E62-Como processar inventário

Sumário

Sistema: Gerenciador de Aplicativos Prosoft (GAP)

Contexto: Este artigo tem como objetivo orientar o usuário em como realizar o correto processamento do Inventário no módulo ProCompany Empresarial.

Informações Adicionais: Por meio da rotina de Inventário, os dados dos produtos serão preparados para serem utilizados na elaboração do registro de Inventário.
Inventário é conferência e o encerramento da movimentação efetuada no estoque durante um determinado período. O inventário pode ser feito em diversas formas, porém, o mais comum é o fechamento para balanço.

Resolução

Processa Inventário:

1- Acesse: Company Empresarial > Estoque > Movimentações > Processa Inventário

Ao acionar a rotina, é apresentada a seguinte tela. Para facilitar a utilização, a rotina está dividida em seis guias. A seguir, detalharemos as guias para processamento do Inventário.

Por meio da execução da limpeza dos dados do inventário, todos os dados existentes do último inventário executado serão eliminados para que um novo inventário seja efetuado.

Após finalizar o processamento de limpeza dos dados, é apresentada a mensagem abaixo:

Nesta guia são realizadas as transferências dos movimentos realizados na empresa ativa, para os campos correspondentes ao inventário.
A Transferência de Dados é o único meio que possibilita que o inventário seja efetuado.

2- Ao acessar a guia, informe a Data de Inventário, ou, deixe em branco para que o sistema utilize a data atual. Também informe o o Mês/Ano Inicial de Referência e o Mês/Ano Final de Referência:

O mês final deve ser igual ao mês informado na Data de Inventário, caso contrário o sistema apresenta a mensagem abaixo:

Caso informe uma Data de Inventário muito distante da data atual, o sistema emite uma mensagem de alerta, por exemplo:
Data de Inventário - 13/05/2018 e a Data atual em que estamos é 10/10/2018:

Mensagem de alerta impossibilitando o processamento com essa data. Dessa forma, informe uma data que esteja dentro do permitido perante a legislação vigente. 

Importante: Lembrando que é possível efetuar a transferência do valor do custo médio anterior ao período processado, somente para os produtos que constem na tabela de grupo para inventário o valor do inventário por “Valor do Custo Médio”.

É por meio desta guia que é possível informar quantos itens de cada produto existem fisicamente no estoque, no local de armazenagem selecionado. Após efetuar a contagem, as quantidades serão digitadas nesta rotina, para que o sistema possa apresentar uma Listagem Comparativa entre o calculado pelo sistema e o contado manualmente, onde é possível identificar possíveis diferenças, que serão transportadas para o sistema de estoque como Acerto de Entrada, Acerto de Saídas ou Perdas de Estoque.

3- Após determinar como devem ser exibidos os produtos na grade, clique sobre o botão Prepara Grupos de Produtos para relatório para que os produtos sejam demonstrados na grade e para que o campo quantidade seja disponibilizado para digitação.

a) Local Onde será Executada a Digitação: Nesta seção deve-se selecionar o local de armazenagem em que será digitada a contagem dos produtos.

b) Selecionar Endereço: Nesta seção, pode-se selecionar a posição física em que o produto se encontra no estoque para digitação da contagem.

c) Ordem: Nesta seção seleciona-se como devem ser exibidos os produtos na grade para digitação, ou seja, se deseja que os produtos sejam apresentados em ordem de Descrição ou em ordem de Código.

Nesta guia são disponibilizados os relatórios oficiais exigidos legalmente para o processo de Inventário e é possível ainda exportar o Inventário Gerado, selecionando o layout desejado. 

4- Selecione o Tipo do Relatório que deseja emitir e clique na Lupa para visualizar. No exemplo abaixo, emitiremos uma Listagem Comparativa entre os dados lidos automaticamente pelo sistema e os digitados manualmente:

Observe que a Listagem Comparativa demonstra a quantidade que o sistema identificou com os Movimentos efetuados no sistema na coluna Inventário, a quantidade que fora digitado como Contada fisicamente pelos responsáveis e apresenta a diferença encontrada na coluna Diferença.
O ideal é que nesta listagem seja apresentado sempre “0” na coluna Diferença, no entanto, se a quantidade apresentada for diferente de “0”, o responsável pelo fechamento do inventário deve identificar o motivo da diferença e digitá-la como movimento do Estoque por Acerto de Entrada, Acerto de Saída ou Perdas do Estoque na data inventariada.

Nesta guia é possível visualizar todos os itens do estoque que foram inventariados. Ao ativar a rotina de Inventário, esta guia estará indisponível, somente sendo habilitada, quando o inventário for encerrado e existir movimento com os produtos até um dia posterior a data do inventário informado.
Ex.: Inventário foi processado em Julho/2013 e existe movimento com os produtos em Agosto, dessa forma a guia será habilitada.

Na guia serão apresentadas as quantidades que correspondem ao Inventário na Data do seu Encerramento, a quantidade dos movimentos de entrada e de saída atuais e a quantidade atual do produto em estoque. No rodapé desta guia é possível visualizar os Dados relacionados ao Custo Médio que fora utilizado para valorização do produto no inventário encerrado.

Os dados desta guia podem ser confrontados com a Ficha de Estoque com Totais, que pode ser obtida pela rotina de Relatórios – Listagem do Movimento do Estoque.