Como realizar um Inventário


Como Realizar um Inventário

O processo de inventário pode ser dividido em três momentos principais: Preparação do Lote, Registro da Contagem e Finalização (Liberação).

Parte 1: Preparação do Lote de Inventário (O "O Quê" e "Quando")

Esta é a fase de configuração inicial, onde você define as regras e o período do seu inventário.

  1. Acesse o módulo Inventário.

  2. Informe a Empresa para a qual será feito o inventário.

  3. Clique no botão Novo para iniciar um novo lote.

  4. Defina as Datas e a Identificação:
    1. Preencha a Data do Inventário (o dia em que a contagem física ocorreu).
    2. Preencha a Data do Lançamento (o dia em que o ajuste será registrado no estoque).
    3. Informe uma Descrição do Lote clara (ex: "Inventário Geral 31/10").

  5. Escolha o Tipo de Inventário (O Ajuste):
    1. Selecione a opção que reflete o seu objetivo:
      1. Quantidade/Custo Reposição: Opção mais comum. Permite ajustar a quantidade física e o custo de reposição por setor.
      2. Custo Médio: Ajusta apenas o custo médio da empresa.
      3. Quantidade/Custo Médio por Setor: Ajusta a quantidade e o custo médio do produto por setor.

  6. Selecione as Operações:
    1. Muito importante: O sistema precisa saber quais regras (operações) usar para movimentar o estoque.
      1. Informe as operações já cadastradas para Entrada, Saída, Registro de Inventário e, se aplicável, Acerto do Custo Médio.

  7. Selecione o Setor (se a empresa trabalhar com controle por setor) e o Motivo da Contagem.

  8. Marque a opção "Marcar automaticamente para a geração de documento..." para acelerar a etapa de liberação.

  9. Clique em Ok para gravar as informações e seguir para a próxima tela.

Parte 2: Registro da Contagem Física (Os Itens Contados)

Nesta fase, você lança as quantidades que foram de fato contadas.

  1. A tela Itens do Inventário será exibida.

  2. Clique no botão Novo para incluir o primeiro item.

  3. Informe o Código do Produto e a Quantidade Contada (aquela obtida na sua contagem física).

  4. Repita o processo (clicar em Novo, informar Código e Quantidade) até que todos os produtos contados estejam no lote.

  5. Se você NÃO marcou a opção de "geração automática" na Parte 1, clique com o botão direito na lista de itens e escolha a opção para Marcar os contados (ou Marcar Todos).

  6. Clique em Ok para finalizar a inclusão dos itens e suas quantidades.

Parte 3: Finalização e Lançamento no Estoque

Esta ação faz com que o sistema gere os documentos de acerto e aplique as mudanças no seu estoque.

  1. Volte para a tela principal do módulo Inventário e selecione o Lote que você acabou de configurar (aquele da sua descrição).

  2. Clique no botão Liberar.
  3. Atenção: Para que o documento de ajuste seja realmente gerado e o estoque atualizado, é obrigatório executar o aplicativo LiberadorEstoque.exe.

 


Data do Inventário:É a data referente ao lote do inventário gerado, ou seja, a data que o inventário foi gerado.
Data do Lançamento:É a data referente ao lançamento do inventário no sistema, ou seja, a data que irá realizar a movimentação no estoque.
Descrição do lote:É o nome de identificação do lote.
Tipos de Inventário: 
Custo Médio:Será apresentado habilitado somente se no Configurador do estoque / Ferramentas / Opções / aba Geral,  não estiver configurada a opção "Apurar custo médio por movimento". Neste tipo de inventário, o campo de operação de acerto do custo médio será apresentado habilitado e será obrigatório, e o setor será apresentado desabilitado, pois nesta opção o inventário será para acerto de custo médio da empresa mesmo que a empresa trabalhe com setor.  Ao informar um item para este tipo de inventário o campo quantidade será apresentado desabilitado e como default(padrão) será apresentada a quantidade atual em estoque na empresa.

Obs: O campo "Operação de acerto de custo médio" somente ficará habilitado caso a opção "Bloquear alteração das operações na criação do lote de inventário", localizada no Inventário / Ferramentas / Opções / aba Geral,  estiver desmarcada. Caso contrário, o campo não será habilitado para edição.
Quantidade/ custo reposição: Será sempre apresentado habilitado para seleção. Neste tipo de inventário o campo de operação de acerto do custo médio será apresentado desabilitado, e o de setor será apresentado habilitado. Ao informar um item para este tipo de inventário o campo quantidade será apresentado habilitado, permitindo que seja feito ao mesmo tempo um acerto de custo de reposição e um acerto de quantidade no setor.
Quantidade/ custo médio por setor: Será apresentado habilitado somente se no Configurador do estoque / Ferramentas / Opções / aba Geral, esteja configurada a opção "Apurar custo médio por movimento". Neste tipo de inventário os campos de operação de acerto do custo médio e de setor serão apresentados habilitados e serão obrigatórios, pois nesta opção o inventário será para acerto de custo médio por setor. Ao informar um item para este tipo de inventário o campo quantidade será apresentado habilitado, permitindo que seja feito ao mesmo tempo um acerto de custo médio e um acerto de quantidade no setor.
Motivo da Contagem: 

O motivo da contagem poderá ser cadastrado no Configurador Geral. Para saber como, siga os passos:

  1. Acesse o Configurador Geral.
  2. Clique em Arquivos / Tabelas / Informações Gerais.
  3. Informe o nome do grupo.
  4. Clique em Novo Cadastro.
  5. Informe os dados do grupo.
  6. Clique em Ok para gravar os dados.
Usuário de destino da contagem:Nesse campo você deverá informar o usuário que receberá um e-mail referente a contagem que foi feita.
Setor:Informe nesse campo o setor para onde será feito o inventário. Para que o campo de setor fique habilitado, será necessário informar o setor no Configurador de Estoque / Ferramentas / Opções / aba Movimento / quadro Empresa, editando a empresa e informando o setor padrão.
Operação de Entrada:Essa operação deverá ser cadastrada no Configurador Bimer / Estoque / Operação, com as seguintes configurações: tipo de movimento - entrada; atualiza estoque; tipo de documento - documento interno.
Operação de Saída:Essa operação deverá ser cadastrada no Configurador Bimer / Estoque / Operação, com as seguintes configurações: tipo de movimento - saída; atualiza estoque; tipo de documento - documento interno.
Operação de Registro de Inventário:Essa operação deverá ser cadastrada no Configurador Bimer / Estoque / Operação, com as seguintes configurações: tipo de movimento - saída; atualiza estoque; tipo de documento - documento interno.
Operação de Acerto do Custo Médio:Essa operação deverá ser cadastrada no Configurador Bimer / Estoque / Operação, com as seguintes configurações: tipo de movimento - saída, atualiza estoque, acerto, e NÃO pode estar marcado "Atualiza custo de reposição" na aba Cálculos.
Marcar automaticamente para a geração de documento os itens lançados neste lote:Com essa opção marcada, logo após o usuário gravar a inserção do item para inventário, o sistema automaticamente marcará o item, ou seja, o item já estará confirmado para ser incluído no documento de inventário. Após informar os dados e gravar, será exibida a tela de itens do inventário.


Opções:
Marcar:Marca somente o item que estiver selecionado.
Marcar os contados:Marca somente os itens que tiveram o campo quantidade preenchido.
Marcar Todos:Marca todos os itens que estiverem sendo exibidos sem exceção.
Desmarcar Todos:Desmarca todos os itens.



Veja a rotina funcionando:

Para que o documento de ajuste do estoque seja gerado, será necessário executar o aplicativo LiberadorEstoque.exe.