Cada vez mais as empresas estão preocupadas em controlar e reduzir seus gastos. Seja para enfrentar as variações econômicas que ocorrem no País e Internacionalmente, ou apenas com o objetivo de ampliar sua lucratividade, essa é uma preocupação comum entre os gestores.

A identificação do gastos (custos ou despesas) é o primeiro passo, pois dessa forma é possível saber quais despesas ou custos estão consumindo os recursos financeiros da Empresa.

Contudo, quando uma despesa é compartilhada por diversas áreas da organização, é preciso apurar esse controle, para poder identificar qual a participação de cada área nesse gasto.

Imagine, por exemplo, que a empresa tenha despesas com aquisição de material de expediente (canetas, papel A4, etc), que são utilizados por diversos setores. Qual setor consome mais ou menos esse tipo de material?

Uma forma prática de realizar esse controle é através da utilização de Centro de Custo.

É criada uma lista de centro de custos, sendo cada centro associado a um setor da empresa.

Exemplo de Plano de centro por setor

001 – Administração

002 – Financeiro

003 – Comercial

004 – Marketing

005 – RH

006 – Serviços Gerais

007 – Produção

Com o plano estruturado, a empresa passa a identificar os centros de custos responsáveis por cada gasto.

Seguindo o exemplo da despesa com material de expediente, suponhamos que houve uma compra no valor de R$ 1.200,00. Porém, esse material foi distribuído entre os setores da seguinte forma: 25% para o setor de administração, 35% para o setor financeiro e 40% para o setor de RH.

Ao fazer no lançamento dessa despesa no Contas a Pagar, o valor é distribuído da seguinte forma:

– Despesa com Material de Expediente – R$ 300,00 (Centro de custo 001 – Administração)

– Despesa com Material de Expediente – R$ 420,00 (Centro de custo 002 – Financeiro)

– Despesa com Material de Expediente – R$ 480,00 (Centro de custo 005 – RH)

– Valor total ...........................................R$ 1.200,00

Dessa forma, a empresa conseguirá, ao final de um período, identificar qual setor está consumindo mais recursos da empresa. E com isso verificar se é possível tomar alguma medida para diminuir esse gasto.

O exemplo dado foi do controle de centro de custos por setor, mas esse conceito pode ser aplicado a outros tipos de separação. Por exemplo, em uma empresa de construção civil que possui diversos projetos em andamento simultaneamente, a separação de centro de custos pode ser também por projeto.

Veja o exemplo a seguir de uma estrutura de Plano de Centro, considerando Projetos de Construção.

01 – Plano de Centro de Custos

01.01 – Setores

01.01.001 – Administração

01.01.002 – Financeiro

01.01.003 – Comercial

01.01.004 – Marketing

01.01.005 – RH

01.01.006 – Serviços Gerais

01.02 – Projetos

01.02.001 – Projeto A

01.02.002 – Projeto B

01.02.003 – Projeto C

Outro detalhe importante no controle por centro de custos é que eles podem ser separados por centro de custo produtivos e centro de custos não produtivos.

Um centro de custo produtivo é aquele que gera despesas, mas também gera receitas, como o setor comercial, um projeto, etc. Já os centros de custos são aqueles que não geram receitas diretamente, e existem apenas para melhor o desempenho organizacional da empresa.

Assim, ao associar um gasto (ou parte dele) a um centro de custo produtivo, e uma receita (ou parte dela) ao mesmo centro de custo, é possível apurar o seu resultado no final do período (receitas – gastos).

Como se pode observar são diversos as vantagens ao se utilizar o controle por centro de custos.