Para que você compreenda melhor as informações operacionais contidas neste manual, primeiramente, é importante que se tenha uma noção bem resumida dos termos mais utilizados, além de algumas funcionalidades que serão mencionadas em áreas distintas deste manual. São elas:



Pedido de Venda

É o documento que expressa as necessidades do cliente em produtos e/ou serviços junto à empresa. O  pedido  é uma confirmação da  venda  e quando há a necessidade de formalização das necessidades do cliente em relação ao que sua empresa pode lhe oferecer, sendo o principal instrumento de efetivação deste atendimento.


 

Pré-pedido de Venda

Um pré-pedido consiste, basicamente, em um orçamento de venda. Todos os pedidos que se encontram nessa situação serão exibidos na aba P ré-pedidos .

 


Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A NF-e é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente. Cria facilidades para o contribuinte e para as atividades de fiscalização, como a confiabilidade da Nota Fiscal, a melhoria no processo de controle fiscal, a diminuição da sonegação e aumento da arrecadação. Além da redução de custos de impressão ou de armazenamento de documentos fiscais.

A validade jurídica é garantida pela assinatura digital do remetente (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção do Fisco.

 

 

Documento Auxiliar de Venda (DAV)

O Documento Auxiliar de Venda (DAV) é o documento emitido e impresso em conformidade com os requisitos estabelecidos para atender as necessidades operacionais do estabelecimento usuário de ECF para a emissão e impressão de orçamento, pedido ou outro documento de controle interno do estabelecimento, antes de concretizada a operação.



Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)

A Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um documento de existência apenas digital, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de documentar as operações comerciais de venda presencial ou venda para entrega em domicílio ao consumidor final (pessoa física ou jurídica) em operação interna e sem geração de crédito de ICMS ao adquirente.

 

Programa Aplicativo Fiscal para Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF)

O Emissor de Cupom Fiscal (ECF) é uma impressora dedicada a emitir cupons fiscais e deve, obrigatoriamente, estar integrada a um Programa Aplicativo Fiscal (PAF-ECF). O ECF tem a capacidade de guardar em sua memória todos os totalizadores fiscais, bem como a imagem de todos os cupons fiscais emitidos. Exige que a manutenção seja feita por empresas credenciadas pelo fisco.

Não necessita estar interligada a internet, já que os dados estão armazenados em sua memória. A transmissão das vendas à Secretaria da Fazenda é feita a partir do PAF-ECF ou de um software de gestão integrado ao PAF-ECF, através do Sintegra ou do SPED periodicamente (mensal).



Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

O DANFE é uma representação simplificada da NF-e e tem funções específicas.

  • Conter a chave numérica com 44 posições para consulta das informações da Nota Fiscal Eletrônica (Chave de Acesso).
  • Acompanhar a mercadoria em trânsito, fornecendo informações básicas sobre a operação em curso (emitente, destinatário, valores, e etc.).
  • Auxiliar a escrituração das operações documentadas por NF-e, caso o destinatário não seja contribuinte credenciado a emitir uma NF-e.

Características do DANFE:

  • O DANFE deve ser impresso pelo vendedor da mercadoria antes da circulação da mesma.
  • O DANFE somente poderá ser utilizado para transitar com as mercadorias após a concessão da autorização de uso da respectiva NF-e.
  • Quando a legislação tributária exigir a utilização específica de vias adicionais das Notas Fiscais, modelo 1, o contribuinte, credenciado a emitir NF-e, deverá imprimir o DANFE em tantas cópias quantas forem necessárias para atender à exigência, sendo todas elas consideradas originais.
  • Deverá ser impresso em papel comum, exceto papel jornal, de tamanho A4 (210 x 297 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, formulário contínuo, formulário pré-impresso ou formulário de segurança.
  • O DANFE poderá conter outros elementos gráficos como o logotipo da empresa, desde que não prejudiquem a leitura do seu conteúdo ou do código de barras por leitor óptico.
  • É permitido o deslocamento do comprovante de entrega, na forma de canhoto destacável, da extremidade inferior para a lateral direita ou para a extremidade superior do DANFE.
  • A posição de carimbos no DANFE, quando do trânsito da mercadoria, deverá ser feita em seu verso.
  • Poderão ser impressas, no verso do DANFE, informações complementares de interesse do emitente, hipótese que deverá ser reservada em um espaço de, no mínimo, 10 x 15 cm. Em qualquer sentido, para atendimento ao disposto acima, ressalta-se que o DANFE não é substituível, nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica.
  • A Secretaria da Fazenda poderá, por regime especial, autorizar o contribuinte a alterar o layout do DANFE previsto em Ato Cotepe, para adequá-lo às operações por ele praticadas, desde que mantidos os campos obrigatórios da NF-e que constem no DANFE.


Uso de Formulário de Segurança:
O uso do formulário de segurança, para impressão do DANFE, só é obrigatório nos casos de emissão de NF-e em contingência. Na hipótese de utilização de formulário de segurança para a impressão de DANFE, as Secretarias de Fazenda simplificaram o processo, dispensaram a exigência de Regime Especial e Autorização de Impressão de Documentos Fiscais – AIDF, sendo necessária, apenas, a aprovação por parte da SEFAZ do Processo de Aquisição de Formulário de Segurança (PAFs). 

Cabe ressaltar que o DANFE não é substituível nem se confunde com uma Nota Fiscal Eletrônica. 



NF-easy

O sistema NF-easy é uma solução desenvolvida pela Alterdata para ajudar na implementação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), bem como o MDF-e nas empresas.

O NF-easy é adquirido separadamente e integra a nota fiscal gerada em sua empresa com a sua assinatura eletrônica, para que seja enviada ao site da Receita Federal. Desta maneira, a comunicação Empresa x Receita fica mais fácil, visto que o sistema também monitora a validação da nota e o recebimento do arquivo .xml por sua empresa.

O NF-easy pode ser conjugado ao sistema de automação comercial Alterdata.

  • Gera a nota no sistema.
  • Inclui a assinatura eletrônica.
  • Recebe o .xml validado diretamente no aplicativo do software de emissão de notas após autorização da Receita Federal.