para eventuais consultas.

  • Ajuste os sequenciais dos documentos fiscais, CSC, certificado para emissão de NF-e e NFC-e




  1. Informar ao cliente que a partir da alteração, não será possível acessar a base antiga.

  2. Realizar uma exportação no Wshop e importação no Ishop. (Visto que esta base pode eventualmente ser usada para a consulta, após a exportação, deve-se excluir o código web configurado em opções e também a caixa postal configurada no cadastro de empresa do Wshop)

    (aviso) O cliente não deve mais realizar vendas até finalizar o ajuste. (aviso)

  3. Realizar o backup do sistema, ainda no cnpj antigo, mostrar ao cliente o arquivo backup e solicitar que seja guardado. Neste cenário, o cliente também terá acesso aos dados da empresa no Ishop.

  4. No Ishop, cadastrar uma nova empresa, e em seguida realizar o ajuste da caixa postal.  Visto que o código web será o mesmo da empresa anterior, é necessário excluir a caixa postal na empresa antiga e cadastrar na empresa nova.

  5. Fazer a geração de base para esta nova empresa. Na geração de base, pode ser usada a empresa do CNPJ anterior como modelo (para que o sistema copie os preços e cadastros de clientes, fornecedores e funcionários), a opção de adicionar documento e títulos deve estar DESMARCADA.
  • Será gerado um arquivo de backup que precisa ser restaurado no Wshop.
  • Crie um novo database pelo AlterdataManager.exe restaurando o backup que foi realizado na geração de base.
  • Neste caso, como o cliente pode ter acesso aos dados da empresa pelo Ishop, pode-se excluir a base antiga.
  • Ajuste os sequenciais dos documentos fiscais, CSC, certificado para emissão de NF-e e NFC-e













  1. Informar ao cliente que a partir da alteração, será criada uma nova empresa no Ishop para realizar a movimentação. Mas a empresa anterior ficará disponível para consulta.

  2. Realizar uma exportação no Concentrador e importação no Ishop, e a partir deste momento, o cliente não deve mais realizar vendas até finalizar o ajuste.

  3. No Ishop, cadastrar uma nova empresa, e em seguida realizar o ajuste da caixa postal.  Visto que o código web será o mesmo da empresa anterior, é necessário excluir a caixa postal na empresa antiga e cadastrar na empresa nova.

  4. Fazer a geração de base para esta nova empresa. Na geração de base, pode ser usada a empresa do CNPJ anterior como modelo. Neste caso, o sistema copiará somente os preços. Deve-se marcar a opção "Atualizar apenas a base Ishop"

  5. Após a geração de base, deve-se marcar a nova empresa nas configurações do servidor offline e realizar uma exportação. Em seguida, importar no concentrador e abrir o PDV para se certificar de que a empresa foi alterada.

Na tela de configurações do PDV, é possível confirmar a empresa que foi exportada:

  • Ajuste os sequenciais dos documentos fiscais, CSC, certificado para emissão de NF-e e NFC-e















  1. Informar ao cliente que a partir da alteração, será criada uma nova empresa no Ishop para realizar a movimentação. Mas a empresa anterior ficará disponível para consulta.
  2. Cadastrar uma nova empresa no Ishop.
  3. Fazer a geração de base para esta nova empresa. Na geração de base, pode ser usada a empresa do CNPJ anterior como modelo. Neste caso, o sistema copiará somente os preços. Deve-se marcar a opção: Atualizar apenas a base Ishop










  • Em todos os casos que o cliente utiliza Ishop...  Caso o CNPJ alterado, seja também o da empresa usuária do Ishop,  não é necessário criar uma base nova. Pois o cliente perderia todo histórico da rede.

Pode-se somente alterar o CNPJ no cadastro de empresa, visto que por padrão, a empresa usuária do Ishop (geralmente a 900), é usada somente para gerenciar as demais empresas, neste caso, ela não possui movimentação. 

Porém sabemos que existem casos fora do padrão, que o cliente cria movimentação também na empresa usuária do Ishop. Especificamente neste caso, deve-se  cadastrar uma nova empresa Matriz, pode-se usar o código 901 por exemplo, e em seguida ajustar a empresa  usuária pelo banco de dados (neste caso, acione a supervisão para que seja feito o ajuste na base de forma segura).

  • Nos casos de clientes rede de lojas, é importante verificar se o cliente usa forma de pagamento por empresa, pois pode ser que seja necessário replicar estas formas de pagamento na nova empresa.



Autor do artigo: Lorena.sup.shop