Se você é responsável por fazer a entrada das notas fiscais emitidas por seus fornecedores, e se o volume de NF-e que recebe é muito grande, então você sabe como se gasta tempo ao fazer a importação do XML de documento por documento.

A boa notícia é que, a partir da versão 9.03.07.00, o Bimer pode fazer essa tarefa para você de forma automática.

É isso mesmo que você leu. É possível configurar o Bimer para importar todos os arquivos de NF-e recebidos, de uma vez só, de forma automática.

Depois de configurado, basta salvar os arquivos XML em uma pasta específica na rede ou no computador, e deixar o restante do trabalho com o Gerente Eletrônico.

Ficou interessado? Então veja a seguir como fazer as configurações necessárias.

Pré-requisito

• Versão do Bimer 9.03.07.00 ou superior

Configurações

Configuração do diretório padrão

O primeiro passo é indicar para o sistema o local padrão onde ele deve buscar os XMLs que precisa importar. Para isso:

1. Acesse o Configurador Bimer, clique na aba Estoque, e em seguida em Opções;

2. Selecione Nota Fiscal de entrada, e em seguida Importação NF-e XML;

3. No campo “Diretório padrão para importação dos XML’s” informe o local onde serão salvos os arquivos de NF-e enviados pelos fornecedores.

4. Em seguida, grave as configurações.

Atenção: Todas as NF-e que desejar importar automaticamente, devem ter os seus arquivos XML’s salvos, manualmente por um usuário, no diretório padrão.

Criação da tarefa para importação em massa

O próximo passo é criar a tarefa responsável pela execução da importação. Para isso:

1. Acesse o Configurador Bimer, e selecione a aba Geral;

2. Clique em Tarefas;

3. Clique em Novo, e informe uma descrição para a tarefa. Exemplo: Importação em massa de XML;

4. No campo Sistema, selecione a tarefa 000228 – Tarefa para importar NFEntrada por XML;

5. Clique em Ok para gravar as configurações.

Agendamento da tarefa

Após criar a tarefa de importação, é preciso informar para o sistema a periodicidade em que ela deve ser executada. Para fazer esse agendamento:

1. Acesse o Configurador Bimer, e selecione a aba Geral;

2. Clique em Tarefas Agendadas;

3. Clique em Novo, e informe uma descrição para o agendamento. Pode ser o mesmo nome que utilizou na criação da tarefa. Caso tenha mais de uma empresa para a qual deseja fazer a importação, sugiro que indique o seu nome e/ou código na descrição. Ex: EMPRESA 0001 - IMPORTAÇÃO EM MASSA;

4. No campo Tarefa, selecione a tarefa criada na etapa anterior;

5. Em Ocorrência, marque a opção Diário;

6. Na área ao lado, com o nome Diário, informe a cada 1 dia. Dessa forma você garante que o sistema fará a verificação todos os dias;

7. Em Frequência, selecione “Ocorre a cada”, e informe o intervalo de tempo que deseja que o sistema verifique se há uma NF-e nova a ser importada. Por exemplo, a cada 1 minuto;

8. Em início e fim, informe o horário em que os agendamentos podem ocorrer. Se a tarefa puder ser realizada a qualquer hora do dia, informe o início a 00:00 e fim às 23:59.

9. No campo “Duração desta tarefa”, informe a data corrente como Data Inicial, e marque a opção “Sem data final”;

10. Clique na aba Spy system. Nela configure os usuário(s) que deve(m) receber e-mail de ocorrências na execução da tarefa. Para informar mais de um usuário em cada opção, utilize sinal de vírgula (,) para separá-los.

11. Clique na aba Importação NFEntrada;

12. No campo Empresa do Estoque informe a empresa na qual será feita a entrada do saldo dos produtos;

13. No campo Empresa do Financeiro informe a empresa responsável pelo pagamento dos títulos. Caso seja a mesma, repita o código informado no campo anterior;

14. No campo Operação informe qual deve ser utilizada para movimentar o estoque dos produtos;

15. Clique em Ok para gravar o agendamento.

Atenção: Cada agendamento só executa a importação para uma (01) empresa. Por isso, se houver a necessidade de fazer a importação para mais de uma empresa, é preciso realizar o procedimento de inclusão de tarefa agendada para cada uma delas.

Rotina de importação

Após todas as configurações serem realizadas, execute o módulo Gerente Eletrônico (GEAgente.exe). Ele é o responsável por realizar a tarefa. Por isso, deve ficar em execução o tempo todo, em uma máquina que tenha acesso ao diretório padrão informado nas configurações.

Agora é só salvar os arquivos XML no diretório e deixar que o Bimer faça o trabalho pesado.

Atenção: Caso já trabalhe com o Gerente Eletrônico para realizar outras tarefas, é necessário fechá-lo e fazer novo login nele, para reconhecer a nova tarefa.

Após o Gerente Eletrônico executar a tarefa, os XML serão movidos para novos diretórios, dentro do diretório padrão.

• Arquivos XML importados com sucesso – Serão salvos em <diretório padrão>\IMPORTADO\EMPRESA<código>\<ano-mês-dia da importação>

• Arquivos XML com críticas e não importados – Serão salvos em <diretório padrão>\NÃO IMPORTADO\EMPRESA<código>\<ano-mês-dia da execução>

Configurações adicionais

As configurações vistas nos tópicos anteriores são as básicas e indispensáveis para o funcionamento da rotina. Porém, existem outras que podem influenciar no processo.

Prazo de pagamento

Por padrão, a importação utilizará as condições de pagamento disponíveis no arquivo XML, para preencher os dados de negociação da NF de Entrada. Porém, existem duas outras opções que podem ser configuradas:

1. Acesse o Configurador Bimer, e selecione a aba Estoque;

2. Clique em Opções, e selecione Nota fiscal de entrada / Importação NF-e XML. Nesta área há duas opções:

   1. Recuperar o prazo configurado no cadastro do fornecedor ao invés do informado no XML.

   2. Recuperar o prazo configurado no cadastro do produto, aba complementar, tela do fornecedor.

Se nenhuma delas estiver marcada, o sistema utilizará os dados contidos no XML.

Como nem sempre no arquivo XML o número dos títulos informados pelo fornecedor é composto pelo número da NF-e, se as opções acima não estiverem marcadas, sugerimos que, nessa mesma tela, marque-se a opção “Atualizar o número do título nas parcelas com o número da nota ao invés do informado no XML”. Facilitando assim a identificação dos títulos quandos eles forem criados no módulo de contas a pagar.

Cadastro de Pessoas

No cadastro de Fornecedores existem configurações que influenciarão na importação.

1. Acesse o módulo Cadastro de Pessoas;

2. Clique na categoria Fornecedores, e localize o fornecedor desejado;

3. Clique em Editar, e em seguida na opção Cadastros. Nela temos as seguintes configurações:

   1. Operação – Informe a operação que será utilizada para movimentação do estoque, na importação de NF-e emitidas por este fornecedor. Caso não haja nenhuma operação informada, o sistema utilizará a que foi configurada no cadastro do agendamento da tarefa.

   2. Prazo – informe o prazo padrão que a importação utilizará para preencher os dados da negociação. O sistema só considerará este prazo, caso no Configurador Bimer, aba Estoque, Opções, Nota fiscal de entrada, Importação NF-e XML, a opção “Recuperar o prazo configurado no cadastro do fornecedor ao invés do informado no XML” esteja marcada.

   3. Forma de pagamento para tarefa agendada de importação de NFEntrada – Caso não haja nenhuma forma de pagamento informada nesta opção, será utilizada a do cadastro do prazo vinculado ao fornecedor na opção 3.1 Prazo, desde que no cadastro do prazo haja apenas 1 (uma) forma de pagamento vinculada. E no Configurador Bimer, aba Estoque, Opções, Nota fiscal de entrada, Importação NF e XML, as opções “Recuperar o prazo configurado no cadastro do fornecedor ao invés do informado no XML” ou “Recuperar o prazo configurado no cadastro do produto, tela do fornecedor”, esteja marcada.

   4. Natureza de lançamento a ser utilizada na importação de dados. Por padrão, ela será utilizada no preenchimento da NF-e importada.

      Atenção: Se não for informada uma natureza de lançamento, e no Configurador Bimer, Estoque, Opções, Movimento, Opções gerais, a configuração “Obrigar o preenchimento das naturezas de lançamento nos itens (EstNFEntrada / Estcompras)” estiver marcada, a NF-e não será importada.

      E, se a natureza não estiver informada, e a configuração citada não estiver marcada, o sistema poderá importar caso haja natureza de lançamento informada no cadastro do prazo. Desde que, a opção “Recuperar o prazo configurado no cadastro do fornecedor ao invés do informado no XML”, disponível no Configurador Bimer, Estoque, Opções, Nota fiscal de entrada, Importação NF-e XML, esteja marcada.

Cadastro de Produtos

Para conferir ou configurar um prazo vinculado ao cadastro do produto:

1. Acesse o módulo Cadastro de Produtos, e localize o produto desejado;

2. Clique na aba Complementar;

3. Dê duplo clique sobre o fornecedor desejado;

4. No campo Prazo informe (ou apenas consulte) o que será usado como padrão na entrada das NF-e.

O prazo informado neste campo só será considerador se a opção “Recuperar o prazo configurado no cadastro do produto, aba complementar, tela do fornecedor” estiver marcada no Configurador Bimer, aba Estoque, Opções, Nota fiscal de entrada, Importação NF-e XML.

Setor de entrada

Por padrão, o sistema utilizará o “setor de entrada obrigatório” informado no cadastro do Tipo de documento, vinculado à operação de movimentação do estoque. Para conferir ou configurar esse setor:

1. Acesse o Configurador Bimer, e selecione a aba Estoque;

2. Clique em Operação, e localize a operação de compra desejada;

3. Edite a operação, clique na aba Documento, e verifique o código do Tipo de Documento informado;

4. Feche o cadastro da operação, e acesse Tipo de Documento;

5. Localize e edite o documento identificado no cadastro da operação;

6. Dê um duplo clique sobre a empresa configurada para importação;

7. O setor informado no campo “Setor de entrada obrigatório” será utilizado na tarefa de importação.

Caso não haja nenhum setor informado no tipo de documento, o sistema utilizará o setor padrão de movimentação de estoque da empresa. Para visualizar está configuração:

1. Acesse o Configurador Bimer, e selecione a aba Estoque;

2. Clique em Opções, e em seguida em Movimento;

3. Clique em Opções adicionais;

4. O setor padrão de movimento fica informado na área Empresa.

Situações que impedem a importação

• • Se houver alguma informação no XML que não esteja cadastrada no Bimer, como por exemplo, Produto, fornecedor, CFOP, etc.

  • Se a operação configurada para utilização:

    • Estiver Inativa;

    • For de complemento de ICMS, de substituição tributária, de IPI, de PIS, de COFINS ou de valor;

    • O tipo da operação for de entrada, a base estiver configurada para utilizar o recurso de saída da composição e não tiver uma operação de composição informada no cadastro da operação;

    • Se no tipo de documento vinculado a operação não tiver a empresa de estoque informada;

    • Se a operação não for de devolução e o modelo fiscal do tipo de documento for diferente de "55 – Nota Fiscal Eletrônica".

  • O emitente esteja como inativo nas categorias de cliente e/ou fornecedor. Esta inconsistência é apresentada quando:

    • O emitente do XML pertencer apenas à categoria de fornecedor e estiver inativo.

    • O emitente do XML pertencer apenas à categoria de cliente e estiver inativo.

    • O emitente do XML pertencer às categorias de fornecedor e cliente e estiver inativo em ambas.

  • Existirem produtos, no documento, inativos para compra no módulo cadastro de produto, aba Empresa.

  • Se estiver marcada a opção “Obrigar o preenchimento das naturezas de lançamento nos itens (EstNFEntrada / Estcompras)” no módulo Configurador Bimer, Estoque, Opções, Movimento, Opções gerais; e a natureza de lançamento não estiver informada no cadastro do fornecedor. Ou se o emitente estiver somente na categoria cliente, no cadastro da pessoa.

  • Se houver inconsistências no prazo. Elas ocorrerão se:

    • A operação atualiza financeiro;

    • Não houver prazo no cadastro de produto ou no cadastro do fornecedor, e não houver dados de duplicata no XML.

    • O prazo resgatado estiver com o tipo de classificação sintético.

    • O prazo estiver inativo.