Sumário

Sistema: Portal eContador

Contexto: Este artigo tem como objetivo orientar o usuário como criar Grupo de Envios.

Informações Adicionais: Não se aplica. 

Resolução: 

O Grupo de envios foi criado para facilitar, de forma que o cliente do Contador, receba um único e-mail com todos os documentos.

Grupo e Envio

Onde acesso o grupo de envios - em: Configurações> Grupo de envios 

Como utilizar o grupo de envios?

• Novo Grupo de envio
• Adicionar Título,
•  Empresas ( pode selecionar uma ou mais),
• Tipos de documentos **
• Categoria do documento,
• Departamento 
•  Descrição
• Após salvar

Importante: Para os clientes Prosoft, o Grupo deve ser montado por Documentos que serão enviados ao eContador, pelo Updocs

• .

Obs.: Dois grupos não podem ter o mesmo título. Os campos com ‘*’ são de preenchimento obrigatório. São eles: Título, Empresas, Tipos de documentos, Categoria do Documento. Os campos Departamento e Descrição são opcionais.

Editar Grupo de envio:

Temos a opção de Editar um grupo de envios, porém só é possível editar alguns campos caso o grupo não esteja aberto, o grupo está aberto quando há algum pré-documento referente àquele grupo em Documento gerais. Caso tenha, ao clicar em editar teremos uma mensagem de aviso e alguns campos bloqueados:

• Quem pode cadastrar e editar um grupo de envios? Somente usuários do tipo Administrador e Operador

• Quais usuários podem ver o documento a concluir em documento gerais? Administradores e operadores.

• Quem pode ver o documento fechado? Todos os usuários com permissão da empresa e a categoria que o documento foi criado.

Obs.: Os documentos somente ficarão disponíveis para o cliente quando grupo for fechado, assim também só será enviada a notificação de novo documento quando o grupo fechar, ou seja, quando todos os documentos configurados no grupo tiverem sido integrados.

Após fazer o cadastro do grupo seguimos para os envios dos documentos que configuramos no grupo de envios. Enquanto enviamos os documentos que compõem o grupo, enquanto não forem enviados todos, o grupo ficará disponível no módulo de documentos gerais aba a concluir e será possível ir acompanhando os documentos que faltam para fechar o grupo. Documentos enviados ficarão com status concluído e documentos que ainda não foram enviados ficarão com status pendente. 

Após concluir o envio do grupo que estiver aberto em documentos gerais será possível editar esse grupo.

OBS: Quando os dados forem editados passarão a ser usados a partir do próximo envio de documentos do grupo, conforme mensagem de aviso. A opção de excluir funciona da mesma maneira."

Atenção: Os documentos somente ficarão disponíveis para o cliente quando grupo for fechado, ou seja, quando todos os documentos configurados no grupo tiverem sido integrados.
Após fazer todos os envios dos documentos que compõem o grupo o mesmo irá fechar e será criado um documento com todos os anexos que foram integrados, com isso o documento irá sair da aba a Concluir e ficará na aba Todos e para usuário Operador ira aparecer na aba Enviados e para Usuário Cliente, na aba Recebidos.

O grupo não terá vencimento e nem valor, será demonstrado a data de Cadastro como o dia em que o grupo ficou completo e foi enviada a notificação.

Os documentos que fizerem parte de grupos que tiverem valor e data de vencimento terão a notificação dentro do grupo de envios quando o mesmo fechar, esses documentos NÃO terão notificação de vencimento por estarem aglutinados a outros dentro do grupo.