Simples Nacional - DEFIS - Tudo que você precisa saber sobre DEFIS


Autor do artigo: Leolopes.sup.pack



O que é a DEFIS?


A Defis, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é utilizada para informar à Receita Federal dados econômicos, sociais e fiscais das empresas optantes pelo Simples Nacional. Ela também comunica e comprova ao Governo Federal quais tributos foram recolhidos.

Ela é a antiga DASN, Declaração Anual do Simples Nacional, que teve a nomenclatura substituída conforme determinado na Resolução CGSN 94/2011, tendo o inicio de sua obrigatoriedade no ano de 2012. (Para os anos-calendário de 2007 a 2011, o contribuinte declarava na DASN)

Apesar da mudança, a função da declaração se mantém, bem como as empresas que precisam apresentá-la: todas as empresas tributadas pelo Simples Nacional (exceto MEI), ou seja, Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), ainda que inativas (sem faturamento no ano-exercício anterior ou alterações patrimoniais).

A DEFIS deve ser declarada anualmente até 31 de março, referente as informações do ano anterior. Essa obrigação acessória não prevê multa por atraso na entrega, de acordo com o art. 66, §1º, da Resolução CGSN nº 94, de 2011. No entanto, a não entrega impede a geração da guia DAS, Documento de Arrecadação o Simples Nacional e esta sim, gera multa caso seja entregue em atraso.




O que é Informado na DEFIS?


Há um grande número de informações que o DEFIS deve conter, mas todas dizem respeito à situação econômica da empresa. São elas:

Referente a Empresa:

  • Ganhos financeiros da empresa:
  • Número de colaboradores no início e no final do período que diz respeito a DEFIS;
  • Saldo em caixa e em banco no início e no final do período;
  • Total de gastos do período, incluindo as despesas operacionais (aquelas necessárias à manutenção da empresa), não operacionais (transações distintas da atividade da empresa), custos, salários, etc;
  • Total de aquisições, transferências e saída de mercadorias;
  • Estoque inicial e final do período abrangido pela declaração;
  • Doação para campanhas eleitorais.

Referente aos sócios:

  • Nome e CPF de cada um deles;
  • Dividendos (rendimentos da empresa pagos ao sócio);
  • Pró-labore (rendimentos do sócio que também trabalha na empresa);
  • Porcentagem pertencente a cada sócio registrado até o último dia do período;
  • Imposto de renda retido na fonte dos rendimentos pagos ao sócio.

Outras referências:

  • Autos de infração pagos ou com decisão administrativa;
  • Alteração do endereço da empresa, se tiver ocorrido mudanças;
  • Informações sobre prestação de serviços de transporte de carga interestadual;
  • Prestação de serviços de comunicação.

Como gerar um relatório com as informações socioeconômicas da empresa para complementar os dados da DEFIS?


Caso precise gerar um relatório com informações socioeconômicas da empresa e com dados anuais dos movimentos interestaduais, poderá:

  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DASN;

  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;

  3. Informe o Ano para Processamento, Período de Apuração do Estoque Inicial e/ou Final caso deseja visualizar os dados do movimento de inventário no relatório, e Situação Especial caso tenha e clique em Concluir;
  4. Clique na aba Relatórios;
  5. Em seguida Visualizar ou Imprimir.









Como gerar a DEFIS?


  1. Acesse o sistema Fiscal aba Federal > DASN;

  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;

  3. Informe o Ano para Processamento, período de Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial, caso exista;

  4. Através do ícone Configurar Preenchimento é possível integrar valores do Sistema Contábil, e do cadastro de CFOPs a serem levados a DEFIS, veremos mais sobre essa opção nos tópicos a seguir;
  5. Clique em Concluir;
  6. Em caso de correção de informações enviadas anteriormente, poderá marcar a opção Retificadora;
  7. Informe os dados solicitados como CNPJCPF do responsávelCódigo de Acesso e o Catpcha, em seguida clique em  Preencher DEFIS.

Integração via Certificado Digital

Se desejar poderá realizar a integração via  Certificado digital, para realizar a configuração acesse Cadastros > Empresas > aba Geral > sub aba Super Simples > sub aba Certificado Digital, clique em Configurar e vincule o certificado.


Dados automáticos

Os dados de CNPJ, CPF do responsável e o código de acesso podem ser preenchidos automaticamente pelo sistema Escrita fiscal.

  1. O CNPJ é preenchido com o número informado no cadastro da empresa no sistema WPHD.

  2. O CPF do responsável é preenchido quando, ao menos, um sócio cadastrado e vinculado a empresa no sistema WPHD está com a configuração Responsável CNPJ marcada.
    1. Para isto acesse o sistema WPHD;
    2. Aba Cadastros;
    3. O ícone de Empresas e apenas selecione a empresa;
    4. Clique na parte superior do cadastro, no menu ou ícone de Sócios;
    5. Abre ou vincule um sócio e deixe marcada a opção Responsável CNPJ.

  3. O Código de Acesso é levado quando informado no cadastro da empresa no sistema FISCAL;
    1. Para isto acesse no fiscal a aba Cadastros;
    2. Opção Empresas selecione a empresa do Simples Nacional;
    3. Na aba Geral;
    4. Sub aba Básico;
    5. Acesse Simples Nacional (Super Simples);
    6. A guia Código de Acesso e informe o código da empresa.

Configurar Preenchimento - Contas Contábeis


Através do ícone Configurar Preenchimento é possível integrar valores do Sistema Contábil  a serem levados a DEFIS.

  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DASN;

  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;

  3. Informe o Ano para Processamento, Período de Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial caso exista;
  4. Clique no ícone Configurar Preenchimento e selecione a Empresa desejada;

  5. Dentro de Configurar Preenchimento, na aba Contas Contábeis serão apresentados os campos:

  • Despesas Pagas no períodoonde a soma dos dados apurados irá preencher o campo 11 da DEFIS. Abaixo mostraremos a forma de lançamento:
  • Para realizar o lançamento clique no ícone Adicionar Conta, informe a chamada da conta de despesas clicando sobre a lupa. Após clique no ícone "+" para realizar a inclusão;
  • Se desejar marque a opção Considera contrapartida, será habilitado o campo Chamada da conta de contrapartida, clique na Lupa e indique a Chamada de contrapartida, após clique no ícone "+" para realizar a inclusão;

  • Para finalizar clique em Gravar.


  • Saldo Caixa/Banco: onde a soma dos dados apurados irão preencher os campos 3 e 4 da DEFIS. Abaixo mostraremos a forma de lançamento:
  • Para realizar o lançamento clique no ícone Adicionar Conta, dê um duplo clique sobre a conta desejada para que ela seja adicionada.
  • Para finalizar clique em Gravar.


É necessário que a empresa esteja cadastrada no sistema Contábil, e no sistema Fiscal em Cadastros>empresas > aba geral > sub aba integração, o campo Integra com a Contabilidade deverá estar marcado.










Configurar Preenchimento - Informações referentes as Contas e Lançamentos


  • Sobre o campo Despesas pagas no período:

No site da DEFIS na área de preenchimento das informações econômicas e fiscal por estabelecimento, o campo 11 tem a seguinte descrição "11. Total de despesas no período abrangido pela declaração". Esse trecho dá a entender que toda e qualquer despesa deve ser considerada para o preenchimento do campo, porém, no manual de preenchimento da DEFIS, ao se referir a essa informação, é dito que deve ser preenchido com o valor das despesas "Pagas" no período. Visando esta questão, o recurso foi desenvolvido para trabalhar de duas formas, ou seja, configurar apenas as contas de despesa desejadas, ou relacionar os lançamentos de despesa em uma contrapartida específica, sendo a primeira opção mais adequada para usuários que desejam alimentar toda e qualquer despesa, independente de ter sido paga ou não. Já a segunda opção é mais adequada a usuários com demanda por somente as despesas pagas.

A configuração com contrapartida é definir qual a conta de despesa, ou da provisão das despesas, com contrapartida da conta de disponibilidade utilizada para pagar tal despesa.

Exemplo:

  • Num lançamento contábil de provisão de despesa de energia elétrica, seria tradicionalmente feito da seguinte forma:

       D - Conta de despesas com energia;

       C - Provisão de energia a pagar;

  • Posteriormente o pagamento acontecerá, e o registro do fato contábil ficaria da seguinte maneira:

       D - Provisão de energia a pagar

       C - Conta caixa ou bancos

Então pensando na configuração da DEFIS para considerar apenas as despesas pagas, no sistema seria vinculada a conta de provisão de energia elétrica com contrapartida de conta caixa ou bancos.


Exemplo:

  • Escrituração da despesa com contrapartida diretamente na conta de disponibilidade:

         D - Conta de despesas com energia

         C - Conta caixa ou bancos

Caso o usuário apresente esse tipo de lançamento, a configuração da DEFIS deve ser pela conta de despesa, com contrapartida na disponibilidade, sem necessidade de informar a provisão, ou seja, a configuração vai depender de como a contabilidade registra esses fatos contábeis. Porém, numa eventual dúvida sobre esse método, o usuário pode cadastrar ambas as contas, provisão e despesa, com contrapartida da conta de disponibilidades, evitando assim qualquer eventual problema de interpretação sobre o registro do fato contábil.

Configurar Preenchimento - Cadastro de CFOP


Através do ícone Configurar Preenchimento é possível cadastrar CFOPs que irão preencher o campo 9 na DEFIS.

  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DASN;

  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;

  3. Informe o Ano para Processamento, Apuração do Estoque Inicial e Final caso desejar, e a Situação Especial caso exista;
  4. Clique no ícone Configurar Preenchimento>selecione a Empresa desejada;

  5. Dentro de Configurar Preenchimento, clique na aba CFOP;

  6. No campo da esquerda serão apresentados todos os CFOPs cadastrados para entradas no Sistema, e no campo da direita serão apresentados os CFOPs padrão, que estarão previamente configurados para integração com a DEFIS;

  7. Através desta ferramenta é possível incluir CFOPs ou excluir CFOPs da geração da DEFIS;

  8. Para incluir um CFOP, selecione ele na tela da esquerda,após clique em  para que o CFOP selecionado seja enviado ao campo da direita  e levado também para a apuração na DEFIS;

  9. Para Excluir um CFOP, selecione ele na tela da direita e clique empara que o CFOP selecionado seja enviado ao campo da esquerda. Assim, o mesmo não será levado na apuração na DEFIS;
  10. Após, clique em Gravar.



Configurar Preenchimento - Clonando dados de outra empresa


É possível clonar as configurações realizadas no ícone Configurar Preenchimento para outras empresas, uma vez que já possua um cadastro que tenha informações e  deseje replicá-lo em outra empresa, para isso realize os passos abaixo:

  1. Acesse o sistema Fiscal > aba Federal > DASN;
  2. Selecione a Empresa e clique em Avançar;
  3. Selecione o ano de processamento apenas;
  4. Clique no ícone Configurar Preenchimento>selecione a Empresa desejada;
  5. Ao selecionar uma empresa que ainda não possua cadastro será apresentada a mensagem: "Já existe configuração de preenchimento DEFIS para outra empresa. Deseja carregar esses dados para a empresa atual?", clique em Sim;
  6. Serão apresentadas as empresas cadastradas, marque o Campo CFOP  para replicar na empresa atual os dados referentes ao cadastro de CFOPs da empresa escolhida;
  7. Marque o Campo Conta para replicar na empresa atual os dados referentes ao cadastro das Contas da empresa escolhida;
  8. Feita a configuração clique em Gravar.

Campo Conta

Só será habilitada a marcação do campo conta para as empresas que trabalhem com o mesmo plano de contas cadastrado no Sistema Contábil.

Configurar Preenchimento - Integração de Matriz e Filiais



Se desejar que na integração da DEFIS os valores sejam distribuídos entre a Matriz e filiais em seus respectivos CNPJs,  é necessário que a matriz e filiais realizem a integração de forma individual, ou seja, é necessário que no Contábil exista o cadastro de cada filial e os lotes sejam integrados em cada empresa. Caso a integração das filiais seja realizado em lotes na empresa matriz (através da configuração no Fiscal em Cadastros > Empresas > aba geral > sub aba integração > número da empresa em outro sistema, onde esteja indicado no cadastro das filiais o número da matriz para integração do lote nela), na DEFIS será demostrada a totalização dos valores das filiais no CNPJ da matriz.