O grupo de envios foi criado para evitar o envio de muitos emails de notificações.
Onde acesso o grupo de envios:
Configurações> Grupo de envios
Como utilizar o grupo de envios?
- Acessar configurações, opção: Grupo de envios
- Novo Grupo de envio
- Adicionar Título, Empresas ( pode selecionar uma ou mais), Tipos de documentos, Categoria do documento, Departamento e Descrição
- Após salvar
Dois grupos não podem ter o mesmo título. Os campos com ‘*’ são de preenchimento obrigatório. São eles: Título, Empresas, Tipos de documentos, Categoria do Documento. Os campos Departamento e Descrição são opcionais.
Editar Grupo de envio:
Temos a opção de Editar um grupo de envios, porém só é possível editar alguns campos caso o grupo não esteja aberto, o grupo está aberto quando há algum pré-documento referente àquele grupo em Documento gerais. Caso tenha, ao clicar em editar teremos uma mensagem de aviso e alguns campos bloqueados:
Quem pode cadastrar e editar um grupo de envios?
Somente usuários do tipo Administrador e Operador
Quais usuários podem ver o documento a concluir em documento gerais?
Administradores e operadores.
Quem pode ver o documento fechado?
Todos os usuários com permissão da empresa e a categoria que o documento foi criado.
Os documentos somente ficarão disponíveis para o cliente quando grupo for fechado, assim também só será enviada a notificação de novo documento quando o grupo fechar, ou seja, quando todos os documentos configurados no grupo tiverem sido integrados.
Após fazer o cadastro do grupo seguimos para os envios dos documentos que configuramos no grupo de envios. Enquanto enviamos os documentos que compõem o grupo, enquanto não forem enviados todos, o grupo ficará disponível no módulo de documentos gerais aba a concluir e será possível ir acompanhando os documentos que faltam para fechar o grupo. Documentos enviados ficarão com status concluído e documentos que ainda não foram enviados ficarão com status pendente.
Após concluir o envio do grupo que estiver aberto em documentos gerais será possível editar esse grupo. OBS: Quando os dados forem editados passarão a ser usados a partir do próximo envio de documentos do grupo, conforme mensagem de aviso. A opção de excluir funciona da mesma maneira."
Os documentos somente ficarão disponíveis para o cliente quando grupo for fechado, assim também só será enviada a notificação de novo documento quando o grupo fechar, ou seja, quando todos os documentos configurados no grupo tiverem sido integrados.
Após fazer todos os envios dos documentos que compõem o grupo o mesmo irá fechar e será criado um documento com todos os anexos que foram integrados, o documento irá sair da aba a concluir e ficará na aba todos e para usuário operador em enviados e para usuário cliente recebidos. O grupo não terá vencimento e nem valor, será demonstrado a data de Cadastro como o dia em que o grupo ficou completo e foi enviada a notificação
Os documentos que fizerem parte de grupos que tiverem valor e data de vencimento terão a notificação dentro do grupo de envios quando o mesmo fechar, esses documentos NÃO terão notificação de vencimento por estarem aglutinados a outros dentro do grupo.
O Grupo de Envios só reconhece modelos importardos através do UpDocs ou pelos Sistemas Alterdata.
