C52-Procedimento para Importação de Lançamentos TXT

Resolução

A importação ocorre para os seguintes dados externos:

1.Código de acesso (plano de contas);

2. Saldos;

3. Lançamentos (Modo 1 e Modo 2);

4. Terceiros;

Importante: Somente serão apresentados os arquivos se estiverem com o nome do arquivo como CTBLCTOSeeee. TXT.

Importação de Lançamentos TXT

1- Acesse: Contábil > Contabilidade > Processamentos > Importação de Lançamentos TXT
O arquivo que será importado, deve estar no Layout aceito no sistema.

2- Clique em Opções > Imprimir Layout txt (para visualizar o layout)

- Unidade: Deve ser localizado a pasta onde o arquivo TXT foi armazenado.

- Arquivos: Deve-se marcar o arquivo desejado para importação. Somente serão apresentados os arquivos se estiverem com o nome mencionado no leiaute como CTBLCTOSeeee.TXT (onde "eeee" refere-se ao número da empresa a ser importada)

3- Durante a verificação do arquivo, será exibida uma tela de processamento demonstrando o andamento da importação, nela  também demonstrará o número da linha que está sendo processada, pois em caso de erro no processo de importação, possa ser identificada a linha do arquivo que está sendo lida e importada. Ao clicar sobre o botão “Suspender”, o processamento será cancelado.

4- Após a sua execução, caso sejam encontrados erros, a importação não será efetuada, mas será apresentada a “Relação de Erros que Impedem a Importação” (que pode ser visualizada em tela ou impressa), detalhando os dados do tipo do registro, o campo em que se encontra o erro e a descrição do mesmo, para que seja corrigido posteriormente

5- Se não forem encontrados erros, o programa apresentará a mensagem “Fim da Importação”.

- Centralizar os terceiros na Matriz: O conteúdo (Código / CNPJ) do campo Terceiro corresponder à uma filial, o mesmo será substituído automaticamente pelo Código /CNPJ do terceiro referente à matriz, possibilitando que todas as informações importadas fiquem centralizadas no mesmo. Se existir terceiros dentro dos lançamentos do arquivo TXT, para que a importação ocorra com essa informação o mesmo deverá estar previamente informando no Cadastro de Terceiros.

- Importar Lançamentos de Encerramento: Se selecionado essa opção os lançamentos de encerramento serão importados, ou seja, os lançamentos que tiverem o código 99999 na posição 31 a 35 do tipo de linha LC1.

Observação: Caso não seja selecionada a opção e no arquivo tenha registros com código 99999 nas posições 31 a 35 do tipo de linha LC1, será exibido no  relatório de erros os lançamentos de encerramento que não foram importados.

Remover arquivos processados:

Disponível no menu, em Opções. Os arquivos importados não são apagados, mas, renomeados de .txt para a extensão PSD. A remoção objetiva liberar o espaço físico local ou do servidor. Para isso, basta informar a unidade de armazenamento dos mesmos, selecionar um ou mais arquivos e clicar sobre o botão OK.

Extensão do arquivo após importação:

Ao concluir a importação dos lançamentos, o arquivo importado tem sua extensão alterada automaticamente pelo sistema, deCTBLCTOSeeee.TXT para CTBLCTOSeee.PSD, como medida de segurança para que os lançamentos não sejam importados novamente, duplicando-os na contabilidade, ou seja, não serão sobrepostos.

Composições de determinados campos dos registros do arquivo texto:

• Dados Principais do Lançamento (Modo-1 e Mod-2): através desse tipo de registro (LC1), deverão ser importados os lançamentos simples (Modo-1: compostos por uma conta devedora e uma credora, um histórico e um valor).

Ordem: esse campo deverá ser utilizado para organizar sequencialmente os registros, devendo iniciar de “00001”.
Obs.: É válido lembrar que o mesmo será consistido somente na importação dos registros do tipo LC2 (Mod-2), cujo número deve ser igual ao registro do tipo LC1.

Número do Documento: campo opcional. Poderá ser utilizado como uma ferramenta a mais para controle dos lançamentos digitados, uma vez que através do mesmo, é possível filtrar – durante a emissão de determinados relatórios, como por exemplo, a “Listagem Verificadora de Lançamentos” (mais detalhes, consulte tópico correspondente) – a busca pelas informações importadas. Por se tratar de um campo alfanumérico, tal informação deverá ficar a critério do usuário, podendo ser, por exemplo, o número de um cheque relacionado a determinado pagamento; o código da planilha através da qual o lançamento foi classificado e etc.

Número do Lote: campo numérico opcional. Poderá ser utilizado por empresas que efetuam a classificação dos fatos administrativos através de planilhas (ou lotes) específicas compostas por uma quantidade determinada de lançamentos.

Origem do Lançamento: campo alfanumérico opcional. A descrição informada será gravada internamente no arquivo de lançamentos. Possui a finalidade de possibilitar a identificação da origem dos mesmos.

Quantidade de Contas: esse campo deverá ser utilizado quando o registro do tipo LC1 que está sendo criado fizer referência a registros do tipo LC2. Informar a quantidade de c/partidas que irão compor o lançamento múltiplo, no intervalo de 003 (número mínimo de contas para composição de um lançamento múltiplo) a 200 (número máximo permitido pelo programa).

Exemplo:

Observação: Será verificado se a soma total dos valores das c/partidas devedoras é igual a das contra partidas credoras, caso contrário, o arquivo não poderá ser importado.

Código de Acesso (Débito / Crédito): deverá ser informado o código de acesso da conta contábil devedora e / ou credora, conforme plano de contas da empresa cujo arquivo será importado.
Obs.: Serão consistidos códigos não cadastrados ou com numeração inconsistente (ex.: alfanumérico, zerado ou em branco), que não permitam receber lançamentos e que ambas as c/partidas débito e crédito estejam iguais.

Código do Terceiro (Débito / Crédito): para as contas contábeis que possuam referência opcional ou obrigatória a terceiros, poderá ser informado o código (composto de seis dígitos) do mesmo, conforme “Cadastro de Terceiros” (mais detalhes, consulte tópico correspondente), ou o seu C.N.P.J. (composto de quatorze dígitos válidos) / C.P.F. (composto de onze dígitos válidos).
Observação: No caso das contas contábeis com referência obrigatória à terceiros, tal código deverá estar obrigatoriamente informado.

Código do Centro de Custo (Débito / Crédito): nas contas contábeis que possuam referência opcional ou obrigatória à c/custos com apropriação, poderá ser informado o código do mesmo, conforme “Cadastro de C/Custo” (mais informações, consulte tópico correspondente).

Observação:
•    No caso das contas contábeis com referência obrigatória à c/custos com apropriação, tal código deverá estar obrigatoriamente informado.
•    Para as contas com referência à c/custos com rateio, não deverá ser informado nenhum código nesse campo, uma vez que a distribuição dos percentuais sobre o valor será efetuada automaticamente pelo sistema.

Valor: deverá ser informado um valor diferente de zero e com numeração consistente (que não seja alfanumérico e nem esteja em branco).

Indicador de Conciliação (D / C): deverá ser mantido em branco se o lançamento não possuir indicador de conciliação, ou informar “C” para conciliado ou “P” para pendente.
Observação: É válido lembrar que, durante a importação dos registros dos tipos LC1 e LC2, se o programa verificar que a conta do lançamento que está recebendo o indicador de conciliação não possui o mesmo (objeto de conciliação) no “Cadastro do Plano de Contas” (mais detalhes, consulte tópico correspondente), tal status será alterado automaticamente. Isso porque para a emissão do relatório de conciliação, o programa consiste o mesmo e, se a conta não for objeto de conciliação, será ignorada no relatório.

• Dados Cadastrais da Conta: através desse tipo de registro (CTA) serão importadas as contas contábeis ainda não existentes no plano de contas da empresa selecionada, logo, o mesmo só precisará ser informado caso hajam contas movimentadas no arquivo de importação, que ainda não se encontram cadastradas.

Exemplo:

Observação: O registro CTA deve ser incluso no arquivo antes dos registros dos tipos LC1 e LC2 correspondentes, caso contrário, a conta não poderá ser criada.

Ordem: esse campo deverá ser utilizado para organizar sequencialmente os registros, devendo iniciar de “00001”.

Acesso: deverá ser informado o código de acesso da conta contábil a ser cadastrada no plano de contas da empresa cujo arquivo será importado.

Observação: Serão consistidos códigos com numeração inconsistente (ex.: alfanumérico, zerado ou em branco). Tal código deverá ser informado obrigatoriamente, independentemente do item “Código de Acesso” das propriedades do plano de contas estar ou não definido como "Automático".

Caso existam códigos de acesso no arquivo de importação, que já estejam cadastrados no plano de contas, os mesmos serão desconsiderados.

Classificador: informar o classificador correspondente à conta contábil a ser cadastrada no plano de contas da empresa cujo arquivo será importado.

Observação: Serão consistidos classificadores informados com pontuação, com numeração inconsistente (ex.: alfanumérico, zerado ou em branco) e que não estejam enquadrados no padrão da respectiva máscara e / ou grupo contábil (ativo, passivo, etc.) definidos nas propriedades do plano de contas.

Não será consistida a importação de classificadores cujo nível anterior dos mesmos ainda não estejam cadastrados no plano de contas.

Classificador – Plano Especial: informar o classificador especial correspondente à conta contábil a ser cadastrada no plano de contas da empresa cujo arquivo será importado.

Observação: O programa também irá consistir o arquivo de importação das empresas que não possuírem parametrização relacionada ao Plano Especial no “Cadastro do Plano de Contas” (mais detalhes, consulte tópico correspondente), porém, possuírem esse tipo de informação inserida no mesmo.

Objeto de Conciliação: informar “0” para as contas que não forem objeto de conciliação ou “1” para as que forem utilizadas na conciliação.

• Dados Cadastrais do Terceiro: através desse tipo de registro (TRC) serão importados os terceiros ainda não existentes no “Cadastro de Terceiros” (mais informações, consulte tópico correspondente), logo, o mesmo só precisará ser informado caso hajam terceiros movimentados no arquivo de importação que ainda não se encontram cadastrados.

Obs.: O registro TRC deve ser incluso no arquivo antes dos registros dos tipos LC1 e LC2 correspondentes, caso contrário, o terceiro não poderá ser criado.

Exemplo:

Abaixo os campos obrigatórios para seu respectivo cadastro:

Ordem: esse campo deverá ser utilizado para organizar sequencialmente os registros, devendo iniciar de “00001”.

Tipo de Terceiro: determinar qual será o tipo de terceiro a ser cadastrado (“0”: Jurídica / “1”: Física / “2”: Livre).

C.N.P.J / C.P.F./ Livre: deverá ser informado o C.N.P.J. (composto de 14 dígitos válidos) ou C.P.F. (composto de 11 dígitos válidos)  ou Livre (composto até 14 dígitos alfanuméricos)

Nome ou Razão Social: deverá ser informado com até 60 posições.

Apelido: campo obrigatório. Deverá ser informado o apelido do terceiro com até vinte posições.

Endereço – UF: campo obrigatório. Preencher com uma sigla consistente (ex.: SP, PR, etc), cujos caracteres poderão estar maiúsculos ou minúsculos.

Observação: Para os terceiros situados no exterior, em tal campo poderá ser informada a sigla “EX”.

• Dados dos Saldos Contábeis: através desse tipo de registro (SLD), deverão ser importados os saldos iniciais e acumulados dos respectivos lançamentos. Os mesmos devem ser os últimos registros a serem inseridos no arquivo.

Exemplo:

Ordem: esse campo deverá ser utilizado para organizar sequencialmente os registros, devendo iniciar de “00001”.

Código de Acesso: informar o código de acesso da conta contábil devedora ou credora, conforme plano de contas da empresa cujo arquivo será importado.

Obs.: Serão consistidos códigos não cadastrados ou com numeração inconsistente (ex.: alfanumérico, zerado ou em branco) e que não permitam receber lançamentos.

Código do Terceiro: para as contas contábeis que possuam referência opcional ou obrigatória a terceiros, poderá ser informado o código (composto de seis dígitos) do mesmo, conforme “Cadastro de Terceiros” (mais detalhes, consulte tópico correspondente), ou o seu C.N.P.J. (composto de quatorze dígitos válidos) / C.P.F. (composto de onze dígitos válidos).

Obs.: No caso das contas contábeis com referência obrigatória à terceiros, tal código deverá estar obrigatoriamente informado.

Código do Centro de Custo: para as contas contábeis que possuam referência opcional ou obrigatória à c/custos com apropriação, poderá ser informado o código do mesmo, conforme “Cadastro de C/Custo” (mais detalhes, consulte tópico correspondente).

Observação: Contas com referência a centro de custos com rateio, não deverá ser informado nenhum código, uma vez que a distribuição dos percentuais será efetuada automaticamente.

Valor do Saldo Inicial: deverá ser informado o valor correspondente ao saldo inicial da conta contábil proveniente de outro exercício, ou ainda, de outro sistema. Informá-lo com numeração consistente (que não seja alfanumérico).

Observação: É importante destacar que, caso os valores estejam sendo importados de outro sistema, para as contas correspondentes aos grupos de resultado (custos, despesas e receitas), não é recomendável que sejam gerados saldos iniciais, uma vez que tais valores não serão considerados na geração dos lançamentos de encerramento do exercício. Desta forma, os mesmos devem ser registrados através de lançamentos.

Indicador do Saldo Inicial: informar “D” se o saldo inicial da conta for devedor ou “C”, se o mesmo for credor.

Movimento Débito (JAN a DEZ): deverá ser informado o valor total apurado na movimentação de débitos para o mês correspondente. Informá-lo com numeração consistente (que não seja alfanumérico).

Movimento Crédito (JAN a DEZ): deverá ser informado o valor total apurado na movimentação de créditos para o mês correspondente.