Um dos grandes problemas das empresas é fazer com que as coisas que foram combinadas, acertadas ou tratadas de fato aconteçam. Muitas reuniões são feitas sem resultados concretos simplesmente porque os integrantes são seres humanos, e como tais, para agir, precisam de uma forma específica de serem cobrados.
Existem técnicas específicas para se conduzir reuniões, porém o grande problema entre querer e realizar está após a conclusão deste encontro de pessoas, está no momento de gerar ações coordenadas, de tal forma que se produza os resultados esperados, pois quando um grupo de pessoas se encontra para conversar sobre determinado assunto, problema ou objetivo, pretende-se que se conclua algo para ser executado e produzir efeitos, resultados estes que nem sempre se concretizam
Sou diretor e fundador da Alterdata Software, uma empresa de desenvolvimento de sistemas de computador que está a mais de 25 anos no mercado de construção de software para gestão de empresas, e uma das coisas que mais observo no mundo corporativo é não acontecer o que se define em reuniões, vejo clientes perderem horas e horas de trabalho discutindo e combinando coisas que não acontecem, e para acontecer precisam de muitas brigas.
Alguns gestores atribuem este problema ao nível profissional das pessoas envolvidas, outros acham que dizem respeito a competição interna onde uma pessoa não quer brilha na ideia do outro, alguns ainda acreditam que o centro do problema está na comunicação. Porém, por experiência e observação acredito que o centro do problema está na metodologia que o líder, ou a cultura da empresa, estabelecem para os passos seguintes ao término das reuniões.
Estudos mostram que se estamos tentando concluir projetos de trabalho, economizar para a aposentadoria, adquirir planos preventivos de assistência médica, ou perder peso, fracassamos na consecução das metas de nossas decisões em aproximadamente 50% dos casos (e essa estimativa é bastante otimista). Mesmo quando sabemos o que precisamos fazer – e realmente queremos e pretendemos fazer – mas, mesmo assim, não se concretiza. Isso quer dizer que o problema não é de comunicação ou competência. Mas por que? Por várias razões. Geralmente perdemos oportunidades porque estamos ocupados demais para notá-las. Às vezes perdemos a confiança em nossa capacidade de levar um projeto adiante, e por isso o deixamos em banho-maria. Ou permitimos que metas, motivações e tentações concorrentes interfiram de forma a contribuir para que não façamos o que queremos conscientemente fazer. Em resumo, podem haver obstáculos que precisamos contornar para chegar onde queremos, mas nem sempre previmos estes contornos.
A sabedoria é fazer o que deve fazer, a virtude é fazê-lo.
Sendo assim, estamos falando essencialmente de barreiras psicológicas que nos motivam a realizar as coisas que nos comprometemos, são situações emocionais que nos acontece quando nos deparamos com dificuldades para seguir em frente. O que precisa ser facilmente compreendido é que dificuldades e problemas acontecerão sempre na vida de um profissional, sempre haverá caminhos fáceis e difíceis, não adianta achar que a barreira é intransponível sem insistir bastante para atingir o objetivo.
Em geral quando se estabelecem objetivos em reuniões, são feitos de forma tão genérica e abstrata que no dia seguinte já não se tem certeza do que foi definido para cada um fazer e muito menos o problema que se pretende resolver.
Sendo assim, passo a relatar o que acredito ser importante para dar resultados de fato após a conclusão de reuniões de trabalho.
Quando começar uma reunião para tratar de determinado assunto, é importante que seja nomeado um líder que fará uma ata, não necessariamente este precisa ser o presidente da empresa, a melhor sugestão é que seja o gerente, diretor ou pessoa mais impactada pelo problema, pois este certamente está sentindo mais a dor da situação em pauta, e será esta mesma pessoa que será o guardião das tarefas e datas que cada um receber durante o encontro, cobrando que as datas-limite sejam cumpridas. Esta pessoa deverá gerar um documento, que será enviado para todos os participantes, que tem necessariamente que ter no topo, em letras garrafais o motivo pelo qual estão na reunião, qual a questão central que se estará tratando, por exemplo: “Reunião para definir novo material promocional do produto XX, pois os concorrentes estão com materiais mais impactantes que o da nossa empresa”.
Usando as técnicas de reuniões já certamente conhecida, se chegará a conclusões do que cada um deverá fazer, então a segunda sugestão é que esta pauta seja feita no formato de Plano de Ação, ou seja, tenha o que precisará ser feito com o nome da pessoa que se encarregará da tarefa, e com data-limite para entrega, por exemplo:
1) Colher todos os materiais dos concorrentes, será feito pelo Carlos, até a data de 01/12/2014;
2) Definir no marketing o tipo de mensagem que queremos passar em função dos materiais dos concorrentes, será feito pela Marina, até a data de 10/12/2014;
3) Escrever o conteúdo do novo documento em função da mensagem definida pelo marketing, será feito pelo João, até a data 15/12/2014;
4) O setor de Design deve projetar o primeiro piloto do folder para ser aprovado pelo marketing e diretoria, será feito pelo Robson, até a data de 20/12/2014.
5) Cotar preços nas gráficas, será feito pela Maria, até 26/12/2014;
6) Aprovar orçamento das cotações, será feito pelo Mauro, até 31/12/2014;
7) Material deve estar pronto sendo enviado para as filiais até 10/01/2015.
Apesar deste padrão já ser algo muito acima da média, já resolver inúmeros problemas de condução ainda é instável para se conseguir resultados, e aí entra uma grande reflexão que eu gostaria de fazer, pois cada pessoa acima definida tem uma ação a ser feita, porém nem sempre é fácil concluir a parte de cada um pelos intempéries que acontecem durante a execução, sendo assim fácil para uma pessoa se justificar que não conseguiu fazer por uma razão ou outra, e desta forma encadear atrasos em todas as demais datas. Sendo assim, é importante que haja uma forma de conduzir os trabalhos mais organizada para evitar problemas. Sabemos o que temos que fazer, e por que não fazemos?
Fazendo uma analogia com a programação de computadores, que me é tão familiar, relato que neste ambiente técnico quando estamos fazendo um software usamos em excesso o SE, ENTÃO, CASO CONTRÁRIO, SENÃO e outras condições para prever todas as situações possíveis que poderão ser feitas pelos usuários para controlar completamente o ambiente. Esta forma de pensar faz o programador uma pessoa que tenta ao máximo imaginar situações para dar errado, e definir antecipadamente o que fará se algo desta natureza acontecer, com isso se garante que acontecerá o que se pretende que aconteça. Cada passo num software está condicionado a coisas acontecerem, e se não acontecerem há desvios para outras coisas acontecerem, assim sucessivamente até garantir que todo o fluxo e possíveis contingências estejam controladas.
Levando esta forma de pensar para o mundo corporativo, eu acredito que os objetivos de cada um deveriam estar mais detalhados com o SE, ENTÃO, CASO CONTRÁRIO, SENÃO e outros, para garantir que saberemos o que fazer em cada fase. Este assunto foi base de estudos de Heidi Grant Halvorson, da Universidade de Columbia nos EUA, onde pôde comprovar que pessoas que fazem uso das condicionantes comentadas atrasam prazos 1,5 horas na média, enquanto pessoas que não usam este método atrasam 8 horas nos prazos que se comprometeram.
Voltando ao exemplo acima, detalharemos como exemplo o primeiro item com as condições comentadas, poderia ser algo parecido com isso:
1) Colher todos os materiais dos concorrentes, será feito pelo Carlos, até a data de 01/12/2014;
a) Até 01/11/2014 pedir a todos os representantes para recolherem materiais dos concorrentes nos clientes. SE não conseguir todos até esta data deve solicitar para o marketing um estudo dos sites dos concorrentes até 06/11/2014;
b) SE o marketing conseguir o levantamento através dos sites ENTÃO tabule tudo de forma que dê para compreender qual a estratégia de cada um;
c) SE o material dos sites for insuficiente para concluir, ENTÃO contrate até 12/11/2014 uma empresa de pesquisa de mercado para entender o que os clientes acham dos materiais promocionais que recebem.
Este pequeno e curto exemplo acima é uma ilustração da forma de organizar os objetivos definidos para garantirmos que as coisas acontecerão, é uma maneira de criar um hábito, em todos na empresa, de pensar de forma condicionada, para tentar ao máximo prever as situações que podem comprometer tudo o que é planejado.
Acredito que para implantar esta cultura, seja importante começar a exigir as condicionantes mais importantes durante as reuniões com todos juntos, em seguida pedir que cada um apresente posteriormente as condicionantes de cada tarefa que ficou sobre a responsabilidade de cada pessoa. Aos poucos este método entrará na cultura e forma de pensar, agir e executar o que precisa ser feito, trazendo mais eficácia ao que ficou combinado nas reuniões de trabalho.
Grande parte das reuniões que presencio em clientes ninguém nem mesmo anota nada, ninguém faz uma ata, não existem nem mesmo uma pauta definida com precisão do que será discutido nas reuniões. Já escutei de gerentes de clientes dizendo que foi convocado para uma reunião que nem sabia o porque, só descobriu na hora que já estava sentado à mesa. Se isso acontece na preparação da reunião e durante a mesma, imagina-se o que acontece na condução das tarefas definidas.
Esta forma de pensar CONDICIONADA pode transformar a empresa, pode fazer com que prazos sejam criados e não sejam postergados, fazendo com que a empresa seja muito mais objetiva e cumpridora do que foi tratado internamente, pois volto a salientar que as pessoas não atrasam por serem incompetentes, atrasam simplesmente porque não possuem um método certo de fazer as coisas.
Como atividade sugiro que na sua próxima reunião envie antes este artigo para todos lerem, diga que pretende mudar a forma de conduzir os trabalhos pós-reunião. Passe o motivo central da sua reunião, e ao final, faça as condições SE, ENTÃO, CASO CONTRÁRIO, SENÃO com todos. Quando se faz isso em grupo fica mais fácil de prever tudo o que pode dar de errado, é mais fácil achar o que dará certo do que o que pode dar errado, mas é exatamente este errado que faz com que as coisas não aconteçam. Em cada reunião que fizer vá incumbindo as pessoas de fazerem as condicionantes, chegará um momento que a cultura estará formada e todos farão por si só.
Ladmir Carvalho
Diretor Executivo - Alterdata Software
