Introdução

Quando você tem um orçamento, sua preocupação principal é respeitar o valor que a empresa gastará com cada despesa. Mas e se um funcionário lança uma compra ou título a pagar, onde o valor extrapola o orçamento? E agora quem poderá defender o gestor?

Fique tranquilo(a), deixe o Bimer trabalhar para você!

Temos o recurso do Autorizador gerencial por orçamento, que observa se os novos valores lançados com a natureza e centro de custo ultrapassam os lançamentos feitos no módulo Controle Orçamentário. Se isso acontecer o sistema não permitirá o lançamento e enviará uma solicitação de autorização para um usuário responsável.

Vamos aprender agora como configurar o sistema?

Configurações

• No Cadastro de Usuários / Usuários / Configurações do usuário / Autorizador gerencial:
  • Pedido de compra: Marque a opção "Possui permissão para autorizar pedidos de compra cuja uma ou mais parcelas de negociação ultrapassem o limite do orçamento".
  • Contas a Pagar: Marque a opção "Possui permissão para autorizar títulos a pagar que ultrapassaram o limite do orçamento"
    • Os usuários que tiverem essas marcações poderão autorizar os pedidos que extrapolam o valor do orçamento.

• No Controle Orçamentário / Aba Principal / Configurador Geral / Geral, marque as opções:
  • Títulos a Pagar: Controla o lançamento dos títulos realizados no contas a pagar, realizados por meio de:
    

    • Cadastro/edição

    • Inclusão em massa

    • Renegociação

    • Duplicação de títulos

  • Pedido de Compra: Controla o lançamento dos pedidos gerados no módulo Pedido de compra (feitos diretos no módulo ou proveniente da Cotação).
    

Lançamento do orçamento

• No controle orçamentário é necessário gerar Orçamento com a categoria Orçamento - Autorizador Gerencial marcada. Se você não tiver nenhum orçamento com essa opção, é necessário Incluir um novo:

• Após criar o orçamento, é necessário efetuar o lançamento das Naturezas e Centros de custos (caso utilize):

Rotina

Veja agora o que muda no lançamento e liberação dos documentos.

Pedido de compra

Ao realizar o lançamento com um valor que excede o orçamento, será exibida uma mensagem como essa abaixo. O usuário que não tem permissão para liberar, deve fornecer um parecer no pedido de compras, solicitando a liberação:

Contas a Pagar

Ao realizar o lançamento com um valor que excede o orçamento, será exibida uma mensagem como essa abaixo. O usuário que não tem permissão para liberar, deve fornecer um parecer no título a pagar, solicitando a liberação:

Liberação no Bimer Up

• Após logar no Bimer Up, com o usuário que possui permissão para autorizar, vá no menu Geral / Autorizador Gerencial / Orçamentos / Pendentes

• Localize o documento que deseja analisar (Você pode usar os filtros disponíveis para facilitar sua vida )

• Agora é só realizar a Autorização. O usuário também pode Negar, em casos onde o orçamento será respeitado. Desse modo, o poder de decisão sempre ficará na mão de uma pessoa responsável na empresa.
  • Use também outros dados para ajudar na tomada de decisões, como o centro de custo, usuário solicitante e valor.

• Após isso...
  • O título a pagar de Previsão já se transforma em título Realizado (já permite efetuar o pagamento).
  • O pedido de compras sai do status de Autorização pendente e passa para Aberto (já permite dar entrada da nota fiscal). O título de previsão é cadastrado no contas a pagar e permanece ali até a entrada da nota.

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1. Autorizador gerencial de pedidos de compra por valor;

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