Quantas vezes vemos pessoas se destacando mais do que outras apesar de ter menos tempo disponível. Quantas vezes observamos que parece inacreditável como um determinado executivo, gestor ou líder consiga tempo para fazer tantas coisas, e isso nos incomoda por nos fazer pensar que não somos capazes.
O sucesso na carreira de um profissional está muito ligado à maneira com o mesmo administra o seu tempo, a como dispende horas de trabalho para as coisas que realmente são relevantes, e para isso existem técnicas muito claras que são passadas em cursos de gestão do tempo.
Recentemente li um artigo na Revista Harvard Business Review escrito por Robert C. Pozen, um renomado executivo de multinacional, fazendo algumas colocações que achei bastante pertinente e gostaria de compartilhar de forma resumida neste momento.
Ele dá seis Princípios importantes para saber o que fazer primeiro:
1) SAIBA QUAL A SUA VANTAGEM COMPARATIVA : Entenda que como líder você deve estar ciente do que você é de fato muito relevante, o que deve ser feito apenas por você, o que a empresa mais precisa de você neste momento, e concentra-se nestas coisas. Não perca tempo com coisas que outras pessoas possam fazer por você, delegue tudo aquilo que não for estratégico, treine as pessoas para que esta delegação seja tranquila e serena. Não perca tempo com tarefas operacionais ao extremo, mas também não deixe que as questões operacionais deixem de existir, fazendo com que os liderados as execute. Compare as suas habilidades com as de outras pessoas da empresa, com isso você entenderá melhor o quanto você é importante em determinados aspectos, mas não em todos, dando assim mais foco no que realmente importa;
2) O QUE VALE NÃO É O TEMPO GASTO, MAS O RESULTADO PRODUZIDO: Um profissional de alto desempenho foca nos resultados e não na quantidade horas que está dedicado ao trabalho. Ele está o tempo inteiro tentando produzir mais em menor tempo, e não se orgulha de ter que ficar até tarde da noite trabalhando, apesar de em certos momentos isso ser necessário. Desta forma, é importante que você analise tudo o que faz, crie métricas para medir o seu desempenho, crie maneiras de saber se está chegando em algum lugar. O profissional que não consegue sair do lugar é aquele que trabalha muito durante o dia, e no final da tarde ele mesmo não se lembra o que efetivamente produziu, pois foram dezenas e dezenas de coisas com pouca importância. Tirar férias e ter um final de semana agradável faz parte do planejamento de tempo, não tem vantagem nenhuma consumir frequentemente este lazer com horas de trabalho, isso é sinal de ineficiência.
3) PENSE PRIMEIRO; LEIA E ESCREVA DEPOIS: Muitos líderes são sobrecarregados com o excesso de e-mails e materiais de estudo, e não conseguem fazer tudo o que precisam porque alegam para si mesmo que não tem tempo. Primeiro se deve decidir que e-mail vale apena ser lido, os demais delete lendo rapidamente apenas o assunto. Depois veja os que precisam apenas serem lidos e não respondidos, tomando ciência, não responda e-mail desnecessariamente, por último leia os importantes, e só responda instantaneamente os urgentes, os demais pense, analise, e escreve objetivamente. Isso vale para as decisões presenciais, como acontece quando é interrompido com um assunto, se não for urgente, pare, pense e responda depois de forma objetiva, mesmo que este depois seja nos 30 minutos seguintes . Se tiver que escrever algo importante, tente começar pela conclusão, pois ficará mais fácil entender o que precisa escrever, não se alongando em excesso.
4) MONTE UM PLANO, MAS ESTEJA PRONTO PARA MUDA-LO: É muito importante que o líder tenha uma agenda de atividade em ordem de prioridade, e ainda com uma marcação do que não poderá deixar de ser feito. Costumo dizer que planejamento deve ser feito a lápis, pois poderá ser modificado quando necessário. Não se atormente em modificar algo, pois se você tiver o domínio das prioridades nada afetará o negócio. É importante não encher a agenda com compromissos muito próximos de horários, pois caso precise desmarcar algo não gerará tantos problemas. Guarde um tempo na agenda livre, pois precisará dele para escrever, pensar, refletir e planejar.
5) DEIXE CADA UM RESPONDER PELA PRÓPRIA ÁREA: O líder ficará sobrecarregado se quiser dar solução de tudo o que lhe é demandado, uma forma estratégia é deixar que os subordinados pensem, que dêem soluções, que apresentem propostas, para isso o gestor deve ter uma postura adequada em seus comentários nas reuniões. Não chegue numa reunião dizendo algo com/o: “estamos com um sério problema, e quero que todos se envolvam desta e desta forma”, assim se está puxando a responsabilidade e a sobrecarga de decisões mais a frente. É recomendável chegar nesta mesma reunião e dizer algo como: “estamos com um sério problema, a minha percepção inicial é esta, mas preciso da opinião de todos para tomarmos uma decisão juntos, bem como o que cada um terá de incumbência pessoal na solução”, desta forma está compartilhando responsabilidades, e terá o resultados de ser menos demandado no futuro. Deixe as pessoas trabalharem, pensarem e decidirem.
6) SEJA BREVE E SIMPLES: Mantenha o seu foco na simplicidade, em reuniões conduza para as mesmas não passarem de 1 hora, faça o interlocutor gastar apenas 5 a 10 minutos contextualizando o assunto. Monte uma rotina regular do tipo, quando chegar, primeiro leia o jornal técnico, depois leia os e-mail, depois comece a despachar com os subordinados seguindo a agenda de prioridades, ter uma rotina ajuda na produtividade. Revise todo final de tarde o que acontecerá no dia seguinte, e não se estenda demais em questões corriqueiras, se algo precisa de muito tempo, pense primeiro, e depois convoque as pessoas para dar o seu parecer, ficar com muitas pessoas discutindo atrapalha o líder e a todos os subordinados.
Sendo assim, podemos entender melhor alguns aspectos que fazem com que um líder eficaz seja mais produtivo, consiga mais resultados, e deixe de ser visto como um super-homem, e passe a ser compreendido como alguém muito disciplinado.
Ladmir Carvalho
Diretor Executivo - Alterdata Software
