O que é boleto único?
No sistema, o recurso de boleto único possibilita o agrupamento dos boletos de cobrança das unidades, que estejam localizadas em um mesmo condomínio e que pertençam ao mesmo condômino, em um único boleto para pagamento.
Gerando boleto único
Primeiramente, devemos garantir que as unidades que pertençam ao mesmo condômino estejam configuradas corretamente. Para isso, podemos checar se o condômino desejado está informado no cadastro das suas unidades.
Atenção ao código do condômino, pois podem existir vários cadastros para a mesma pessoa, mas somente os que possuírem o mesmo código informado no cadastro da unidade serão levados em consideração.
Após garantir que as configurações das unidades estão corretas, os lançamentos de cobrança podem ser efetuados normalmente. Devemos ter atenção na impressão do boleto único, pois só é possível, no momento, de ser feita pela opção Cobranças e Contas a Pagar → Boleto → Impressão Cobrança/Boleto.
Ao abrir a tela de impressão de Cobrança/Boleto, deverá ser selecionada a opção Gerar boleto único.
Quando estiver selecionada a opção Gerar boleto único, somente o filtro por Condomínio poderá ser realizado. Isso acontece porque, na geração do boleto único, o sistema precisa verificar todas as unidades do condomínio que podem ser agrupadas, não sendo possível considerar apenas algumas unidades.
Por último, deverá ser realizada a configuração para geração do boleto único. Aqui, deverão ser selecionadas as unidades que farão parte do agrupamento e a unidade que será a principal do agrupamento.
Unidades do agrupamento: As unidades que foram selecionadas serão parte do agrupamento do boleto único. Por conta disso, nesta impressão não gerarão um boleto avulso para envio ao condômino, mas o seu boleto constará agrupado no boleto único junto com os boletos das demais unidades que fazem parte do agrupamento. Entretanto as unidades que não foram selecionadas ficarão de fora do agrupamento e, nesta impressão, gerarão um boleto avulso que poderá ser enviado ao condômino para pagamento.
Unidade principal do agrupamento: A unidade principal será a unidade que terá suas informações utilizadas para geração do boleto, ou seja, na confecção do boleto o sistema utilizará o endereço da unidade principal para envio. Importante ressaltar que as informações de multa/desconto são recuperadas do cadastro das unidades agrupadas. Ao ser feito uma integração com o site (Immobile UP), o boleto único poderá ser localizado pela unidade principal do agrupamento.
Visualizando o boleto único através da tela de lançamento de cobranças
Para visualizar um boleto único e todos os seus lançamentos na tela de lançamento de cobranças, deverá ser realizado o filtro no período desejado e informado somente o condomínio, pois assim o sistema listará as cobranças de todas as unidades, inclusive as cobranças que estão agrupadas. Como podemos perceber na imagem, temos o boleto único e os lançamentos que foram realizados para cada unidade e que estão agrupados.
Ao realizar um filtro informando a unidade, caso esta tenha feito parte do agrupamento, o sistema exibirá o boleto que foi agrupado, no boleto único, como boleto interno. Esse boleto interno será utilizado no sistema para controle dos pagamentos pelas unidades através dos relatórios.
Segunda via do boleto único / Reimpressão
Para gerar a segunda via do boleto único deverá ser utilizada a opção que se encontra em Cobranças e Contas a Pagar → Boleto → Reimpressão. No tipo de reimpressão de boletos, somente poderá ser selecionada a opção Reimprimir cobrança, pois para o boleto único, não será possível alterar o vencimento ou alterar o vencimento incluindo juros/multa.
Baixando boleto único
Ao baixar o boleto único o sistema fará a baixa separada de cada boleto interno que foi gerado para as unidades do agrupamento de forma transparente, tanto através da opção Cobranças e Contas a Pagar → Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar → Baixa de Cobrança → Importação de Arquivo Retorno como através da opção Cobranças e Contas a Pagar → Lançamentos Cobranças e Contas a Pagar → Baixa de Cobrança → Total.
Cancelando a impressão do boleto único
O cancelamento da impressão do boleto único é feito da mesma forma do cancelamento de um boleto comum, porém é necessário se atentar a duas observações:
- Para cancelar filtre apenas pelo condomínio, pois ao filtrar por unidade o sistema não permitirá o cancelamento da impressão e mostrará a mensagem abaixo:
Não será possível efetuar a reimpressão e cancelamento de impressão de alguns boletos que estão agrupados. Tais ações só podem ser efetuadas através do boleto único e, para localizá-lo, filtre apenas pelo condomínio.
2. O cancelamento precisa ser feito em Cobrança e Contas a pagar - Cancelamento, não sendo possível cancelar pelo movimento de cobrança.
