eTarefas - Como Importar Tarefas a partir da Planilha em Excel (.xls)

Se você está pensando em migrar as tarefas dos seus clientes de outros sistemas para o eTarefas, provavelmente já se deparou com o desafio do cadastro manual de tarefas personalizadas. Mas não se preocupe!

Com isso, você não precisará mais cadastrar manualmente as tarefas ou lidar com a parametrização do sistema, o que pode ser um trabalho demorado e frustrante.


Vamos simplificar essa migração para você! Para isso, basta seguir os passos abaixo:

Importar Tarefas

Observação

Apenas os usuários que têm permissão para cadastrar tarefas podem importá-las.

  1. No menu do eContador, acesse a aba eTarefas.
  2. Clique em Cadastro de tarefas.
  3. Em Nova tarefa, selecione Importar Tarefas.

  4. Leia as informações importantes sobre a importação.

    Vamos dar início a importação das suas tarefas. Mas antes de continuar, preciso te passar algumas informações importantes:

    Os departamentos listados no arquivo a ser importado precisam estar no mesmo padrão dos departamentos cadastrados na sua base.

    Informação: consulte a Lista de departamentos que sua base possui.

    Alguns dados são obrigatórios e precisam ser informados. São eles:

    • Nome da tarefa
    • Departamento
    • Recorrência da tarefa
    • Competência
      • Trimestral: Trimestre anterior,  Mesmo trimestre de entrega ou Fim do trimestre.
    • Prazo de entrega final
    • Tipo do prazo de entrega final (Útil ou fixo)
    • Prazo de entrega legal
    • Tipo do prazo de entrega legal (Útil ou fixo)


    Avisos


    O arquivo precisa estar no formato .CSV ou .XLSX.

    Caso o seu arquivo possua a coluna Vinculação e ela esteja preenchida, o campo A partir de precisa ser informado. Saiba mais

    ‎ 

  5. Caso seu arquivo possua cabeçalho, marque a opção Ignorar primeira linha ao importar.
  6. Clique em Importar arquivo.
  7. Selecione o arquivo Excel que possui as tarefas.

  8. Indique o que cada coluna representa.
    ‎ 

    Informação


    Todas as colunas precisam ser relacionadas. Caso não queira importar os dados de alguma, use a opção Ignorar coluna.

    Conheça o modelo de arquivo Excel para importar as tarefas.


  9. Clique em Concluir.





Modelo de Arquivo para Importar Tarefas 

Seu arquivo deve apresentar as informações necessárias para que a importação das tarefas seja realizada corretamente.

Dica: Visualize o modelo de arquivo com as informações necessárias para preencher as tarefas!


Legenda:

Campos Obrigatórios

Nome da Tarefa

O nome dado a cada tarefa.

Departamento

‎O departamento ao qual pertence aquela tarefa. É muito importante que o departamento informado no arquivo esteja cadastrado no eContador.

Recorrência da tarefa

Neste campo, devem ser informadas as recorrências disponíveis no cadastro de tarefas. São elas:

    • Mensal
    • Anual
    • Trimestral
    • Semestral
    • Decendial

Competência

Neste campo, deve ser informada a competência de cada tarefa, de acordo com a sua recorrência. As competências disponíveis no cadastro de tarefas são:

    • Mensal: Mês anterior, mesmo mês de entrega, mês posterior ou 2 meses atrás.
    • Anual: Ano anterior, mesmo ano de entrega ou ano posterior.
    • Trimestral: Trimestre anterior ou mesmo trimestre de entrega.
    • Semestral: Semestre anterior ou mesmo semestre de entrega.
    • Decendial: Decêndio anterior ou mesmo decêndio de entrega.

Prazo de entrega final

Neste campo, deve ser informado o dia da entrega final de cada tarefa.

    • Tarefas com recorrência Mensal, Trimestral ou Semestral: deve apresentar o dia em que a entrega deve ser realizada. O dia informado deve estar no intervalo de 1 ao 31. Ex.: 22
    • Tarefas com recorrência Decendial: deve apresentar o dia em que a entrega deve ser realizada. O dia informado deve estar no intervalo de 1 ao 5. Ex.: 3
    • Tarefas com recorrência Anual: deve apresentar o dia e o mês em que a entrega deve ser realizada. Ex.: 05/01

Tipo prazo de entrega final

Neste campo, deve ser informado se a entrega será realizada em dia fixo ou em dia útil. Somente as palavras fixo ou útil devem ser informadas neste campo.

(informação) Obs.: Tarefas com recorrência Anual não devem trazer este campo preenchido.

Prazo de entrega legal

Neste campo, deve ser informado o dia da entrega legal de cada tarefa.

    • Tarefas com recorrência Mensal, Trimestral ou Semestral: deve apresentar o dia em que a entrega deve ser realizada. O dia informado deve estar no intervalo de 1 ao 31. Ex.: 10
    • Tarefas com recorrência Decendial: deve apresentar o dia em que a entrega deve ser realizada. O dia informado deve estar no intervalo de 1 ao 5. Ex.: 5
    • Tarefas com recorrência Anual: deve apresentar o dia e o mês em que a entrega deve ser realizada. Ex.: 15/01

Tipo prazo de entrega legal

Neste campo, deve ser informado se a entrega será realizada em dia fixo ou em dia útil. Somente as palavras fixo ou útil devem ser informadas neste campo.

(informação) Obs.: Tarefas com recorrência Anual não devem trazer este campo preenchido.


Campos Opcionais

A partir de

Preencha esse campo se você quer que as tarefas sejam automaticamente associadas às empresas cadastradas no eContador.

Neste campo, deve ser informada a data de início do controle de cada tarefa.

    • Tarefas com recorrência Mensal, Anual, Trimestral ou Semestral: A data informada deve ser no formato MM/AAAA, onde MM representa o mês e AAAA representa o ano. Ex.: 01/2023 
    • Tarefas com recorrência Decendial: A data informada deve ser no formato N°decêndio/MM/AAAA, onde N°decêndio representa em qual decêndio a tarefa será iniciada - 1°, 2° ou 3° decêndio, o MM representa o mês em que a tarefa será iniciada e AAAA representa o ano. Ex.: 2°decêndio/03/2023

Vinculação

Preencha esse campo se você quer que as tarefas sejam automaticamente associadas às empresas cadastradas no eContador.

Neste campo,  será possível informar qual o regime tributário corresponde a tarefa.
Ao informar o regime tributário, a tarefa será vinculada automaticamente à empresa que possui este regime tributário em seu cadastro. Inicialmente serão aceitos os regimes tributários:

    • Lucro Real
    • Lucro Presumido
    • MEI
    • Simples Nacional

(informação) Info.: A opção Todas também será aceita. Ao informar esta opção, todas as empresas cadastradas e ativas na sua base, terão a tarefa correspondente vinculada.

Responsável

Deve ser o operador responsável por esta tarefa.
É muito importante que o responsável (Operador) informado no arquivo esteja cadastrado no eContador.

Descrição

Será a descrição desta tarefa.

Gera multa por atraso

Neste campo, deve ser informado apenas Sim ou Não.
Sim para tarefas que geram multas e Não para tarefas que não geram multas.