Este artigo contém os procedimentos de como fazer a integração de Protocolo com o Prosoft GED.
Resolução
1- A integração com Protocolo é separada das demais rotinas que possuem integração, pois ela exige maior volume de alterações, utilizando recursos de integração a partir da leitura do QRCode.
2- O protocolo é um documento gerado pelo próprio sistema e contém informações de entrega de documentos (protocolo de saída) ou recebimento de documentos (protocolo de entrada), cada protocolo possui uma numeração única e sequencial.
3- Ao entregar os documentos, o recebedor preencherá o protocolo informando a data de recebimento, nome e sua assinatura, quando este protocolo retorna para a Empresa é feito o procedimento da baixa que consiste em transcrever estas informações no registro do protocolo para posterior consulta.
4- Na emissão de protocolo foi incluída a impressão com QRCode, sendo que neste código já deverá possuir as informações de identificação do Protocolo.
5- O protocolo só tem validade quando assinado e por isso alguns clientes digitalizam o protocolo que retornou assinado para facilitar sua pesquisa, ao invés de localizá-lo fisicamente em um arquivo. Sendo assim, o usuário possui dois grandes trabalhos que é dar a baixa no protocolo e posteriormente sua digitalização.
6- Esta integração consiste em, a partir da digitalização e leitura do QRCode, já efetuar a digitalização e a baixa do Protocolo a partir da consulta do Protocolo.
Durante a baixa de um protocolo sem QRCode
7- Permite que durante a baixa de protocolos, seja possível digitalizar o(s) documento(s) que serão vinculados a ele. Neste caso o procedimento seria o mesmo efetuado na integração das demais rotinas, ou seja, o usuário entra no protocolo para dar baixa e a partir dele digitalizará os documentos. Esta situação não depende da utilização do QRCode.
Baixa em lote utilizando o QRCode
8- Esta funcionalidade estará disponível apenas quando não houver um protocolo selecionado.
9- Ao acessar a digitalização em lote, o sistema solicitará que o usuário informe qual o Grupo e Tipo de documento utilizado no ProGED, sendo que o sistema deve consistir se o Tipo informado possui o campo integrado de “Número do Protocolo”, caso não possua deverá alertar o usuário com mensagem de “Tipo de Documento Informado não corresponde a Protocolo”.
10- Além de informar o Grupo e Tipo de Documento, também deverá preencher a data do recebimento (dd/mm/aaaa), este campo é de preenchimento obrigatório, será replicado a todos os protocolos do lote e utilizado para a baixa do protocolo.
11- A cada protocolo digitalizado o sistema irá “acumulando” as informações em um “grid” contendo o número do protocolo identificado, data da baixa, número e nome da empresa.
12- Ao término da digitalização será habilitado o botão para “confirmar baixa”, a partir da confirmação todos os protocolos serão baixados, as digitalizações serão transformadas em documentos do ProGED e o vínculo criado entre eles, limpando as informações do GRID.
13- Se durante a digitalização um documento não possuir QRCode ou não ser possível efetuar sua leitura, adicionar o documento no GRID com a informação de “Não Identificado” em cor “vermelha”. Desta forma o usuário conseguirá identificar qual protocolo não foi reconhecido e assim poderá preencher o número do protocolo manualmente no grid.
14- Caso não seja informado o número do protocolo, os documentos “Não Identificados” serão ignorados tanto para a baixa quanto para criação do documento no ProGED.
15- Irá apresentar em cada protocolo digitalizado a informação das ações que o sistema executará ao confirmar a baixa, sendo a baixa e/ou o vínculo. Com o seguinte critério:
- Protocolo ainda não baixado e sem documento vinculado: ambos estarão marcados
- Protocolo já baixado e sem documento ProGED vinculado: desmarcar a baixa (vai manter a original) e marcar que será criado o documento e vinculado.
- Protocolo já baixado e com documento ProGED vinculado: desmarcar ambos, o sistema não executará nenhuma ação neste documento.
Estas marcações serão fixas e feitas pelo sistema conforme a análise de cada protocolo identificado e servirá como referência visual das ações que serão executadas em cada protocolo digitalizado.
Campos integrados
16- Na criação de tipos de documentos do ProGED, é possível incluir “campos integrados”. Onde ao digitalizar documentos que possibilitam a integração, o sistema já preencha estes campos automaticamente.
17- Quando o cliente configurar o campo integrado e ao fazer a digitalização de um novo documento, selecionando o grupo específico para esta configuração, o sistema irá mostrar os campos que são integrados a rotina.
18- Campos do Protocolo que pode ser integrado com o Prosoft GED
Número do Protocolo
Data do Recebimento
Nome do Recebedor
Assunto
Data da digitação da Baixa
Código de Usuário
Nome do Usuário
